Поиск по сайту Поиск

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас 

Ещё каких-то 15 лет назад принтеры, факсы и подобное оборудование были неотъемлемой частью любого крупного или небольшого офиса, но постепенно это всё уходит в прошлое. Сейчас большинство документов создаются сразу в цифровом виде в специальных программах или облачных сервисах. Тем не менее иногда всё же нужно распечатывать некоторые документы и отправлять их обычной почтой. 

Но мы всё же живём в цифровом 21 веке! Имеет смысл начать работу со всеми контрагентами через систему электронного документооборота. В ней все оригиналы документов будут храниться в защищённом облачном хранилище и при необходимости окажутся у вас под рукой. В этом материале мы расскажем обо всех преимуществах ЭДО, и почему вам стоит перейти на него. 

Was ist das или Что значит ЭДО?

ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа. 

Всё происходит так: 

1. Отправитель создаёт документ — заявление, официальное письмо или что-либо другое. 

2. Проверяет и подписывает электронной подписью (о ней мы расскажем чуть позже). 

3. Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью (этот этап необязателен). 

Отправитель при этом получает уведомление о том, что документ подписали. 

Главное отличие документа, отправленного по ЭДО, от просто подписанного и направленного по email скана в том, что он обладает такой же юридической силой, как и бумажный оригинал. 

Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»

Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО. 

  1. Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти? 
  2. Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
  3. Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
  4. Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
  5. Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?     

Мы практически уверены, что на большую часть вопросов вы ответили положительно. Поэтому не будем тратить время на объяснение, зачем нужен электронный документооборот, а сразу перейдём к преимуществам ЭДО. 

5 преимуществ ЭДО 

1. Вы экономите деньги. Оплата услуг курьерских служб, стоимость конвертов — поначалу может показаться, что это не такие большие деньги. Но за год может набежать немалая сумма. 

2. Вы экономите время. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте. 

3. Постоянный доступ. Вы можете отправить документ в любое время и с любого компьютера, если на нём установлена ваша цифровая подпись.

4. Безопасность и конфиденциальность. Важные письма не потеряются при пересылке и не попадут «случайно» к конкурентам. Всё тайное останется тайным. Также вы сможете получить документ за любой предыдущий период, если бумажный оригинал был утерян. 

5. Облачное хранение. Все ваши документы будут храниться в облаке, и не нужно оборудовать отдельное помещение для складирования бумаги. 

При этом любой документ из ЭДО вы можете в любой момент распечатать на принтере, и на нём будут метка об электронной цифровой подписи и уникальный ID в системе ЭДО. Поэтому даже фанаты бумажного документооброта могут быть спокойны. Хотя мы бы рекомендовали прислушиваться к эко-трендам, и во благо сохранения природы идти на встречу цифровизации.

Электронный документооборот: с чего начать

Всё просто: прежде всего получите электронную цифровую подпись. Сделать это можно в специальном удостоверяющем центре. На сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций ознакомьтесь со списком аккредитованных УЦ и выберите подходящий. 

Вполне возможно, что у вас уже есть такая подпись. Например, если вы удалённо обмениваетесь документами с ФНС, то вы можете использовать ту же подпись и для работы с ЭДО. 

После этого вам нужно выбрать оператора ЭДО. Их достаточно много, и выбор в основном зависит от ваших личных предпочтений. 

Затем уточните у представителей компании, с которой вы хотите работать по ЭДО, услуги какого оператора они используют. Если у вас одинаковые операторы, вам достаточно отправить приглашение вашему контрагенту через систему ЭДО.

Если они различаются, нужно будет настроить роуминг. Для этого запросите у вашего контрагента ID их организации в системе ЭДО. После этого обратитесь к вашему оператору, укажите ID, и специалисты оператора настроят роуминг. 

Сегодня практически у любого бизнеса есть сайт, домен (адрес) и сервис, на котором размещён сайт — хостинг. И конечно же, обмениваться документами с компанией, которая предоставляет эти услуги, намного удобнее по ЭДО. Например, мы в REG.RU используем услуги операторов «Сбис» и «Диадок». На нашем сайте есть подробная инструкция, как подключить электронный документооборот. Это избавит вас от необходимости напоминать администратору своего сайта или маркетологу о получении закрывающих документов. Узнать больше про ЭДО в REG.RU можно в нашей подробной справке.

⌘⌘⌘

Каждый день без ЭДО — это потери для бизнеса. Вы тратите время на бюрократию, поиск бумажек, повторную отправку потерявшихся при пересылке документов и многое другое. Эти ресурсы можно было бы направить на развитие бизнеса. С ЭДО вы сможете оптимизировать документооборот в вашей компании и сосредоточиться на более важных задачах.

Domains weekly: отказ в зоне .INTERNET, «собачья» прибыль и дроп домена Google

Domains weekly: отказ в зоне .INTERNET, «собачья» прибыль и дроп домена Google

ICANN вновь и вновь отказывает индийской компании в делегировании зоны .INTERNET, собака вдохновила хозяина на домен стоимостью полмиллиона долларов, Google...
Read More
CTR позиций в поисковой выдаче или Когда клики действительно помогают

CTR позиций в поисковой выдаче или Когда клики действительно помогают

Мечта каждого вебмастера — вывести сайт на первые строки в поисковиках, чтобы привлекать как можно больше трафика. Сегодня вместе с...
Read More
Что такое NVMe SSD и стоит ли выбирать его для своего веб‑проекта?

Что такое NVMe SSD и стоит ли выбирать его для своего веб‑проекта?

При выборе выделенного сервера надо учитывать много параметров: подобрать процессор, понять, сколько хватит оперативки и какой нужен тип накопителя. Если...
Read More
Domains weekly: топ стран на рынке SSL, ICANN против расизма и 50 000 доменов в дропе

Domains weekly: топ стран на рынке SSL, ICANN против расизма и 50 000 доменов в дропе

Новый еженедельный дайджест поведает о том, в каких странах больше всего используют SSL-сертификаты (спойлер: Россия там тоже есть), как ICANN...
Read More
7 лучших SEO‑плагинов для WordPress

7 лучших SEO‑плагинов для WordPress

Чтобы привлечь посетителей на сайт, без SEO-продвижения не обойтись. И это — не разовая история, а постоянный и кропотливый процесс....
Read More
404, Bad Gateway или О чём говорят популярные ошибки на сайтах

404, Bad Gateway или О чём говорят популярные ошибки на сайтах

Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда при попытке зайти на сайт вместо нужной страницы он выдавал то ошибку 404, то...
Read More
Domains weekly: доход от .ORG, соцсеть на VOICE.COM и персональный рейтинг доменов

Domains weekly: доход от .ORG, соцсеть на VOICE.COM и персональный рейтинг доменов

Из новой подборки вы узнаете, что за соцсеть заработает на самом дорогом домене, как будут персонализироваться подборки доменных имён для...
Read More
Как подобрать домен: возможности REG.RU

Как подобрать домен: возможности REG.RU

В зоне .RU почти 5 миллионов доменов. Несмотря на то, что многие звучные и запоминающиеся имена уже заняты, есть несколько...
Read More
Domains weekly: взлёт .BLACK, сокрытие URL от Google и защита от доменов‑омонимов

Domains weekly: взлёт .BLACK, сокрытие URL от Google и защита от доменов‑омонимов

В очередном дайджесте мы расскажем о росте зоны .BLACK (о причинах догадаться нетрудно), зачем Google убирает полные URL из адресной...
Read More
Коммерческие факторы ранжирования: что это такое

Коммерческие факторы ранжирования: что это такое

Бывает, зайдёшь в интернет-магазин, выберешь понравившийся товар, но вдруг — цена меняется сама по себе, кнопка «Добавить в корзину» спрятана...
Read More