Вы зарегистрировались как ИП и готовы погрузиться в мир бизнеса. На этом пути вам встретится много новых терминов и инструментов, и один из самых важных в современном цифровом мире ― это электронная подпись (ЭП). Объясняем, что это, как сделать электронную подпись для ИП, зачем она нужна и есть ли отличия от других видов подписей.
Пока вы разбираетесь с электронной подписью для официального взаимодействия и отчетности, задумайтесь и о вашем «лице» в интернете. Для многих ИП важно не только быть на связи с госорганами, но и вызывать доверие у клиентов и партнеров.
Здесь может помочь собственный сайт ― визитка вашей компании или небольшой каталог услуг и товаров. Если вы думаете, что это сложно и дорого, обратите внимание на сервисы для бизнеса Рег.ру. Они предлагают не только надежный хостинг, но и простые конструкторы сайтов. С их помощью можно создать профессионально выглядящую веб-страницу быстро и без навыков программирования, дополняя ваш официальный статус ИП солидным онлайн-присутствием.
Представьте себе ваш обычный рукописный автограф на бумажном документе. Он подтверждает, что именно вы подписали договор, заявление или акт. Электронная подпись ― это цифровой аналог вашей собственноручной подписи, предназначенный для электронных документов.
Технически, это набор зашифрованной информации, который позволяет:
ЭП создается с помощью специальных криптографических программ. Вы получаете уникальный «ключ» электронной подписи, который хранится на защищенном носителе. Обычно это специальная флешка ― токен, похожая на обычную, но с защитой. Когда вы подписываете документ, программа создает уникальный цифровой «отпечаток» этого файла и связывает его с вашим ключом. Проверить подлинность подписи можно с помощью соответствующего программного обеспечения.
С теорией разобрались. А зачем получать ЭЦП нужно конкретно вам, как ИП? Применений масса, и многие из них сильно упрощают жизнь:
Электронные подписи бывают разными, и важно понимать, какая нужна именно вам как ИП для решения конкретных задач. Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», выделяют три основных вида:
Базовый вид. Чаще всего это комбинация логина и пароля, коды из SMS или push-уведомлений. Используется для подтверждения личности на сайтах (например, вход в личный кабинет банка или на Госуслуги), подтверждение простых операций.
Для ИП не подходит для сдачи отчетности, участия в торгах и подписания юридически значимых документов с контрагентами, так как не обеспечивает должной защиты и подтверждения неизменности документа.
Создается с использованием криптографии, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе. Ее можно получить в Удостоверяющем центре (в том числе неаккредитованном).
Применение ― внутренний документооборот в компании, ЭДО с контрагентами, если стороны заранее заключили соглашение о признании юридической силы таких подписей. Некоторые госпорталы могут принимать НЭП для определенных операций.
Для ИП может использоваться для ЭДО с партнерами, но не подходит для сдачи налоговой отчетности и большинства операций, требующих максимального уровня доверия и юридической силы.
Самый защищенный вид подписи. Именно он нужен ИП для большинства задач. Сдача отчетности в ФНС и другие госорганы, участие в госзакупках, юридически значимый ЭДО без дополнительных соглашений, работа с большинством государственных информационных систем. КЭП по закону приравнивается к собственноручной подписи на бумажном документе.
Сертификат КЭП для ИП обязательно содержит не только ФИО, но и ИНН и ОГРНИП предпринимателя, что однозначно идентифицирует его именно как субъекта предпринимательской деятельности. У подписи обычного физлица этих данных не будет.
Этот вопрос часто возникает у начинающих предпринимателей, у которых уже есть электронная подпись, полученная ранее как на обычного гражданина (физическое лицо). Короткий ответ: для большинства рабочих задач ИП ― нет, не может.
Почему нельзя? Квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую выдают физическому лицу, содержит информацию о нем как о гражданине (ФИО, СНИЛС, ИНН физлица). В ней нет ОГРНИП ― основного государственного регистрационного номера индивидуального предпринимателя. А именно ОГРНИП идентифицирует вас в качестве субъекта предпринимательской деятельности для госорганов и контрагентов.
Итак, мы выяснили, что ИП нужна своя квалифицированная электронная подпись. Получить ее можно в удостоверяющем центре ФНС. Это основной и бесплатный способ оформления КЭП для ИП.
Это специальная защищенная USB-флешка. На нее запишут ваш сертификат КЭП. Токен должен быть сертифицирован ФСТЭК России или ФСБ России. Самые популярные модели ― Rutoken (Рутокен) или JaCarta (Джакарта).
Купить ее можно интернет-магазинах производителей токенов, у партнеров УЦ, в некоторых магазинах электроники или IT-услуг.
Можно заранее подать заявление онлайн через личный кабинет ИП на сайте налоговой, чтобы ускорить процесс при визите. При подаче онлайн нужно выбрать отделение ФНС, уполномоченное выдавать КЭП (не все инспекции это делают), и записаться на прием.
Прийти нужно именно вам, как ИП. Передоверить получение КЭП нельзя. Возьмите с собой все документы и токен. Сотрудник ФНС проверит ваши документы, идентифицирует вашу личность и запишет сертификат КЭП на токен. Процедура обычно занимает 15-30 минут.
Также получить подпись можно у доверенных лиц ФНС ― это организации (например, Сбербанк, ВТБ), которые получили аккредитацию на выдачу КЭП от ее имени. Услуга у доверенных лиц также должна быть бесплатной, но может сопровождаться предложением платных доп. услуг, будьте внимательны. Список доверенных лиц есть на сайте ФНС.
Чтобы подпись заработала на вашем компьютере, нужно установить специальное программное обеспечение. Процесс довольно простой: это как установить любую другую программу, но есть несколько шагов. Что нужно дополнительно:
СКЗИ (Средство криптографической защиты информации) или криптопровайдер:
Главная программа, которая умеет «читать» подпись с токена и выполнять криптографические операции. Самый распространенный ― КриптоПро CSP. Большинство госсистем и ЭДО-платформ работают именно с ним. КриптоПро CSP ― платная программа. Нужно купить лицензию.
Драйверы для токена
Это программа, чтобы компьютер «увидел» и распознал вашу модель токена. Скачайте ее с официального сайта производителя вашего токена.
Корневые и промежуточные сертификаты УЦ
Это файлы, которые подтверждают подлинность Удостоверяющего центра, выдавшего вам КЭП. Без них ваша подпись не будет считаться доверенной. Обычно скачиваются с сайта УЦ ФНС или могут устанавливаться автоматически с помощью специальных утилит или при установке КриптоПро CSP.
Личный сертификат КЭП
Установка вашего сертификата с токена в хранилище сертификатов на компьютере, чтобы программы могли его использовать.
После установки всего ПО попробуйте зайти в личный кабинет ИП на nalog.gov.ru и выполнить операцию, требующую подписи. Система должна увидеть ваш сертификат и предложить подписать документ.
Для подписания понадобится ваш токен с КЭП, он должен быть вставлен в USB-порт компьютера. Должны быть установлены КриптоПро CSP, драйверы токена, корневые сертификаты и, если нужно, плагин для браузера.
Откройте документ или сервис, например, личный кабинет ФНС, портал госзакупок, систему ЭДО. Обычно на сайте есть кнопка «Подписать», «Отправить с ЭП». В программе или на сайте найдите кнопку в меню, отвечающее за подписание документа электронной подписью.
Выберите ваш сертификат. Система обратится к КриптоПро CSP. Появится окно со списком установленных на компьютере сертификатов. Найдите тот, который выдан на ваше имя как ИП. Нажмите «ОК» или «Подписать».
Появится запрос на ввод PIN-кода от вашего защищенного токена. Введите PIN-код, который вы устанавливали. Нажмите «ОК». Программа или сайт обработает запрос и добавит электронную подпись к документу.
Ваша КЭП, полученная в УЦ ФНС, не вечна. Обычно срок ее действия составляет 15 месяцев. Чтобы продолжать пользоваться всеми ее преимуществами без перерыва, сертификат КЭП нужно своевременно продлевать, а точнее, получать новый.
Рекомендуется начать процесс за 2-4 недели до окончания срока действия текущего сертификата. Это даст вам запас времени на случай непредвиденных обстоятельств и позволит избежать ситуации, когда подпись уже недействительна, а новая еще не получена.
Этот способ доступен, если ваш текущий сертификат КЭП еще действует, и вы помните PIN-код от токена. Зайдите в личный кабинет ИП на сайте nalog.gov.ru, используя вашу действующую КЭП. Найдите раздел, посвященный электронной подписи. Система автоматически проверит ваши данные и предложит сформировать заявление на новый сертификат.
Внимательно проверьте все данные в заявлении. Подпишите заявление вашей действующей КЭП (потребуется ввести PIN-код токена) и отправьте заявление.
Дождитесь обработки заявления ФНС (это может занять от нескольких минут до нескольких часов). После одобрения вы сможете записать новый сертификат на ваш токен.
Используйте, если срок действия вашей КЭП уже истек и если онлайн-продление по каким-то причинам недоступно или не работает. Процедура полностью повторяет первичное получение КЭП. Убедитесь, что у вас есть сертифицированный токен.
Подготовьте документы и подайте заявление через сайт ФНС. Лично посетите выбранное отделение ФНС или доверенное лицо с документами и токеном.
Сотрудник идентифицирует вас и запишет новый сертификат КЭП на ваш токен.
Выпуск сертификата КЭП в УЦ ФНС или у доверенных лиц бесплатный. Вы платите только за токен и лицензию на КриптоПро CSP. Следите за сроком действия КЭП и продлевайте ее заранее, чтобы цифровая подпись всегда была готова к работе.
Андрей Лебедев
В мире, где ежедневные задачи сыплются как из рога изобилия, а список дел растет быстрее,…
Эффективный инструмент или дань моде? Рассказываем, зачем малому и среднему бизнесу свой сайт и как…
Рег.решение для профессионалов «Развитие личного бренда» — это готовая система, которая за 3 недели создаст…
Анализ рынка — это как разведка перед боем: прежде чем вложить деньги, запускать продукт или…
Когда бизнес растет, поток данных о клиентах превращается в лавину. Рекламные кампании, подписки, заказы, возвраты…
Представьте: вы приходите в новую компанию. Все новое — люди, процессы, правила, даже корпоративные чаты.…