Рассказываем о резолюциях в документообороте: их основные функции, виды, правила оформления и примеры из корпоративной практики.
Существует простой, но мощный инструмент управленческого контроля — резолюция. Это «двигатель» документа, переводящий его из состояния информации в состояние действия. Грамотное использование резолюций — признак зрелого и эффективного делопроизводства.
Резолюция — это письменное указание руководителя, нанесенное на документ (бумажный или электронный). Она определяет судьбу этого документа: что делать, кто исполнитель и в какие сроки. По сути, это мини-приказ, рождающийся непосредственно на входящем документе (письме, отчете, докладной записке). Резолюция превращает пассивную информацию в конкретную рабочую задачу.
Зарегистрируйте в Рег.ру домен для сайта, чтобы активно развивать свой бизнес.
Резолюцию можно рассматривать как важный элемент управленческой вертикали. С ее помощью:
Ее основная задача — эффективная организация обработки документации и контроль за исполнением поручений. Документ направляется конкретному специалисту, отделу или структурному подразделению, в чьей компетенции находится вопрос. Затем на основе содержания документа формулируется четкая и понятная задача для исполнителя. Можно поручить собрать замечания, визы или мнения других должностных лиц или отделов по документу.
В дальнейшем устанавливается срок исполнения, а также может назначаться контролер (часто им является сам руководитель, подписавший резолюцию). И в итоге документ направляется должностному лицу или отделу для ознакомления, без постановки конкретных задач к исполнению.
В большинстве случаев указания можно условно разделить на несколько видов:
В указании должны присутствовать обязательные элементы, каждый из которых выполняет конкретную функцию.
Формулировки должны быть краткими, однозначными и конкретными. Избегайте общих фраз вроде «рассмотреть» и «разобраться». Вместо этого — «подготовить ответное письмо с согласием», «проанализировать пункты 3-5 договора, предоставить заключение», «внести корректировки в смету согласно замечаниям». Используйте глаголы действия: подготовить, обеспечить, внести, согласовать, представить.
Указание размещается на первом листе документа, обычно в верхнем свободном поле или на полях рядом с текстом, относящимся к сути поручения. Она не должна перекрывать основной текст, штампы и подписи. В бумажном документе резолюция пишется от руки или ставится штамп. В электронном — вносится в карточку документа или в виде комментария, поручения в СЭД (системе электронного документооборота).
В бумажном виде документ уникален, его подлинность удостоверяется личной подписью. Но есть и риски, например, документ можно потерять, тогда возникнут трудности с поиском и контролем. В электронном документе резолюция становится реквизитом карточки. Она автоматически направляется исполнителю, интегрируется в систему контроля, напоминает о сроке. Это повышает скорость, прозрачность и дисциплину исполнения, а электронная подпись руководителя удостоверяет поручение.
Для эффективной организации контроля за исполнением поручений нужно четкое назначение ответственных лиц и установление конкретных сроков. Ответственным исполнителем должно быть назначено одно физическое лицо. Это правило действует даже в случае, если для выполнения задачи требуются усилия целого отдела. Этот сотрудник персонально отвечает за конечный результат и координирует всю необходимую работу, что предотвращает размывание ответственности.
Срок исполнения указывайте реалистичный и абсолютно конкретный. Корректной формулировкой является указание календарной даты. Избегайте формулировок, привязанных к моменту получения резолюции, таких как «в течение трех дней». Они усложняют автоматизированный контроль в системах электронного документооборота (СЭД), где срок фиксирует система на основании даты резолюции. Конкретная дата делает контроль объективным и простым.
При оформлении поручений часто допускается ряд типичных ошибок, которые снижают управляемость процессов, такие как:
Рассмотрим, как могут выглядеть готовые резолюции на трех примерах:
Систематическое и правильное использование резолюций формирует культуру ответственности и исполнительской дисциплины. Это наглядный урок для коллектива: каждое поручение фиксируется, за ним следует контроль, а результат или его отсутствие — персонифицированы. Это снижает количество совещаний и личных уточнений, экономит время руководителя и структурирует работу команды. Внедрение единых правил оформления резолюций, особенно в связке с СЭД, повышает управляемость, скорость и качество исполнения поручений.
В случаях, когда полученный документ требует каких-либо исполнительных действий, решений или контролируемого перемещения внутри организации. Если документ несет в себе поручение вышестоящего органа, содержит обращение, требующее ответа, или является проектом, нуждающимся в реализации, наложение резолюции превращает его из информационного в рабочий инструмент. Без резолюции такой документ рискует остаться без движения, так как не будет зафиксировано четкое распоряжение, определяющее ответственного, суть задачи и срок. Резолюция не требуется на документы, направленные исключительно для сведения (ознакомительного характера), если это прямо не оговорено внутренними регламентами. Однако даже на такие документы часто накладывается краткая отметка, например, «к сведению» с направлением в конкретный отдел, что формально также считается резолюцией.
Это право есть у руководителей различного уровня в пределах их компетенции и полномочий. Как правило, это первый руководитель организации, его заместители, начальники структурных подразделений. Конкретный перечень должностных лиц, имеющих такое право, обычно закрепляется в инструкции по делопроизводству или соответствующем приказе. В электронном документообороте права на простановку резолюций строго регламентируют настройки системы и корпоративная политика безопасности.
Если допущена ошибка в указании исполнителя, срока или сути поручения, предпочтительным способом является отмена ошибочной резолюции и наложение новой. Отмена оформляется аккуратной записью «Отменить» или «Исполнено» с подписью и датой, после чего на свободном месте документа размещается новая, корректная резолюция. В системах электронного документооборота функция отмены и изменения поручений, как правило, предусмотрена логикой работы, при этом система сохраняет историю изменений, что обеспечивает прозрачность и контроль. Самостоятельное зачеркивание и правка от руки недопустимы.
Резолюция — это прямое распоряжение, приказ к действию. Она отвечает на вопросы «Кто?», «Что?» и «Когда?» и инициирует новый рабочий процесс.
Визы (визирование) — это отметки о согласовании, ознакомлении или утверждении. Виза свидетельствует о том, что должностное лицо изучило документ (например, проект приказа или договора) и не имеет возражений по его существу или, наоборот, имеет замечания. Визы проставляются в специально отведенном месте документа (лист согласования, гриф визирования) и носят оценочно-разрешительный характер. Проще говоря: резолюция командует «сделай», а виза говорит «я согласен с содержанием». Один и тот же руководитель может на одном документе и поставить визу согласования, и наложить резолюцию для исполнения, но это будут разные по сути действия.
Да, использование типовых (штамп-резолюций) не только допустимо, но и приветствуется для стандартных, часто повторяющихся ситуаций. Это ускоряет работу руководителя и унифицирует оформление. Примеры таких шаблонов: «К исполнению. Срок _»;
«Подготовить ответ. Срок _»;
«Для сведения и использования в работе»;
«К обсуждению на планерке _».
Однако важно, чтобы шаблон оставлял место для заполнения ключевых переменных: фамилии исполнителя и конкретной даты. Слепое использование шаблонов без учета специфики документа может привести к формализму. Резолюция, даже типовая, должна отражать суть требуемого действия от конкретного получателя документа.
На один документ может быть наложено несколько резолюций, но они должны быть логически выстроены и не противоречить друг другу. Например, генеральный директор направил документ своему заместителю для организации работы, а тот, в свою очередь, поставил резолюцию уже непосредственному исполнителю, детализировав задачу. Второй случай: резолюция, адресованная нескольким исполнителям с разными задачами. При этом должны быть четко обозначены зоны ответственности и, по возможности, назначен ответственный за общую координацию.
В бумажном виде такой документ после исполнения подшивается в дело вместе с сопровождающими материалами (ответом, справкой об исполнении). В электронном архиве или системе электронного документооборота (СЭД) документ с присвоенной ему резолюцией (поручением) сохраняется в цифровом виде. Все резолюции, этапы и результаты исполнения фиксируются в истории документа. Сроки хранения определяются внутренними регламентами и законодательством об архивном деле и могут составлять от нескольких лет до постоянного хранения, в зависимости от ценности информации.
Ирина Рудевич
Что такое корнер в торговле и бизнесе, зачем он нужен бренду, чем отличается от островка…
Что такое НТО, чем нестационарная торговая точка отличается от стационарной, какие требования действуют, где можно…
Разбираем, что такое контракт, чем он отличается от договора, в каких случаях его заключают и…
Рассказываем, что такое рынок простыми словами: разбор определения, видов рынка и принципов его работы. Понятные…
Разбираемся, как рассчитывается индекс RTS, что он показывает и чем отличается от индекса МосБиржи. (далее…)
Разбираем, как рассчитывается стоимость инвестиционного пая, что он означает и как инвестор получает доход. (далее…)