Как грамотно выстроить работу в IT: 9 советов для руководителей

Успех любого проекта зависит от грамотной командной работы. Как ее выстроить в IT-отделе, зачем «измерять температуру» в коллективе и как правильно давать обратную связь, поделились в статье.

За основу статьи мы взяли вебинар от REG.RU — его провела руководитель отдела тестирования REG.RU Ксения Бычкова. Посмотреть видео можно на канале REG.Channel. 

Что такое команда 

Начнем с азов! 

Команда — группа людей от 3 человек, объединенных общими целью, мотивами и идеалами. В команде каждый участник должен понимать свою роль и значимость. Чтобы отдел работал эффективно, должны соблюдаться принципы: 

◆ единая цель — она должна быть известна всем и одинаково цениться каждым участником;

◆ взаимодополняющие навыки — каждый сотрудник должен разбираться в конкретной сфере и иметь свой навык, который получается у него лучше всего, действия участников не дублируются и не противоречат друг другу; 

◆ строгие требования к продуктивности — в команде должны быть определены время, которое отводится на работу и отдых, а также сроки выполнения для каждого типа задачи;

◆ взаимоответственность — каждый из членов команды должен понимать свою ответственность за результат и стремиться показать его на высоком уровне;

◆ небольшое количество людей, не более 10 человек — если в отделе больше сотрудников, его необходимо разбить на части, подотделы, каждый из которых будет отвечать за свое направление;

◆ общее инфополе — после выполнения сложных задач участники должны обсуждать успехи и сложности, а задача руководителя — дать конструктивный фидбек.

Разработка IT-продукта — трудозатратный и длительный процесс, поэтому в команде каждому сотруднику отведена конкретная роль. Основные процессы и роли: 

• Управление проектом/продуктом — за менеджмент отвечают бизнес-аналитики, продуктовые, проектные менеджеры. Их задача — наладить взаимодействие с заказчиком и организовать команду, чтобы выполнить проект в срок.
• Инфраструктура проекта — это администраторы и devops-инженеры, которые отвечают за взаимодействие внутри команды и хорошо понимают внутренние процессы. 
• Разработка — к этой сфере относятся архитекторы, тимлиды, backend- и frontend-разработчики, QA-специалисты. Это все те люди, которые пишут код и следят за качеством продукта. 
• Управление данными — в эту группу могут входить архитектор данных и дата-аналитик. Именно на основе их решений в проект внедряются различные процессы и автоматизации, призванные его улучшить.
• Поддержка — сюда входят технические специалисты и саппорт инженеры, которые диагностируют неисправности и помогают их решить. 

Взаимодействие сложно и многие выделяют кросс-функциональные команды в крупных компаниях — по одному человеку от каждой команды.

Совет № 1. Научитесь правильно распределять роли в команде

В любой IT-команде нужно соблюдать баланс soft и hard skills, чтобы все сотрудники оставались на одной волне. 

Каждый участник должен четко понимать свою роль и задачи — их можно озвучить, например, во время дейли. Каждый сотрудник должен понимать, к кому обратиться, если возникли трудности, кто принимает решения, кто за какую часть проекта отвечает. 

Дейли — ежедневные встречи/созвоны длительностью от 5 до 30 минут, где коротко обсуждают задачи и сложности. 

Периодически роли нужно пересматривать — некоторые сотрудники «вырастают» из должности, другие уходят из команды, кому-то требуется обучение. Также это необходимо, чтобы убедиться, что члены команды не перегружены задачами. 

Совет № 2. Применяйте методологии ведения проектов

Методологии — удобный инструмент для понимания рисков. Они помогают фиксировать время выполнения разных типов задач и вовремя исправлять слабые места. Позже результаты можно обсудить и выяснить, почему именно возникли трудности и как избежать их в будущем. 

Коротко расскажем про самые популярные методологии: 

Waterfall 

Этой методологии более 70 лет, но она все еще популярна. Методология предполагает несколько этапов реализации проекта, идущих последовательно. Только когда закончен один этап, команда начинает работу над следующим. Waterfall относится к жестким способам управления, когда сроки строго определены.

Agile

Agile — это философия гибкого управления проектами. Она предполагает работу короткими итерациями. Поэтому Agile циклична, а не линейна. Планирование, проектирование, прототип, тестирование, обратная связь и релиз — составляющие одного спринта. После релиза спринт повторяется, так как в продукт вносят правки.

В семейство Agile входят методы Kanban и Scrum.

Kanban

С этой японской методологией легко визуализировать процессы и видеть загруженность каждого сотрудника в команде. Система заключается в визуализации каждого этапа. Многие используют для этого доски — с ними удобно управлять потоком задач.  

Scrum

Еще один японский метод. Его идея в том, что над задачей работают команды, которые состоят из разнопрофильных специалистов. Процессом руководит scrum-мастер, или тимлид, а фронт работ состоит из спринтов. Главное руководство по Scrum — Scrum-гайд.

Совет № 3. Настройте коммуникацию в команде

Хорошо, когда в команде есть правила и ритуалы, например:

• фиксированное время дейли;
• регламенты для новичков;
• поздравление коллег с праздниками;
• выездные мероприятия;
• пятничные ретроспективы — встречи, на которых обсуждают прошедшую неделю / две недели и решают, какие процессы можно улучшить;
• встречи one-to-one c руководителем — встречи сотрудника с руководителем/тимлидом, на которых обсуждают успехи, трудности, возможности развития и другие вопросы.

Такие практики  помогают сплотить коллектив, выявить боли членов команды и вовремя внедрить изменения. 

Совет № 4. Давайте сотрудникам регулярную обратную связь

Обратная связь от руководителя помогает членам команды понять, как они выполняют работу — что уже делают хорошо, а какие навыки стоит улучшить. Также обратная связь — способ показать, что труды специалиста ценны для компании. Или наоборот — что есть проблемы и нужно их решить. Обратную связь могут давать лидер, тимлид, HR и коллеги. При этом важно делать это грамотно.

Есть два вида обратной связи: 

1. Позитивная — нужна, чтобы похвалить за хорошую работу. Если сотрудник отлично справился с обязанностями или выполнил задач сверх нормы, руководителю нужно показать, что он ценит это. Позитивная связь должна быть объективной, конкретной. 
2. Развивающая — эта обратная связь поможет сотруднику понять свои слабые стороны, то есть точки развития. Чтобы правильно дать развивающую связь, начинайте и заканчивайте на позитивной ноте. В середине говорите, что конкретно не устраивает, и при необходимости помогите сотруднику прописать план развития. 

Совет № 5. Измеряйте «температуру» в команде

Температура — то же, что и климат. И ее нужно регулярно измерять: 

— спрашивайте у сотрудников, всё ли хорошо; 

— следите за загруженностью;

— принимайте меры, если сотрудники выражают недовольство — выясните причину и постарайтесь помочь. 

Составьте чек-лист вопросов про удовлетворенность компанией, руководителем, задачами, карьерным ростом и зарплатой. В новом коллективе измерять температуру стоит раз в месяц, а в уже зрелом достаточно раз в квартал и реже. По результатам определите 3 зоны:

• зеленая — сотрудник полностью доволен командой, компанией, своим карьерным ростом и зарплатой;
• желтая — сотрудник чувствует неудовлетворенность или начинает «выгорать» из-за чрезмерной загруженности или по другим причинам;
• красная — сотрудник недоволен, собирается покинуть компанию, «выгорел». 

В зависимости от нахождения на шкале можно выработать стратегии для помощи сотруднику. Температура поможет выявить слабые места в компании и наладить процессы. 

Совет № 6. Научитесь решать конфликты

Конфликты рано или поздно случаются в любом коллективе. Частые причины:

• нечетко определена сфера обязанностей,
• у сотрудника недостаточно информации о задаче,
• задачи описаны неточно,
• условия труда не соответствуют ожиданиям,
• проблемы с руководством,
• межличностные разногласия. 

Психолог К. Томас выделил 5 стратегий поведения в конфликтных ситуациях:

1. Соперничество — когда сотрудник реализует свои интересы за счет интересов других;
2. Приспособление — одна из сторон приспосабливается;
3. Избегание — уход от конфликтной ситуации;
4. Компромисс — частичные уступки в решении задач;
5. Сотрудничество — решение, которое устраивает все стороны конфликта. 

В разных ситуациях каждая из стратегий имеет право на жизнь — здесь нужно действовать по ситуации. Но чаще всего в работе стоит стремиться к стратегии сотрудничества. Для этого придется научиться слушать коллег и быть готовым к диалогу. 

Совет № 7. Уделяйте внимание развитию сотрудников

Развитие — важный элемент бизнеса. Компании, которые инвестируют в сотрудников, в итоге получают повышение производительности — вложения в персонал улучшают показатели в среднем на 46%. Развивать профессиональный уровень сотрудников можно разными способами:

• внешние и внутренние курсы,
• менторинг старших коллег,
• разработка индивидуальных планов развития,
• заказ профессиональной литературы. 

Совет № 8. Делегируйте

Делегирование — важный навык для любого руководителя. Он способствует развитию сотрудников и помогает лидеру разгрузиться, чтобы уделить больше внимания построению процессов, а не решению частных вопросов.

Совет № 9. Старайтесь не допускать переработок сотрудников

Переработки возможны, если ситуация действительно неординарная и команда не успевает закончить проект. В таком случае переработку можно оплатить дополнительно. 

Однако регулярные переработки — это негативная практика. Согласно исследованию ВОЗ, переработки увеличивают на 42% риск болезней сердца, на 19% — возникновения инсульта. Кроме того, из-за регулярных задержек на работе сотрудники становятся менее работоспособными и быстрее выгорают. 

⌘⌘⌘

Сотрудники — главный ресурс организации, поэтому важно правильно выстраивать коммуникацию в команде. Мотивированные работой и вдохновленные компанией сотрудники помогут ей развиваться, избежать проблем и выполнять проекты в срок. 

А больше полезных вебинаров вы найдете на нашем Youtube-канале!