Использование корпоративных карт позволяет отказаться от выдачи подотчетных сумм наличными, что снижает риски, связанные с хранением и перемещением крупных сумм денег. Но и у них есть и минусы. Рассказываем, что такое корпоративная карта и для чего она нужна.
Корпоративная карта — это платежная карта, выпущенная банком для юридического лица или индивидуального предпринимателя и предназначенная для оплаты расходов, связанных с ведением бизнеса. Ключевое отличие от личной карты заключается в том, что корпоративная карта привязана к расчетному счету организации, а не к личному счету физического лица. Это позволяет существенно упростить учет расходов компании, повысить прозрачность финансовых операций и оптимизировать процесс контроля над денежными потоками. Корпоративные карты могут использоваться для оплаты командировочных расходов, представительских затрат, закупок товаров и услуг для нужд компании, а также для снятия наличных в банкоматах.
Принцип работы корпоративной карты аналогичен принципу работы обычной банковской карты. Сотрудник, которому она выдана, может использовать ее для оплаты товаров и услуг в торговых точках, в интернете или для снятия наличных в банкоматах. При совершении операции списание денежных средств происходит с расчетного счета организации. Вся информация о транзакциях по корпоративной карте отражается в выписке по счету, что упрощает ведение бухгалтерского учета и контроль расходов.
Для успешного управления бизнесом используйте сервисы для бизнеса на сайте Рег.ру.
Для обеспечения безопасности использования корпоративных карт устанавливаются лимиты на снятие наличных и совершение покупок. Также возможно подключение SMS-информирования о каждой операции, что позволяет оперативно отслеживать все транзакции и предотвращать мошеннические действия. Важным элементом контроля является установление правил использования корпоративной карты в организации, которые должны быть четко прописаны во внутренних нормативных документах. Это позволяет избежать нецелевого использования денежных средств и повысить финансовую дисциплину.
Существует несколько видов корпоративных карт, отличающихся функциональностью и сферой применения:
Выбор конкретного вида корпоративной карты зависит от потребностей и специфики деятельности организации. Учитывайте цели использования карты, лимиты расходов и особенности ведения бухгалтерского учета. Также стоит внимательно изучить тарифы и условия обслуживания, предлагаемые банком, чтобы выбрать наиболее выгодный вариант.
Процесс оформления корпоративной карты обычно включает следующие этапы:
Корпоративная карта используется аналогично обычной банковской карте, но средства списываются со счета компании, а не с личного счета сотрудника:
Регулярно проверяйте выписку по корпоративной карте, чтобы контролировать расходы и своевременно выявлять возможные неправомерные операции. Большинство банков предоставляют доступ к онлайн-банкингу и мобильным приложениям для удобного мониторинга операций по карте. А чеки пригодятся в дальнейшем для сдачи отчета.
Корпоративная карта предназначена для оплаты различных бизнес-расходов компании, включая командировочные, офисные, представительские, рекламные и расходы на программное обеспечение. Важно соблюдать политику компании в отношении расходов, подтверждать все операции документально и регулярно сверять выписки с бухгалтерскими данными. Необходимо обеспечивать безопасность карты, не раскрывать PIN-код и блокировать карту в случае утери или кражи.
Отчет по корпоративной карте отражает все операции, проведенные с использованием карты за определенный период. Он необходим для контроля расходов компании, предотвращения злоупотреблений, упрощения бухгалтерского учета, оптимизации налогообложения и повышения прозрачности. В отчете содержится информация о дате, сумме и описании транзакции, категории расхода, имени держателя карты, номере карты (частично скрытом), обосновании расхода и прикрепленных документах (чеках, счетах).
Составление отчета включает установление политики использования карт, сбор данных от держателей карт, формирование отчета по шаблону, проверку и утверждение отчета ответственным лицом, внесение данных в учетную систему и архивирование документов.
Для создания отчетов используются ручные методы (Excel), бухгалтерское программное обеспечение (1С, SAP), специализированные сервисы управления расходами (Concur, Expensify, Zoho Expense) и банковские платформы.
Прежде чем оформить такую карту, рассмотрите ее возможные преимущества и недостатки. Корпоративную карту часто выбирают, потому что она:
Минусы корпоративных карт:
Важно разработать четкую политику использования карт, внедрить систему отчетности и регулярно анализировать данные о расходах, чтобы предотвратить возможность злоупотребления и оптимизировать финансовые процессы.
Ирина Рудевич
Что такое корнер в торговле и бизнесе, зачем он нужен бренду, чем отличается от островка…
Что такое НТО, чем нестационарная торговая точка отличается от стационарной, какие требования действуют, где можно…
Разбираем, что такое контракт, чем он отличается от договора, в каких случаях его заключают и…
Рассказываем, что такое рынок простыми словами: разбор определения, видов рынка и принципов его работы. Понятные…
Разбираемся, как рассчитывается индекс RTS, что он показывает и чем отличается от индекса МосБиржи. (далее…)
Разбираем, как рассчитывается стоимость инвестиционного пая, что он означает и как инвестор получает доход. (далее…)