Как заранее узнать о выездной налоговой проверке и подготовиться

Компании и ИП обязаны вовремя платить налоги, сборы и взносы. Чтобы подтвердить честность расчетов, они сдают декларации в налоговую (ФНС). Но если у инспекции возникнут сомнения в правильности данных, она может назначить выездную проверку. Разбираемся, как проходит такая проверка, можно ли ее предугадать и как к ней подготовиться.

Что такое выездная налоговая проверка и какие ее виды существуют

Выездная налоговая проверка (ВНП) представляет собой не удаленный, а именно выездной контроль. Его цель — проверить, насколько правильно и своевременно бизнес платит налоги, насколько хорошо он соблюдает нормы и требования закона. 

ВНП можно разделить на два вида:

• Тематическая проверка. В этом случае инспектор проверяет один или несколько налогов, чтобы развеять какие-либо подозрения относительно деятельности бизнеса. Например, ФНС может проверить только НДФЛ или НДФЛ и взносы, чтобы убедиться, что фирма не занижает доходы работников.
• Комплексная проверка. В этом случае инспектор проверяет все налоги, сборы и взносы, которые обязан платить бизнес, а также бухгалтерские и касающиеся сделок с контрагентами документы. 

Есть еще камеральная проверка, когда ФНС с помощью специальных программ автоматически сверяет декларации, счета-фактуры, данные банков, контрагентов и другие сведения. Но при камеральной проверке налоговая всё делает удаленно. 

Инспекторы ФНС перед проверкой могут изучить сведения о бизнесе через открытые источники. В таком случае сайт с информацией об условиях сотрудничества и кейсами покажет, что бизнес надежный. Доверьте Рег.решению создание сайта под ключ — всего за 7 дней. Привлекайте клиентов, продвигайте бизнес и делайте бренд узнаваемым.

Где проводится выездная налоговая проверка

При ВНП инспектор лично приезжает на предприятие или в офис налогоплательщика, разговаривает с начальством и сотрудниками, осматривает помещения, запрашивает документы: акты, договоры, накладные, книги учета.

За какой период проверяются налоги в рамках ВНП

Период проверки не должен превышать трех лет, предшествующих нынешнему году, то есть тому году, когда налоговая вынесла решение о проверке. 

Например, если решение о ВНП принято в 2026 году, то инспектор вправе запросить документы за 2023, 2024 и 2025 годы. Конечно, на усмотрение налоговой, срок может быть и меньшим — например, только 2025 год. 

А еще сотрудники налоговой могут проверять завершившиеся налоговые периоды текущего года, если они закончились до даты вынесения решения о проведении ВНП.

Например, решение вынесено 10 августа 2026 года. Проверяют НДС, по которому налоговый период — квартал. Тогда ФНС вправе включить в проверку:

• I квартал 2026 года (январь — март), так как он завершен;
• II квартал 2026 года (апрель — июнь), так как он тоже завершен. 

А III квартал 2026 года (июль — сентябрь) включить нельзя, так как этот налоговый период еще не завершен.

Как налоговая выбирает компании для проверки

Под внимание ФНС попадают не все компании и ИП подряд, а только те, которые работают недобросовестно и соответствуют критериям риска, описанным в Приложении № 2 к приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@. 

Например, среди критериев есть следующие:

• налоговая нагрузка налогоплательщика в среднем ниже, чем у похожих фирм и ИП, работающих в той же отрасли;
• по документам бизнес работает в убыток уже несколько налоговых периодов;
• у компании слишком большие суммы налоговых вычетов;
• заработная плата работников слишком низкая;
• налогоплательщик не предоставляет ФНС пояснения или запрашиваемые документы;
• налогоплательщик неоднократно снимается с учета в ФНС и вновь на него становится.

Поскольку налоговых подразделений в городе может быть несколько, то решение о проверке принимает орган по месту нахождения организации, а если проверяют индивидуального предпринимателя — то по месту жительства физлица.

На каких основаниях сотрудник ИФНС проводит ВНП

Чтобы провести выездную налоговую проверку, необходимо письменное решение руководителя ИФНС или его заместителя. Такой документ должен содержать:

• полное и сокращенное наименование фирмы или Ф. И. О. налогоплательщика, если это ИП;
• предмет проверки — должны быть перечислены налоги, правильность исчисления и уплаты которых собираются проверить;
• периоды, за которые будет проводиться проверка;
• а также должности и Ф. И. О. сотрудников ФНС, которые будут проверять.

Важно: если в решении будут ошибки — например, неправильно указано название компании, — бизнес имеет право не пускать проверяющих на свою территорию. Но если ошибка несущественная, то с контроллером конфликтовать не стоит, его можно впустить. Зато потом, если будут споры с налоговой по результатам проверки, выиграть их будет проще, указав на ошибку в решении.

Может ли бизнес заранее узнать о предстоящей выездной проверке, чтобы успеть к ней подготовиться

ФНС не предупреждает бизнес о своих решениях, поэтому заранее и точно узнать о предстоящей выездной налоговой проверке не получится. 

Но есть косвенные признаки, которые могут стать для бизнеса сигналом о возможной ВНП:

• ФНС увеличивает количество запросов документов, запрашивает данные за последние 3 года;
• требует предоставить пояснения по сделкам;
• проявляет интерес к отдельным контрагентам;
• звонит и интересуется, работает ли офис, не собирается ли директор в отпуск;
• вызывает представителя компании или ИП на комиссию (беседу), задает вопросы. 

Если было незаконное обналичивание средств, бизнес может получить запрос от полиции. Например, компания закупала товары (материалы) у поставщика, который оказался фирмой-однодневкой и участвовал в цепочке по выводу денег. 

Один такой фактор не означает скорую проверку, но совокупность признаков может говорить о том, что налоговая проводит предпроверочный анализ.

Чтобы визиты налоговой службы не застали врасплох, нужно всегда держать документы в порядке и выбирать надежных контрагентов. Если же вы понимаете, что в документации есть недочеты, которые требуют доработки, важно устранить их заранее. Это поможет предотвратить многие негативные последствия.

Как бизнесу подготовиться к ВНП, если есть подозрения, что она все-таки будет

Самые распространенные проблемы, которые в итоге становятся предметом споров с налоговыми органами, следующие:

• неполный комплект первичных документов;
• формальный документооборот;
• недостаточная проверка собственных контрагентов.

Чтобы убрать или сгладить эти проблемы, бизнесу стоит провести подготовку к выездной налоговой проверке, а именно — организовать внутренний аудит. Аудит поможет выявить слабые места и подготовить доказательную базу по спорным операциям. И чем раньше компания начнет такую самопроверку, тем меньше вероятности, что налоговая найдет нарушения и начислит штраф.

Вот какие документы нужно будет проверить:

• бухгалтерскую отчетность за последние 3 года;
• налоговую отчетность за последние 3 года;
• договоры с контрагентами;
• акты выполненных работ;
• счета-фактуры;
• документы, подтверждающие фактическое исполнение обязательств по сделкам.

Также проверьте партнеров на добросовестность в сервисах проверки контрагентов, если вы ранее этого не сделали. Если обнаружите у какого-либо контрагента признаки фирмы-однодневки, безопаснее будет прекратить сотрудничество. 

Если у вас есть штатные сотрудники, проверьте трудовые договоры, а также убедитесь, что страховые взносы и НДФЛ своевременно рассчитаны и уплачены.

Перед приходом налоговой заранее назначьте ответственных сотрудников и разработайте регламент взаимодействия с инспекторами. Можно даже нанять стороннего специалиста. Делается это для того, чтобы все опросы обрабатывались централизованно, не было противоречивых ответов и не терялись документы.

Важно: не стоит ждать первых сигналов и только потом готовиться. Хорошие результаты дает регулярный внутренний аудит, автоматизация документооборота и проверка всех контрагентов перед заключением сделок.

Сколько длятся выездные проверки и как часто ФНС может их проводить

Итак, руководитель ИФНС или его заместитель вынес решение о проверке бизнеса. С этого момента у инспектора (или нескольких инспекторов, указанных в решении) есть два месяца, чтобы ее провести и завершить. Если дата окончания проверки выпадает на выходной день, то последний день проверки переносится на следующий рабочий день, но вообще необязательно тянуть до последнего дня — можно закончить ее и раньше. 

Проверяющий может заранее направить копию решения собственнику бизнеса или его представителю. Но возможна и такая ситуация, что инспектор придет на предприятие или в офис в течение этих двух месяцев без предупреждения, предъявит решение о проверке и свое удостоверение, после чего сразу начнет проверку. 

На практике налоговая также может сначала направить бизнесу требование о предоставлении документов. А после получения и изучения документов проверяющие приходят на объект, предъявляют решение и начинают проверять документы на месте, а также беседовать с сотрудниками.

Иногда инспекция может продлить срок проверки до 4, а в исключительных случаях — до 6 месяцев. Еще проверку могут приостановить на срок до 6 месяцев, чтобы запросить документы или информацию. 

Важно: по закону налоговая не может проводить две и более ВНП по одним и тем же налогам за один и тот же период. Также они не могут проводить более двух ВНП в год, если только не получат на это специальное решение руководителя ФНС России (центрального аппарата). В редких случаях вместе с продлениями и приостановками проверка может длиться до года.

Как заканчивается выездная проверка

Допустим, ВНП проводилась в обычном режиме без приостановлений и продлений. В этом случае в последний день двухмесячного периода проверяющий обязан составить справку о проведенной проверке и вручить ее налогоплательщику или его представителю.

Также ВНП может закончиться раньше двух месяцев или позже, если были продления или приостановки. Но в любом случае инспектор составит справку. После составления справки у налогового органа есть два месяца на подготовку акта ВНП. И уже после получения акта бизнес может в течение месяца подать возражение, если не согласен с итогами. 

Часто задаваемые вопросы

Что такое предпроверочный анализ налоговой службы?

Перед тем как назначить проверку, налоговая проводит всесторонний автоматизированный предпроверочный анализ. В ходе такого анализа ФНС дистанционно изучает информацию о компании или ИП, собранную из внутренних и внешних источников.

Подробнее о предпроверочном анализе можно почитать в приказе ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@: там есть пункт 3 «Структура отбора налогоплательщиков для проведения выездных налоговых проверок».

Может ли бизнес в будущем предотвратить выездные налоговые проверки? 

В приказе ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ есть пункт 4 «Критерии самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков». В этом пункте описана концепция самопроверки, благодаря которой бизнес может с высокой долей вероятности предотвратить ВНП. Намного дешевле предупреждать риски заранее, чем устранять последствия уже после проверки.

Что делать, если во время подготовки к ВНП вы обнаружили ошибки?

Ошибки нужно устранить. Например, если нашли ошибки в налогах — оплатите их и подайте уточненную декларацию. Если обнаружились неточности в документах — исправьте их или подготовьте пояснения. 

Может ли ФНС до начала проверки запросить документы у контрагентов?

Да, такое возможно, и налоговая часто так делает — это называется встречной проверкой. В таких случаях ФНС вашего контрагента присылает требование. И если к этому требованию приложено поручение от другой налоговой (вашей), то, вероятно, для вас это предстоящая ВНП.