Поиск по сайту Поиск

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас 

Ещё каких-то 15 лет назад принтеры, факсы и подобное оборудование были неотъемлемой частью любого крупного или небольшого офиса, но постепенно это всё уходит в прошлое. Сейчас большинство документов создаются сразу в цифровом виде в специальных программах или облачных сервисах. Тем не менее иногда всё же нужно распечатывать некоторые документы и отправлять их обычной почтой. 

Но мы всё же живём в цифровом 21 веке! Имеет смысл начать работу со всеми контрагентами через систему электронного документооборота. В ней все оригиналы документов будут храниться в защищённом облачном хранилище и при необходимости окажутся у вас под рукой. В этом материале мы расскажем обо всех преимуществах ЭДО, и почему вам стоит перейти на него. 

Was ist das или Что значит ЭДО?

ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа. 

Всё происходит так: 

1. Отправитель создаёт документ — заявление, официальное письмо или что-либо другое. 

2. Проверяет и подписывает электронной подписью (о ней мы расскажем чуть позже). 

3. Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью (этот этап необязателен). 

Отправитель при этом получает уведомление о том, что документ подписали. 

Главное отличие документа, отправленного по ЭДО, от просто подписанного и направленного по email скана в том, что он обладает такой же юридической силой, как и бумажный оригинал. 

Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»

Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО. 

  1. Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти? 
  2. Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
  3. Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
  4. Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
  5. Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?     

Мы практически уверены, что на большую часть вопросов вы ответили положительно. Поэтому не будем тратить время на объяснение, зачем нужен электронный документооборот, а сразу перейдём к преимуществам ЭДО. 

5 преимуществ ЭДО 

1. Вы экономите деньги. Оплата услуг курьерских служб, стоимость конвертов — поначалу может показаться, что это не такие большие деньги. Но за год может набежать немалая сумма. 

2. Вы экономите время. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте. 

3. Постоянный доступ. Вы можете отправить документ в любое время и с любого компьютера, если на нём установлена ваша цифровая подпись.

4. Безопасность и конфиденциальность. Важные письма не потеряются при пересылке и не попадут «случайно» к конкурентам. Всё тайное останется тайным. Также вы сможете получить документ за любой предыдущий период, если бумажный оригинал был утерян. 

5. Облачное хранение. Все ваши документы будут храниться в облаке, и не нужно оборудовать отдельное помещение для складирования бумаги. 

При этом любой документ из ЭДО вы можете в любой момент распечатать на принтере, и на нём будут метка об электронной цифровой подписи и уникальный ID в системе ЭДО. Поэтому даже фанаты бумажного документооброта могут быть спокойны. Хотя мы бы рекомендовали прислушиваться к эко-трендам, и во благо сохранения природы идти на встречу цифровизации.

Электронный документооборот: с чего начать

Всё просто: прежде всего получите электронную цифровую подпись. Сделать это можно в специальном удостоверяющем центре. На сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций ознакомьтесь со списком аккредитованных УЦ и выберите подходящий. 

Вполне возможно, что у вас уже есть такая подпись. Например, если вы удалённо обмениваетесь документами с ФНС, то вы можете использовать ту же подпись и для работы с ЭДО. 

После этого вам нужно выбрать оператора ЭДО. Их достаточно много, и выбор в основном зависит от ваших личных предпочтений. 

Затем уточните у представителей компании, с которой вы хотите работать по ЭДО, услуги какого оператора они используют. Если у вас одинаковые операторы, вам достаточно отправить приглашение вашему контрагенту через систему ЭДО.

Если они различаются, нужно будет настроить роуминг. Для этого запросите у вашего контрагента ID их организации в системе ЭДО. После этого обратитесь к вашему оператору, укажите ID, и специалисты оператора настроят роуминг. 

Сегодня практически у любого бизнеса есть сайт, домен (адрес) и сервис, на котором размещён сайт — хостинг. И конечно же, обмениваться документами с компанией, которая предоставляет эти услуги, намного удобнее по ЭДО. Например, мы в REG.RU используем услуги операторов «Сбис» и «Диадок». На нашем сайте есть подробная инструкция, как подключить электронный документооборот. Это избавит вас от необходимости напоминать администратору своего сайта или маркетологу о получении закрывающих документов. Узнать больше про ЭДО в REG.RU можно в нашей подробной справке.

⌘⌘⌘

Каждый день без ЭДО — это потери для бизнеса. Вы тратите время на бюрократию, поиск бумажек, повторную отправку потерявшихся при пересылке документов и многое другое. Эти ресурсы можно было бы направить на развитие бизнеса. С ЭДО вы сможете оптимизировать документооборот в вашей компании и сосредоточиться на более важных задачах.

Слушать, говорить, договариваться: что такое Soft Skills

Успех в работе — это не только про опыт в специализации. Для продвижения по карьерной лестнице важно ладить с коллегами,...
Read More

Создаём лендинг, который будет продавать

Создание лендинга — важный этап для тех, кто хочет продвигать свои услуги или товары в Сети. Именно с его помощью...
Read More

Безопасность ИТ-инфраструктуры

Сегодня часто в новостях появляется информация об утечках данных. Ранее мы уже рассказывали о том, что такое ИТ-инфраструктура. В этой...
Read More

Дата-центры в фактах и цифрах

Всем известно, что в именно в дата-центрах 24 на 7 хранится весь контент интернета — от видео с котиками до...
Read More

Феномены настоящего и будущего — цифровые двойники, нейросети, интернет: книга Алексея Королюка

У нас классная новость и мы спешим ей поделиться с вами! Серийный предприниматель и сооснователь REG.RU Алексей Королюк выпустил свою...
Read More

Вопрос-ответ: всё про SSL-сертификаты

Возможно, создавая сайты и работая с ними, вы слышали что-то про SSL-сертификаты, но до сих пор не решались детально разобраться...
Read More

Разбираемся вместе: что такое система хранения данных

Надёжное хранение данных — задача, которую приходится решать каждому бизнесу. Но когда повышаются объёмы информации, растут и требования к надёжности...
Read More

Управление ИТ-инфраструктурой предприятия: особенности и сложности

IT-инфраструктура организации может быть развернута в облаке (IAAS, PAAS, SAAS) или локально (On-Premise). Ей может управлять команда аутсорсеров или IT-специалисты...
Read More

Что такое IaaS

Совсем недавно в блоге мы рассказывали об ИТ-инфраструктуре. В неё могут входить серверы, персональные компьютеры, маршрутизаторы, веб-серверы, операционные системы, CMS...
Read More

Сравнение IAAS, PAAS, SAAS

Чтобы создать IТ-инфраструктуру для своего бизнеса, не обязательно сразу покупать и настраивать дорогостоящее оборудование, а также нанимать целый штат администраторов....
Read More