Если вы только начинаете свой путь в бизнесе, где есть наличные расчеты (магазин, кафе, сфера услуг), то рано или поздно столкнетесь с понятием «инкассация кассы». Звучит серьезно, но не пугайтесь, это необходимая и отлаженная процедура. Разберемся, для чего нужна инкассация и как работает.
Представьте, к концу рабочего дня у вас в кассе накопилась приличная сумма наличных. Хранить ее в магазине небезопасно, а везти самостоятельно в банк ― рискованно и неудобно.
Инкассация ― это организованный процесс сбора, безопасной перевозки и сдачи наличных денег (а иногда и других ценностей, например, документов) из вашей организации в банк или другое указанное место, например, главный офис компании.
Проще говоря, это услуга, когда специально обученные люди приезжают к вам, забирают вашу выручку и доставляют ее в банк, где деньги зачисляются на ваш расчетный счет.
Основные цели инкассации ― защита ваших денег от кражи во время транспортировки, экономия вашего времени и сил: не нужно самостоятельно ехать в банк и стоять в очередях. А для некоторых организаций регулярная сдача наличности сверх установленного лимита в кассе является обязательной.
Пока вы выстраиваете надежные процессы для работы с наличными, не забывайте о вашем «лице» в интернете. Узнаваемость бренда начинается с яркого и запоминающегося доменного имени. А чтобы быстро заявить о себе онлайн, привлечь первых клиентов или протестировать идею, вам понадобится сайт или лендинг. В этом вам помогут сервисы для бизнеса от Рег.ру: здесь можно не только подобрать и зарегистрировать идеальный домен для бизнеса, но и легко создать современный сайт или эффективный лендинг с помощью удобного конструктора.
Этим занимаются не случайные люди, а специализированные службы. Многие крупные банки имеют собственные подразделения инкассации. Это удобно, так как деньги сразу попадают в банк.
Также инкассацией занимаются специализированные небанковские организации. Это частные охранные предприятия (ЧОПы) или компании, имеющие лицензию на инкассаторскую деятельность и перевозку ценностей. Они могут обслуживать клиентов разных банков.
Государственные службы тоже занимаются инкассацией. Например, объединение «Росинкас» (входит в структуру Банка России) ― одна из старейших и крупнейших инкассаторских служб в стране.
Инкассация ― это строго регламентированный процесс. Хотя детали могут немного отличаться в зависимости от службы, общие правила предполагают, что отношения между вами и инкассаторской службой оформляются официальным договором.
Составляется график приездов инкассаторов (например, ежедневно в 18:00 или три раза в неделю). Возможна инкассация по заявке. Маршруты, время приезда, суммы ― эта информация строго конфиденциальна.
Инкассаторы всегда действуют по инструкции, используют спецтранспорт, средства защиты (бронежилеты) и часто вооружены. Каждая операция сопровождается оформлением специальных документов.
Условно можно выделить несколько видов инкассации:
Кассир или ответственное лицо пересчитывает наличные. Затем заполняется специальный документ ― препроводительная ведомость. Деньги и один экземпляр ведомости упаковываются в специальную инкассаторскую сумку (баул), которая пломбируется уникальной пломбой. Номер пломбы указывается в документах.
В назначенное время приезжает инкассаторская бригада (обычно 2-3 человека) на специальном автомобиле. Они предъявляют свои удостоверения и явочную карточку (документ, подтверждающий их право на инкассацию именно в вашей точке сегодня). Вы или ваш сотрудник проверяете документы инкассаторов.
Вы передаете инкассатору опломбированную сумку и два оставшихся экземпляра препроводительной ведомости (накладную и квитанцию). Инкассатор сверяет номер пломбы на сумке с номером в документах, проверяет целостность сумки и пломбы (деньги при вас он не пересчитывает).
Если все в порядке, инкассатор ставит свою подпись, дату, время и штамп на квитанции (третьей части препроводительной ведомости) и отдает ее вам. Это ваш главный документ, подтверждающий передачу денег. Инкассатор забирает сумку и второй экземпляр ведомости (накладную).
Бригада доставляет сумку в банк или кассовый центр по безопасному, заранее утвержденному маршруту. В банке кассир в присутствии инкассатора вскрывает сумку, сверяет номер пломбы, проверяет целостность упаковки. Деньги пересчитываются под видеонаблюдением. Данные из препроводительной ведомости (первый экземпляр, который был в сумке) сверяются с фактической суммой.
К инкассации предъявляются строгие требования, в первую очередь касающиеся безопасности:
Процедура инкассации денег сопровождается обязательным пакетом документов. Вот список того, что нужно оформить:
Убедитесь, что в договоре прописана ответственность инкассаторской службы и наличие страховки на перевозимые ценности. Это ваша гарантия возмещения в случае ЧП.
Тарифы зависят от множества факторов: частоты инкассаций, объема перевозимых сумм, удаленности вашей точки, сложности маршрута, времени суток, дополнительных услуг.
Еще раз подчеркнем ― самостоятельная перевозка крупных сумм наличных чрезвычайно опасна. Экономия на услугах инкассации может обернуться гораздо большими потерями.
Сейчас появляются решения с использованием автоматических депозитных машин (АДМ), которые принимают наличные и сразу зачисляют их на счет, а инкассаторы забирают деньги уже из самой машины.
Инкассация ― это не роскошь, а стандартная и необходимая мера для безопасной и эффективной работы с наличными деньгами. Выбирайте надежного партнера, внимательно читайте договор, соблюдайте правила подготовки денег и оформления документов, и ваша выручка будет надежно защищена на пути в банк.
Андрей Лебедев
В мире, где ежедневные задачи сыплются как из рога изобилия, а список дел растет быстрее,…
Эффективный инструмент или дань моде? Рассказываем, зачем малому и среднему бизнесу свой сайт и как…
Рег.решение для профессионалов «Развитие личного бренда» — это готовая система, которая за 3 недели создаст…
Анализ рынка — это как разведка перед боем: прежде чем вложить деньги, запускать продукт или…
Когда бизнес растет, поток данных о клиентах превращается в лавину. Рекламные кампании, подписки, заказы, возвраты…
Представьте: вы приходите в новую компанию. Все новое — люди, процессы, правила, даже корпоративные чаты.…