Разбираем правила начисления аванса, способы расчета при различных системах оплаты труда, ответственность за ошибки и рекомендации.
Аванс по заработной плате — это денежная сумма, выплачиваемая работнику в счет будущей заработной платы за фактически отработанное время в первой половине месяца. То есть это частичная выплата заработной платы до ее окончательного расчета и выплаты по итогам месяца.
В отличие от других выплат, таких как премии, надбавки и компенсации, аванс выплачивается за отработанное время и является обязательным элементом системы оплаты труда. Цель выплаты аванса — обеспечение работника денежными средствами для покрытия текущих расходов до получения основной части заработной платы. Это позволяет работнику планировать свои расходы и чувствовать себя финансово защищенным.
Домен для сайта, на котором представлен ваш бизнес, можно зарегистрировать на Рег.ру.
Оплату труда и начисление аванса регулирует Трудовой кодекс (ТК РФ). В нем установлены общие требования к порядку, месту и срокам выплаты заработной платы [1]. Несмотря на отсутствие в кодексе термина «аванс», законодательство требует выплаты заработной платы не реже чем дважды в месяц, что фактически означает необходимость выплаты аванса. Конкретный размер и порядок расчета аванса устанавливаются внутренними документами организации или трудовым договором. Размер аванса должен быть не меньше оклада или тарифной ставки за фактически отработанное время в первой половине месяца, а не фиксированной суммой.
Согласно стандартным положениям, оплата труда должна осуществляться как минимум дважды в месяц. Точные даты перечисления средств должны быть зафиксированы не позже, чем через 15 календарных дней после завершения периода, за который она была заработана. Иными словами, если зарплата начисляется за месяц, аванс должен быть выплачен до конца текущего месяца (30-го или 31-го числа), а полный расчет — до 15-го числа следующего месяца. К примеру, за январь аванс следует перечислить до 31 января, а остаток — до 15 февраля.
Представьте себе ситуацию в креативном рекламном агентстве «Яркий Взгляд». Штатный дизайнер Иван ожидает свой аванс к концу апреля, чтобы заплатить за курсы повышения квалификации по моушн-дизайну. Эти курсы важны для его профессионального роста и для возможности агентства предлагать своим клиентам более современные и востребованные услуги. Задержка аванса поставила бы под угрозу его обучение и, косвенно, конкурентоспособность «Яркого Взгляда». А вот своевременная выплата аванса — не просто соблюдение трудового законодательства, а еще и значимая инвестиция в развитие сотрудника и будущего агентства.
Существует несколько основных подходов к определению размера аванса:
Первый метод — выплата в виде определенной доли от месячного оклада или тарифной ставки сотрудника. Обычно эта доля варьируется в пределах 40-50%. Однако следует помнить, что такой способ не всегда адекватно отражает фактическую занятость работника в первой половине месяца.
Более точным является расчет пропорционально фактически отработанному времени. В этом случае размер аванса напрямую зависит от количества времени, отработанного сотрудником в первой половине месяца. Учитывается общее количество рабочих дней (или часов) в месяце и количество фактически отработанных дней (или часов) за указанный период. Аванс вычисляется путем умножения месячного оклада (или тарифной ставки) на отношение отработанного времени к общему времени в месяце.
В ряде организаций практикуется установление фиксированной суммы аванса. Этот подход упрощает учет и прогнозирование, но может не учитывать индивидуальные особенности труда каждого сотрудника и казаться несправедливым, если работник не полностью отработал первую половину месяца.
Самым сложным, трудозатратным, но и наиболее точным способом будет расчет на основе фактически начисленной заработной платы за первую половину месяца. При этом учитываются все составляющие заработной платы, начисленные сотруднику за этот период (оклад, премии, надбавки и прочее). Размер аванса определяется как общая сумма начислений за первую половину месяца, из которой вычитаются НДФЛ и другие обязательные удержания.
Рассмотрим примеры расчета аванса различными способами:
Пример 1:
Пример 2:
Пример 3:
Аванс облагается НДФЛ и страховыми взносами. НДФЛ удерживается непосредственно при выплате аванса, а страховые взносы, которые начисляются на всю сумму зарплаты (включая аванс), уплачиваются работодателем в бюджет в следующем месяце.
Помимо НДФЛ, с аванса могут удерживаться суммы по исполнительным листам (алименты, кредиты), в счет погашения задолженности перед работодателем (с согласия работника) или по инициативе работника (добровольное страхование, профсоюзные взносы).
При этом общий размер всех удержаний из заработной платы, в том числе из аванса, ограничен: как правило, не более 20%, а в отдельных случаях — не более 50% от причитающейся работнику суммы.
Существуют обстоятельства, требующие индивидуального рассмотрения. Например, когда работник является совместителем, размер аванса определяется пропорционально времени, отработанному по каждой позиции, но не может быть меньше установленной тарифной ставки за фактически отработанные часы. Подобным образом при неполной занятости аванс рассчитывается исходя из фактически отработанного времени в часах или днях. Если прием или увольнение сотрудника произошло в середине месяца, аванс выплачивается только за то количество дней, которое было отработано до даты выплаты аванса.
Если работник находился в отпуске или на больничном в первой половине месяца, аванс начисляется только за фактически отработанное время, без учета уже выплаченных отпускных или пособия по временной нетрудоспособности. Отдельного внимания требует ситуация, когда в середине месяца меняется система оплаты труда; в этом случае при расчете аванса необходимо учитывать, какая именно система оплаты действовала в первой половине месяца. В любом случае точность расчета и своевременная выплата аванса напрямую влияют на стабильность и мотивацию сотрудников, поэтому руководству стоит разрабатывать и строго соблюдать внутренние регламенты.
Задержка выплаты аванса по заработной плате влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством. К ответственности привлекаются как организация, так и ее должностные лица:
Процедура вычисления и сроки выдачи аванса регламентируются трудовым правом РФ и должны быть детально зафиксированы во внутренних документах компании. Несоблюдение установленных правил и дат выплаты аванса влечет за собой ответственность, установленную трудовым законодательством и Кодексом об административных правонарушениях РФ. Чтобы избежать нарушений, составляйте подробные внутренние регламенты, вовремя фиксируйте отработанное время и обязательно ведите корректный бухучет.
Выплата заработной платы не реже чем каждые полмесяца является обязательным требованием трудового законодательства Российской Федерации (статья 136 ТК РФ). Таким образом, выплата аванса, как части заработной платы за первую половину месяца, является обязательной.
Трудовое законодательство не устанавливает минимальный или максимальный размер аванса в процентном соотношении от оклада. Но размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки (оклада) работника за фактически отработанное время в первой половине месяца. Фактически законодательство требует выплаты заработной платы не реже чем каждые полмесяца, и аванс (как первая часть этой выплаты) должен покрывать работу, выполненную в первой половине месяца. Максимальный размер аванса может быть установлен локальными нормативными актами работодателя или трудовым договором.
С аванса необходимо удерживать налоговые суммы на доходы физических лиц (НДФЛ). Удержание НДФЛ производится в момент выплаты аванса, и работник получает аванс уже за вычетом НДФЛ.
Для обеспечения прозрачности и соответствия трудовому законодательству, порядок расчета и сроки выплаты аванса необходимо зафиксировать в:
Так вы минимизируете риски возникновения трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов.
Ирина Рудевич
Подробный разбор налогового режима для самозанятых, его возможностей и ограничений, а также порядка оформления. (далее…)
Экспертное руководство для преподавателей-новичков: выбор платформы, настройка технической части, создание урока, маркетинг и взаимодействие с…
Рассказываем, какие есть стратегии и инструменты для продвижения книги в сети — от построения плана…
ИИ трансформирует мир: от умных помощников в смартфонах до сложных алгоритмов, управляющих производственными процессами. Способность…
Рассказываем подробно, как правильно оформлять кадровые перестановки и при этом минимизировать риски для бизнеса. (далее…)
У предпринимателей нередко появляется желание посмотреть по сторонам и честно ответить себе на вопрос: а…