Бизнес – во многом рутина, и увязнуть в ней достаточно просто. Самоотверженно делать руками то, что можно поручить машине – значит тормозить рост, множить ошибки и терять клиентов. Как повысить эффективность с помощью грамотной автоматизации бизнеса рассказал Берс Джамбулатов, основатель экосистемы Misty.
Перечислим несколько симптомов:
Именно такую картину часто можно наблюдать в компании, которая упустила задачу по автоматизации бизнес-процессов уже давно.
Автоматизация – это передача выполнения простых регулярных процессов специальным сервисам или программному обеспечению. С помощью неё можно облегчить работу сотрудников и освободить ресурсы для решения более сложных и интересных задач.
Автоматизация – это не привилегия и не показатель статуса. Это не то, во что «играют» в крупной корпорации с большими бюджетами.
Автоматизация – метод организации процессов, доступный любому предпринимателю с самого старта бизнеса.
В экосистеме Misty (в неё входит 11 проектов в сфере услуг, а запуск первого из них состоялся еще в 2016 году) начали использовать сервисы и способы автоматизации уже с первых недель запуска проектов. Затраты на это для компании были минимальными, окупились быстро, при этом количество допускаемых работниками ошибок снизилось в разы, а лояльность клиентов сразу возросла.
Давайте разберем, с чего начать автоматизацию бизнеса – что можно частично передать специальным программам.
Проводить работу с дебиторской и кредиторской задолженностью, выставлять счета, создавать резервные копии данных необходимо ежедневно или еженедельно. Все эти процессы можно автоматизировать, что значительно сэкономит время.
Так, в программе «1С: Бухгалтерия» мы:
А ещё с её помощью можно признавать расходы в бухгалтерском и налоговом учетах, начислять различные налоги (транспортные, налоги на прибыль) и прочее. Закрытие бухгалтерских отчетов или управление банковскими счетами тоже можно сделать автоматическим. Выбирали решение исходя из широкого функционала, необходимого именно нам, удобства внедрения и использования.
Также стоит рассмотреть платформы автоматизации документов — полноценные системы управления контентом компании, которые импортируют, экспортируют и регистрируют все файлы и данные, имеющие отношение к бизнесу.
Мы используем программу Doczilla Pro – единое цифровое пространство, имеющее встроенный конструктор файлов, текстовый редактор, библиотеку знаний и модуль совместной работы.
Применение Doczilla Pro позволило нам за первый месяц увеличить скорость подготовки документов в два раза и сократить цикл сделок в восемь раз.
Держать все в голове или ежедневнике довольно энергозатратно, кроме того, вы рискуете о чём-то просто забыть ввиду загрузки. В роли вашего ассистента может выступить система управления проектами или kanban-доска: например, она запланирует встречу за вас или ваших сотрудников.
Как ещё вы можете использовать доски для планирования:
Сервисы будут автоматически напоминать о приближающемся дедлайне, показывать, как долго открыта задача, какие из ее этапов уже сделаны и показывать пропущенные сроки. Как бонус – нет рисков запутаться в чатах в мессенджере.
Вы можете вбить запрос «kanban-доска» в любой поисковик, посмотреть несколько вариантов и выбрать тот, который покажется наиболее удобным.
В большинстве проектов нашей экосистемы мы пользуемся сервисами YouGile и ToDoist. У них простой и понятный интерфейс, к аккаунту можно подключить большое количество сотрудников, а также удобно отслеживать рабочие процессы при помощи встроенных инструментов.
Автоматизация помогает использовать больше маркетинговых инструментов и охватывать большую аудиторию, чем если бы вы полагались только на человеческий ресурс вашей команды. Тем более, если поначалу вы закрываете все маркетинговые задачи лично.
Например, вы открыли регистрацию в программе скидок и собрали базу клиентов. Следующим этапом станет работа с базой через рассылку специальных предложений по электронной почте или в мессенджер.
Не обязательно делать эту рассылку вручную: специальная программа может запускать автоматические рассылки по сегментированной базе клиентов по заранее определенному графику.
Вам нужно будет только
Программа также покажет статистику по открытию рекламных писем, переходов с них на посадочные страницы, даст аналитику качества и эффективности отправленных материалов, обратной связи от клиентов и других важных для бизнеса показателей. Вы сможете быстрее реагировать в случае экстренных ситуаций: например, при отработке отзывов и предложений клиентов или для оповещения об изменениях в рабочих процессах. Такое оперативное сообщение положительно скажется на лояльности аудитории и репутации компании.
Так, в VETCITY CLINIC автоматизация e-mail рассылок позволила увеличить число клиентов на 64% в течение года и вырастить их лояльность в 2,7 раза.
Можно использовать Sendsay, Send Pulse, Zoho mail, UniSender и многие другие.
Коротко о бонусах каждой программы:
Менеджеру по продажам нужно вести базу клиентов, готовиться к обзвонам и проводить их, прогнозировать продажи. Если вы доросли до целого отдела продаж, то сотрудникам нужно как-то распределять клиентов между собой.
Инструменты автоматизации позволяют:
В детейлинг-центре Misty Studio (где за проводят комплекс процедур по уходу за автомобилем) внедрение автоматизации с помощью WhatsAPP Business привело к следующим улучшениям:
Безусловно, любая автоматизация в отделе продаж имеет смысл, когда качество самого товара или услуги в полном порядке.
Работа с каждым сотрудником разнопланова: заполнение форм с данными, организация вводных лекций, учебных занятий, открытие банковских счетов, сбор соответствующих документов и назначение наставников — это лишь некоторые из необходимых действий. Инструменты для автоматизации обеспечат плавный переход от одной задачи к другой, прозрачность, контроль и высокую эффективность.
С помощью системы управления человеческими ресурсами (HRMS) HR-специалисты могут:
В Misty мы используем программу «Контур. Персонал». Она позволяет нам вести учет личных дел нескольких сотен сотрудников, их отпусков и больничных листов, проводить аттестацию и обучение работников и многое другое.
Автоматизировать можно многое, но не стоит доверять машине вообще все.
Излишняя автоматизация может лишить компанию человеческого облика и отпугнуть клиентов. Или же вместо помощи значительно усложнить ей жизнь.
Так, если по телефону на каждом этапе клиенту отвечает только бот – это плохо. Даже если бот выдает исчерпывающую информацию, клиент может подумать, что компания не хочет с ним разговаривать и знать о его проблемах – это снизит лояльность. Лучше, если система проверит звонок и соединит с подходящим специалистом – реальным человеком.
Автоматизация также вредна и только усложняет работу, если задачи требуют постоянного вмешательства человека или регулярного принятия решений. Например, обработка сложных вопросов клиентов или кризисных ситуаций. В таком случае лучше рассмотреть использование ИИ-инструмента для небольших сегментов процесса, а часть выполнять вручную.
Что такое корнер в торговле и бизнесе, зачем он нужен бренду, чем отличается от островка…
Что такое НТО, чем нестационарная торговая точка отличается от стационарной, какие требования действуют, где можно…
Разбираем, что такое контракт, чем он отличается от договора, в каких случаях его заключают и…
Рассказываем, что такое рынок простыми словами: разбор определения, видов рынка и принципов его работы. Понятные…
Разбираемся, как рассчитывается индекс RTS, что он показывает и чем отличается от индекса МосБиржи. (далее…)
Разбираем, как рассчитывается стоимость инвестиционного пая, что он означает и как инвестор получает доход. (далее…)