Должностная инструкция: зачем нужна и как составить ее правильно

Часто в трудовом договоре указаны должность и общие требования, а детали обязанностей сотруднику устно объясняет руководитель. Однако, если работник начнет игнорировать задачи, привлечь его к ответственности будет сложно. Должностная инструкция создает порядок в задачах. Как написать такой документ, чтобы он помогал в работе, а не мешал, рассказываем в этой статье.

Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания Рег.ру.

Что такое должностная инструкция и зачем она нужна

Должностная инструкция (еще ее могут называть функциональной картой или главным файлом должности) — это локальный документ, в котором изложены обязанности работника, требования к уровню его образования и квалификации, его права. Также в документе указано, за что специалист отвечает, сколько часов и в каких условиях трудится, как его результаты оценивает и поощряет работодатель.

Когда всем понятно, что делать, чего от них ждут, это положительно сказывается на производительности, помогает избежать путаницы и конфликтов.

В каких случаях наличие должностной инструкции обязательно

Понятия «должностная инструкция» в Трудовом кодексе РФ нет, составлять документ работодатель в большинстве случаев не должен (Письмо Роструда от 27.05.2022 N ПГ/13204-6-1). Исключение составляют гражданские госслужащие, работники муниципалитетов и военнослужащие. Эти специалисты без должностного регламента к работе приступить не смогут. Инструкции для них разрабатывают, опираясь на федеральные законы, ведомственные нормативные акты.

Если компания решила, что должностные инструкции ей необходимы, их можно оформить как самостоятельный документ (локальный нормативный акт) или сделать приложением к трудовому договору. Главное, чтобы сотрудник с ней ознакомился и был в курсе, какие на нем задачи. Инструкцию обязательно подписывают обе стороны: работодатель и сотрудник.

Типовая и индивидуальная должностные инструкции — какую выбрать

Должностная инструкция может быть типовой или индивидуальной. В первом случае речь идет об общем шаблоне для всех людей, занимающих одну и ту же должность. Скажем, магазину нет смысла составлять отдельную инструкцию для каждого продавца, ведь все они делают одну и ту же работу.

Индивидуальная должностная инструкция — в ней указываются имя и фамилия конкретного сотрудника — годится для ситуации, когда специалисты работают на одинаковых должностях, но их функционал отличается. Допустим, в компании есть административный отдел, где работает несколько секретарей. Часть из них выполняют одинаковые обязанности, но на одного или двоих, например, возложены дополнительные обязательства по обучению и курированию новых сотрудников, а также встрече VIP-клиентов — эти нюансы будут указаны в инструкциях, составленных специально для этих работников.

Из чего состоит должностная инструкция

Никакого свода правил тут нет, каждая компания может составить этот документ так, как ее руководству кажется наиболее логичным и эффективным. Как правило, должностная инструкция состоит из нескольких частей: общего положения, перечисления квалификационных требований, должностных обязанностей, прав и других. При этом далеко не всегда нужны все эти разделы.

Общие положения

В разделе «Введение» или «Общие положения» обычно указывают наименование должности, ее общее описание, подчиненность (должность начальника, под руководством которого трудится специалист). Здесь могут быть перечислены сотрудники из этого же отдела, которые сами находятся в подчинении у работника.

Например, для старшего секретаря инструкция в части «Общие положения» может выглядеть так:

1.1. Подразделение: Рабочая группа проекта «Рога и копыта»

1.2. Должность: старший секретарь

1.3. Подчиненность: руководитель отдела

1.4. Эта должность имеет в подчинении: младший секретарь

Квалификационные требования

В разделе «Квалификационные требования» перечислены критерии, которым должен соответствовать работник на указанной должности. Например, у медсестры, которая работает в школе, может быть обязательным наличие сертификата «Сестринское дело в педиатрии», опыт работы не менее двух лет в дошкольном или среднем общеобразовательном учреждении, знание санитарных норм, регламентирующих работу школ. В требованиях на должность консультанта торгового зала, скорее всего, будут указаны наличие среднего специального или высшего образования (желательно в области экономики или торговли), опыт работы в продажах, знания определенных программ (чтобы быстро работать с кассовым аппаратом), сертификат о прохождении курсов или тренинга по психологии продаж.

При составлении этого раздела удобно обращаться к Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих, а также перечню профессиональных стандартов и квалификации, которые утверждены приказами Министерства труда и социальной защиты РФ.

Обязанности

В разделе «Обязанности» приводится детальное описание задач, функций и порядок их выполнения.

Так, для должности редактора в обязанности может входить еженедельное участие в планировании тем, работа с авторами (в том числе их поиск, постановка задач, контроль за дедлайнами), проверка и исправление текстов на предмет грамматических, стилистических и пунктуационных ошибок. Здесь может быть указана норма по количеству материалов, которые специалист сдает ежемесячно (например, 20 авторских статей).

Права

Здесь перечислены рабочие права сотрудника и возможности для развития. Допустим, работник написал код для бота, который поможет быстрее выявлять ошибки в текстах. Он вправе обратиться к работодателю с просьбой рассмотреть его разработку, которая может сделать рабочие процессы более эффективными.

Что касается возможностей для развития, то внимательный работодатель, который заботится о своих сотрудниках, укажет, например, такие пункты:

• право обучаться за счет работодателя или компенсировать обучение (по согласованию с руководителем и отделом развития) на фиксированную сумму;
• право на получение обратной связи формата “One-to-One” с непосредственным начальником раз в две недели и руководителем подразделения раз в квартал;
• право переходить в другие структурные подразделения компании для карьерного роста.

Ответственность

В этом разделе наниматель указывает последствия (например, вынесение предупреждения или выговора), которые наступят, если сотрудник будет исполнять обязанности недобросовестно и это приведет к негативным для бизнеса результатам. 

Некоторые компании прописывают в разделе «Ответственность» штрафные санкции, однако это противоречит трудовому законодательству РФ. Так, согласно статьям 192 и 193 ТК РФ дисциплинарные взыскания не могут включать штрафы, так как это нарушает трудовые права работника. Также наказание рублем уменьшает доход сотрудника, что лишает человека права на справедливую оплату труда (с принципами справедливой оплаты можно ознакомиться в подборке постановлений Конституционного суда РФ). Только государственные органы имеют монополию на денежные штрафы в случае нарушений законодательства.

В отдельной части должностной инструкции могут быть прописаны условия труда: продолжительность рабочего дня, время его начала и окончания, продолжительность смен в случае сменного графика, необходимость в сверхурочной работе, регламент перерывов на отдых и питание, техническое оснащение (информация о рабочих инструментах, средствах индивидуальной защиты, если деятельность связана с вредным производством), порядок компенсаций в случае переработок.

Чем выгодна должностная инструкция для бизнеса и сотрудников

Вот только несколько преимуществ для компании, которая позаботилась о должностных инструкциях для подчиненных.

• Упрощенный процесс найма сотрудника. По сути, должностная инструкция — это карта, в которой содержатся требования к претенденту на должность. На нее удобно опираться при составлении описания вакансии и во время собеседования.
• Подспорье во время адаптации новичков. Такой документ — удобный ориентир для недавно принятого в коллектив сотрудника. Подробная инструкция поможет избежать лишних вопросов к начальству и коллегам.
• Легко контролировать работу и ее результаты. Если нормы выработки прописаны в инструкции, то все в курсе ожиданий по прогрессу. Можно пробежаться по пунктам и оценить эффективность сотрудника. Если этих норм нет, то и спросить с сотрудника будет не за что. Таблица в Excel с KPI, которую начальник закрепил в общем чате никакой юридической силы не имеет. Если работник без должностной инструкции не выполняет часть функционала, утвержденного на словах, то без инструкции принудить его к полноценной работе или наказать за ее невыполнение может быть непросто.
• Четкое распределение обязанностей. Когда все задачи распределены, меньше вероятность того, что два сотрудника занимаются одним и тем же, а другие дела простаивают. 

Несмотря на все перечисленное выше, работник тоже найдет плюсы в должностной инструкции, четко регламентирующей его обязанности.

• Четкое руководство к действию в ежедневной работе — это, например, сводит конфликты по поводу обязанностей к минимуму. 
• Прозрачные критерии оценки эффективности труда — всегда знаешь, что и как будут оценивать, какие бенефиты и санкции предусмотрены.
• Снижение правовых рисков.
• Улучшение мотивации и производительности за счет четких задач и понятной системы поощрений.

Ольга Рудашевская