Использование корпоративных карт позволяет отказаться от выдачи подотчетных сумм наличными, что снижает риски, связанные с хранением и перемещением крупных сумм денег. Но и у них есть и минусы. Рассказываем, что такое корпоративная карта и для чего она нужна.
Корпоративная карта — это платежная карта, выпущенная банком для юридического лица или индивидуального предпринимателя и предназначенная для оплаты расходов, связанных с ведением бизнеса. Ключевое отличие от личной карты заключается в том, что корпоративная карта привязана к расчетному счету организации, а не к личному счету физического лица. Это позволяет существенно упростить учет расходов компании, повысить прозрачность финансовых операций и оптимизировать процесс контроля над денежными потоками. Корпоративные карты могут использоваться для оплаты командировочных расходов, представительских затрат, закупок товаров и услуг для нужд компании, а также для снятия наличных в банкоматах.
Принцип работы корпоративной карты аналогичен принципу работы обычной банковской карты. Сотрудник, которому она выдана, может использовать ее для оплаты товаров и услуг в торговых точках, в интернете или для снятия наличных в банкоматах. При совершении операции списание денежных средств происходит с расчетного счета организации. Вся информация о транзакциях по корпоративной карте отражается в выписке по счету, что упрощает ведение бухгалтерского учета и контроль расходов.
Для успешного управления бизнесом используйте сервисы для бизнеса на сайте Рег.ру.
Для обеспечения безопасности использования корпоративных карт устанавливаются лимиты на снятие наличных и совершение покупок. Также возможно подключение SMS-информирования о каждой операции, что позволяет оперативно отслеживать все транзакции и предотвращать мошеннические действия. Важным элементом контроля является установление правил использования корпоративной карты в организации, которые должны быть четко прописаны во внутренних нормативных документах. Это позволяет избежать нецелевого использования денежных средств и повысить финансовую дисциплину.
Существует несколько видов корпоративных карт, отличающихся функциональностью и сферой применения:
Выбор конкретного вида корпоративной карты зависит от потребностей и специфики деятельности организации. Учитывайте цели использования карты, лимиты расходов и особенности ведения бухгалтерского учета. Также стоит внимательно изучить тарифы и условия обслуживания, предлагаемые банком, чтобы выбрать наиболее выгодный вариант.
Процесс оформления корпоративной карты обычно включает следующие этапы:
Корпоративная карта используется аналогично обычной банковской карте, но средства списываются со счета компании, а не с личного счета сотрудника:
Регулярно проверяйте выписку по корпоративной карте, чтобы контролировать расходы и своевременно выявлять возможные неправомерные операции. Большинство банков предоставляют доступ к онлайн-банкингу и мобильным приложениям для удобного мониторинга операций по карте. А чеки пригодятся в дальнейшем для сдачи отчета.
Корпоративная карта предназначена для оплаты различных бизнес-расходов компании, включая командировочные, офисные, представительские, рекламные и расходы на программное обеспечение. Важно соблюдать политику компании в отношении расходов, подтверждать все операции документально и регулярно сверять выписки с бухгалтерскими данными. Необходимо обеспечивать безопасность карты, не раскрывать PIN-код и блокировать карту в случае утери или кражи.
Отчет по корпоративной карте отражает все операции, проведенные с использованием карты за определенный период. Он необходим для контроля расходов компании, предотвращения злоупотреблений, упрощения бухгалтерского учета, оптимизации налогообложения и повышения прозрачности. В отчете содержится информация о дате, сумме и описании транзакции, категории расхода, имени держателя карты, номере карты (частично скрытом), обосновании расхода и прикрепленных документах (чеках, счетах).
Составление отчета включает установление политики использования карт, сбор данных от держателей карт, формирование отчета по шаблону, проверку и утверждение отчета ответственным лицом, внесение данных в учетную систему и архивирование документов.
Для создания отчетов используются ручные методы (Excel), бухгалтерское программное обеспечение (1С, SAP), специализированные сервисы управления расходами (Concur, Expensify, Zoho Expense) и банковские платформы.
Прежде чем оформить такую карту, рассмотрите ее возможные преимущества и недостатки. Корпоративную карту часто выбирают, потому что она:
Минусы корпоративных карт:
Важно разработать четкую политику использования карт, внедрить систему отчетности и регулярно анализировать данные о расходах, чтобы предотвратить возможность злоупотребления и оптимизировать финансовые процессы.
Ирина Рудевич
В мире, где ежедневные задачи сыплются как из рога изобилия, а список дел растет быстрее,…
Эффективный инструмент или дань моде? Рассказываем, зачем малому и среднему бизнесу свой сайт и как…
Рег.решение для профессионалов «Развитие личного бренда» — это готовая система, которая за 3 недели создаст…
Анализ рынка — это как разведка перед боем: прежде чем вложить деньги, запускать продукт или…
Когда бизнес растет, поток данных о клиентах превращается в лавину. Рекламные кампании, подписки, заказы, возвраты…
Представьте: вы приходите в новую компанию. Все новое — люди, процессы, правила, даже корпоративные чаты.…