Поиск по сайту Поиск

Что стоит автоматизировать в бизнесе с самого начала

Бизнес – во многом рутина, и увязнуть в ней достаточно просто. Самоотверженно делать руками то, что можно поручить машине – значит тормозить рост, множить ошибки и терять клиентов. Как повысить эффективность с помощью грамотной автоматизации бизнеса рассказал Берс Джамбулатов, основатель экосистемы Misty. 

Автоматизация помогает упорядочить многие бизнес-процессы

Перечислим несколько симптомов:

  • владелец бизнеса не успевает заниматься стратегическими задачами,
  • работники не справляются с текучкой, 
  • клиенты все чаще остаются недовольны сервисом или даже уходят к конкурентам, 
  • прибыль компании не растет. 

Именно такую картину часто можно наблюдать в компании, которая упустила задачу по автоматизации бизнес-процессов уже давно.

Автоматизация – это передача выполнения простых регулярных процессов специальным сервисам или программному обеспечению. С помощью неё можно облегчить работу сотрудников и освободить ресурсы для решения более сложных и интересных задач.

Автоматизация – это не привилегия и не показатель статуса. Это не то, во что «играют» в крупной корпорации с большими бюджетами. 

Автоматизация – метод организации процессов, доступный любому предпринимателю с самого старта бизнеса.

В экосистеме Misty (в неё входит 11 проектов в сфере услуг, а запуск первого из них состоялся еще в 2016 году) начали использовать сервисы и способы автоматизации уже с первых недель запуска проектов. Затраты на это для компании были минимальными, окупились быстро, при этом количество допускаемых работниками ошибок снизилось в разы, а лояльность клиентов сразу возросла. 

Давайте разберем, с чего начать автоматизацию бизнеса – что можно частично передать специальным программам. 

При автоматизации риск потерять важную информацию снижается

Бухгалтерский учёт 

Проводить работу с дебиторской и кредиторской задолженностью, выставлять счета, создавать резервные копии данных необходимо ежедневно или еженедельно. Все эти процессы можно автоматизировать, что значительно сэкономит время. 

Так, в программе «1С: Бухгалтерия» мы: 

  • осуществляем автоматизацию работы со входящей и исходящей первичной документацией, 
  • ведем электронный архив, 
  • проводим переоценку валютных обязательств и остатков на конец месяца. 

А ещё с её помощью можно признавать расходы в бухгалтерском и налоговом учетах, начислять различные налоги (транспортные, налоги на прибыль) и прочее. Закрытие бухгалтерских отчетов или управление банковскими счетами тоже можно сделать автоматическим. Выбирали решение исходя из широкого функционала, необходимого именно нам, удобства внедрения и использования.

Также стоит рассмотреть платформы автоматизации документов — полноценные системы управления контентом компании, которые импортируют, экспортируют и регистрируют все файлы и данные, имеющие отношение к бизнесу. 

Мы используем программу Doczilla Pro – единое цифровое пространство, имеющее встроенный  конструктор файлов, текстовый редактор, библиотеку знаний и модуль совместной работы. 

Применение Doczilla Pro позволило нам за первый месяц увеличить скорость подготовки документов в два раза и сократить цикл сделок в восемь раз. 

Программа автоматизации по своему функционалу может стать вашим личным ассистентом

Планирование задач

Держать все в голове или ежедневнике довольно энергозатратно, кроме того, вы рискуете о чём-то просто забыть ввиду загрузки. В роли вашего ассистента может выступить система управления проектами или kanban-доска: например, она запланирует встречу за вас или ваших сотрудников.

Как ещё вы можете использовать доски для планирования: 

  • фиксировать список целей на определенный период, например, неделю, 
  • прописывать в них сроки и этапы выполнения, особенности реализации, техническое задание и ответственных за результат,
  • вести всю рабочую переписку по проекту. 

Сервисы будут автоматически напоминать о приближающемся дедлайне, показывать, как долго открыта задача, какие из ее этапов уже сделаны и показывать пропущенные сроки. Как бонус – нет рисков запутаться в чатах в мессенджере.

Вы можете вбить запрос «kanban-доска» в любой поисковик, посмотреть несколько вариантов и выбрать тот, который покажется наиболее удобным.

В большинстве проектов нашей экосистемы мы пользуемся сервисами YouGile и ToDoist. У них простой и понятный интерфейс, к аккаунту можно подключить большое количество сотрудников, а также удобно отслеживать рабочие процессы при помощи встроенных инструментов.

Автоматизация незаменима при масштабных маркетинговых проектах

Маркетинг

Автоматизация помогает использовать больше маркетинговых инструментов и охватывать большую аудиторию, чем если бы вы полагались только на человеческий ресурс вашей команды. Тем более, если поначалу вы закрываете все маркетинговые задачи лично.

Например, вы открыли регистрацию в программе скидок и собрали базу клиентов. Следующим этапом станет работа с базой через рассылку специальных предложений по электронной почте или в мессенджер.  

Не обязательно делать эту рассылку вручную: специальная программа может запускать автоматические рассылки по сегментированной базе клиентов по заранее определенному графику. 

Вам нужно будет только 

  • задать сегменты, 
  • создать сами письма в готовых шаблонах, 
  • выбрать даты для отправки.

Программа также покажет статистику по открытию рекламных писем, переходов с них на посадочные страницы, даст аналитику качества и эффективности отправленных материалов, обратной связи от клиентов и других важных для бизнеса показателей. Вы сможете быстрее реагировать в случае экстренных ситуаций: например, при отработке отзывов и предложений клиентов или для оповещения об изменениях в рабочих процессах. Такое оперативное сообщение положительно скажется на лояльности аудитории и репутации компании. 

Так, в VETCITY CLINIC автоматизация e-mail рассылок позволила увеличить число клиентов на 64% в течение года и вырастить их лояльность в 2,7 раза.

Можно использовать Sendsay, Send Pulse, Zoho mail, UniSender и многие другие. 

Коротко о бонусах каждой программы:

  • Sendsay – отечественный сервис, а бесплатный тариф включает в себя 200 подписчиков и 1 000 писем в месяц. 
  • В Send Pulse можно создавать чат-боты для Telegram и WhatsApp
  • В Zoho mail — большой объем хранилища, POP и IMAP доступы. 
  • UniSender отличается очень простым и удобным интерфейсом, разнообразными вариантами импорта базы и расширенным набором шаблонов — мы используем именно его.
Автоматизация помогает организовать работу отдела продаж

Продажи

Менеджеру по продажам нужно вести базу клиентов, готовиться к обзвонам и проводить их, прогнозировать продажи. Если вы доросли до целого отдела продаж, то сотрудникам нужно как-то распределять клиентов между собой.

Инструменты автоматизации позволяют:

  • упростить повторяющиеся задачи на протяжении всего процесса продаж, например, автоматически отправлять напоминания клиентам, оповещать об акциях или новых услугах. 
  • улучшить качество сервиса: для отдела продаж будет заранее подготовлен весь список предыдущих запросов и вопросов, пожеланий и потребностей, личных данных клиента и многих других показателей. Сотрудник использует это при общении, и клиент будет знать, что компания внимательна к нему. 

В детейлинг-центре Misty Studio (где за проводят комплекс процедур по уходу за автомобилем) внедрение автоматизации с помощью WhatsAPP Business привело к следующим улучшениям:

  • росту лояльности на 83%, 
  • клиенты стали чаще рекомендовать сервис друзьям и знакомым, 
  • число клиентов возросло в 4,6 раз. 

Безусловно, любая автоматизация в отделе продаж имеет смысл, когда качество самого товара или услуги в полном порядке. 

Сделайте путь адаптации каждого сотрудника гладким и бесшовным

Адаптация сотрудников

Работа с каждым сотрудником разнопланова: заполнение форм с данными, организация вводных лекций, учебных занятий, открытие банковских счетов, сбор соответствующих документов и назначение наставников — это лишь некоторые из необходимых действий. Инструменты для автоматизации обеспечат плавный переход от одной задачи к другой, прозрачность, контроль и высокую эффективность. 

С помощью системы управления человеческими ресурсами (HRMS) HR-специалисты могут:

  • обрабатывать заявления о приеме на работу, 
  • рассчитывать заработную плату, 
  • управлять текущими и прошлыми данными о сотрудниках, 
  • управлять льготами, бонусами и премиями. 

В Misty мы используем программу «Контур. Персонал». Она позволяет нам вести учет личных дел нескольких сотен сотрудников, их отпусков и больничных листов, проводить аттестацию и обучение работников и многое другое. 

Риски при автоматизации работ

Автоматизировать можно многое, но не стоит доверять машине вообще все. 

Излишняя автоматизация может лишить компанию человеческого облика и отпугнуть клиентов. Или же вместо помощи значительно усложнить ей жизнь.


Бот отпугнёт клиента

Так, если по телефону на каждом этапе клиенту отвечает только бот – это плохо. Даже если бот выдает исчерпывающую информацию, клиент может подумать, что компания не хочет с ним разговаривать и знать о его проблемах – это снизит лояльность. Лучше, если система проверит звонок и соединит с подходящим специалистом – реальным человеком. 

Человек справится лучше

Автоматизация также вредна и только усложняет работу, если задачи требуют постоянного вмешательства человека или регулярного принятия решений. Например, обработка сложных вопросов клиентов или кризисных ситуаций. В таком случае лучше рассмотреть использование ИИ-инструмента для небольших сегментов процесса, а часть выполнять вручную.

Классический VPS или облако: что выбрать для интернет-магазина

Развитие интернет-магазина требует надежной и высокопроизводительной IT-инфраструктуры. Наиболее популярными вариантами сегодня являются VPS и хостинг в облаке. В этой статье...
Read More

Как установить Python на Windows 10: пошаговая инструкция

Python давно стал одним из самых популярных инструментов для программирования. Если вы решили освоить этот язык или планируете использовать его...
Read More

КПП для ИП: есть ли код у индивидуального предпринимателя

Многие индивидуальные предприниматели, заполняя документы для налоговой, сталкивались со строкой «КПП». Разбираемся, как ее заполнять и что указывать, если КПП...
Read More

Воронка продаж: как ее построить и проанализировать, чтобы она работала

Воронка продаж — это путь клиента, который он проходит от первого соприкосновения с продуктом до его приобретения. На этом пути...
Read More

Бриф в маркетинге: как составить, зачем нужен, образец использования

Создание брифа помогает выработать более точную и качественную стратегию маркетинговой кампании. (далее…)
Read More

Сделка: что это такое и как ее правильно оформить

Со сделками мы сталкиваемся буквально каждый день. Любая покупка в магазине  — уже сделка. Устные договоренности, даже если они не...
Read More

Как внедрить CRM-систему для подбора персонала в облаке и ускорить наем: кейс DIY Service

В кейсе рассказываем, как маркетинговое агентство DIY Service автоматизировало подбор и передачу кандидатов на вакансии в операционный отдел и оптимизировало...
Read More

Нулевой РСВ: нужно ли сдавать отчетность при отсутствии штата

Даже если у компании нет сотрудников и она не ведет никакой деятельности, отчитаться о выполнении социальных обязательств все равно нужно....
Read More

Гарант сделки: посредники, сервисы и правильное составление договора

Иногда для обеспечения безопасности сделок нужны дополнительные гарантии. Они обеспечивают защиту интересов всех участников. Кто и в каких случаях может...
Read More

Некоммерческие организации: какие бывают и чем полезны

В отличие от коммерческих компаний, которые работают ради финансовой выгоды и делят прибыль между акционерами или владельцами, некоммерческие организации существуют...
Read More