e КУДИР — что это такое и как вести книгу учета доходов и расходов

Как вести КУДИР: книга учета доходов и расходов для ИП и компаний

Если вы начинаете свой путь в бизнесе как индивидуальный предприниматель или руководитель небольшой компании, то скоро столкнетесь с загадочной аббревиатурой — КУДИР. Это официальный финансовый дневник вашего дела. Вести его не так сложно, как кажется, а польза огромная — и не только для налоговой инспекции, но и для бизнеса.

Что такое КУДИР (книга учета доходов и расходов)

КУДИР — это сокращенное название Книги учета доходов и расходов. По сути, это специализированный регистр, в котором коммерсанты и компании на определенных видах систем налогообложения фиксируют свои деловые перечисления. Чаще всего ее используют те, кто применяет упрощенную систему налогообложения (УСН) или патент (ПСН). Это не просто тетрадь, куда вы записываете свои доходы и расходы в свободной форме. Книга имеет утвержденную форму и четкие правила заполнения.

Источник: Freepik. На основании записей в КУДИР вы в конце периода рассчитываете сумму налога, которую должны заплатить государству

Зачем нужно вести КУДИР

Ведение этой книги преследует две главные цели, одна из которых обязательная, а вторая — очень полезная. Вот зачем нужна книга:

Чтобы правильно рассчитать налог и отчитаться перед государством. Это основная и самая важная статья. Налоговая инспекция может в любой момент запросить книгу для проверки. Если ее не будет или она будет заполнена с ошибками, это может повлечь за собой штрафы. Именно данные из КУДИР служат основанием для цифр в налоговой декларации.
Чтобы контролировать финансы собственного бизнеса. Книга учета — это прекрасный инструмент для анализа. Она наглядно показывает, откуда приходят деньги, на что они тратятся, какие направления деятельности самые прибыльные, а где можно сократить издержки.

Источник: Freepik. Регулярное ведение КУДИР помогает держать руку на пульсе своего дела и принимать взвешенные управленческие решения

Как вести КУДИР правильно

Чтобы ваш финансовый дневник был в порядке, достаточно соблюдать несколько простых, но важных правил.

Основные правила ведения книги

Формат. Книгу можно вести и на бумаге, и в компьютере. Электронный вариант сегодня популярнее — его ведут на специальных сайтах или в таблицах. Но в конце года онлайн-книгу приходится распечатывать, проводить нумерацию страниц, прошнуровать и ставить подпись руководителя и печать (когда она заведена).
Хронология. Все операции вносятся в книгу по строгой хронологии, когда они совершены. Нельзя записывать декабрьские события раньше июльских.
Документальное подтверждение. Каждая запись, будь то доход или расход, должна быть подкреплена первичным документом: кассовым чеком, выписками из банков, платежными поручениями, актами выполненных работ. Без документа запись считается недействительной.
Полнота и непрерывность. В КУДИР необходимо вписывать абсолютно все перечисления, связанные с предпринимательской деятельностью. Ничего нельзя упускать или скрывать.
Единая книга на один год. Каждый календарный год заводится новая версия.

Частые ошибки при ведении КУДИР

Запись «по памяти». Вносить цифры без подтверждающего документа — грубейшая ошибка. Налоговая не примет такие записи к учету.
Неправильный момент учета (кассовый метод). Доходы и расходы в КУДИР учитываются «по кассовому методу». Это значит, что доход записывается в тот день, когда деньги фактически поступили на ваш счет или в кассу, а расход — в день, когда вы их фактически потратили. А не в день, когда вы выставили счет или получили товарную накладную.
Смешивание личных и деловых финансов. Особенно актуально для ИП. Покупка продуктов для дома — это не расход бизнеса, даже если вы оплатили ее с предпринимательского счета. В КУДИР отражаются только деловые операции.
Ведение книги раз в год. Пытаться восстановить учет за весь год в последний момент — прямой путь к ошибкам, потерянным документам и головной боли.

Источник: Freepik. Лучше записывать все в КУДИР регулярно: раз в день или хотя бы раз в неделю

Как вести книгу учета доходов

Учет операций — обязательная процедура для всех, кто ведет КУДИР, независимо от выбранного вида налогообложения («доходы» или «доходы минус расходы»).

Регистрация доходов по категориям

Для налогового учета все доходы от работы предпринимателя, как правило, попадают в одну общую категорию. Это выручка от реализации товара, выполнения работы или продажи услуг, а также некоторые внереализационные доходы (например, проценты, полученные от банка на остаток по счету).

Формат записи доходов и примеры

Каждая запись о доходе должна содержать несколько обязательных элементов:

Порядковый номер записи.
Дата и номер первичного документа.
Что это за операция.
Какой доход.

Пример правильной записи о доходе:

№ п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Сумма (руб.)
15	20.05.2024, Выписка по расч. счету	Поступление оплаты от ООО «Салют» по договору №45	150 000,00
16	21.05.2024, Кассовый чек №0034	Розничная выручка за день	25 300,00

Как вести книгу учета расходов

Этот раздел заполняют только те предприниматели и организации, которые выбрали систему УСН «доходы минус расходы». Их задача — не просто зафиксировать траты, а доказать налоговой, что эти расходы были экономически обоснованы и направлены на получение дохода.

Классификация и учет расходов

Не любой расход можно учесть для уменьшения налога. Список разрешенных расходов строго определен Налоговым кодексом. К ним относятся:

Закупка товаров для перепродажи.
Закупка сырья и материалов для производства.
Расходы на оплату труда сотрудников и страховые взносы.
Арендные платежи за офис или склад.
Расходы на рекламу.
Услуги связи, коммунальные платежи.

Важно, чтобы расход был не только оплачен, но и фактически получен (товар оприходован на склад, услуга оказана и подтверждена актом).

Примеры правильного оформления расходов

Запись о расходе по своей структуре похожа на запись о доходе, но отражает траты.

Пример правильной записи о расходе:

№ п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Сумма (руб.)
21	22.05.2024, Плат. поручение №112	Оплата поставщику ООО «Компонент» за товар по накладной №87	85 000,00
22	23.05.2024, Акт выполненных работ №3	Оплата за услуги интернет-провайдера за май	2 500,00

Источник: Freepik. Потратив немного времени на то, чтобы разобраться в правилах и вести книгу регулярно, вы не только обеспечите себе спокойствие при общении с налоговой, но и получите мощный инструмент для управления делом

Как вести книгу учета доходов и расходов для ИП

Для индивидуального предпринимателя КУДИР — это главный финансовый документ. Порядок его ведения напрямую зависит от того, какую систему налогообложения вы выбрали. Выбор повлияет на то, какие разделы книги будут самыми важными.

Оформление доходов и расходов в зависимости от системы налогообложения

Если вы на УСН «Доходы» (6%)
Ваша главная задача — тщательно и аккуратно заполнять раздел «Доходы». Каждый рубль, поступивший от предпринимательской деятельности, должен быть отражен. Раздел «Расходы» вы можете не заполнять, так как ваши траты не влияют на сумму налога. Однако многие опытные предприниматели все равно ведут учет расходов «для себя» — это помогает понять реальную прибыльность бизнеса.
Если вы на УСН «Доходы минус расходы» (15%)
Для вас одинаково важны оба раздела — и «Доходы», и «Расходы». Ваша налоговая база — это разница между ними. Поэтому вам нужно не просто записывать каждый расход, но и быть готовым подтвердить его документально и доказать, что он был необходим для ведения бизнеса. Чем больше обоснованных расходов вы покажете, тем меньше будет ваш налог.
Если вы на Патенте (ПСН)
Предприниматели на патенте ведут книгу учета доходов (она очень похожа на КУДИР, но формально это другой документ) с одной основной целью: контролировать лимит годового дохода, установленный для этого режима (60 млн рублей). Если доход превысит этот лимит, вы потеряете право на патент. Расходы в этой книге не отражаются.

Образцы и формы для ИП

Форма КУДИР является стандартной и утверждена приказом Минфина. Вам не нужно ничего изобретать. Готовый бланк можно:

Скачать в интернете и вести в программе Excel или Google Таблицах.
Использовать специализированные онлайн-сервисы для бухгалтерии, которые часто заполняют книгу автоматически на основе ваших банковских операций.

Книга состоит из титульного листа и нескольких разделов. Для большинства ИП на УСН главным является Раздел I «Доходы и расходы». Остальные разделы касаются более специфических операций, например, учета основных средств.

Правильное ведение учета — это один из столпов порядка в бизнесе. Другой не менее важный — ваше профессиональное представительство в интернете. Так же, как вы заводите КУДИР для наведения порядка в финансах, стоит завести и свой собственный сайт для наведения порядка в коммуникациях с клиентами.

Сделать этот шаг просто: компания Рег.ру предлагает сервисы для бизнеса, где вы можете в одном месте зарегистрировать доменное имя для компании, подобрать быстрый и надежный хостинг, чтобы сайт всегда был доступен, и даже создать его самостоятельно с помощью простого конструктора, не имея навыков программирования.

Когда и как сдавать КУДИР

Здесь многих новичков ждет приятный сюрприз. В отличие от налоговой декларации, которую нужно сдавать регулярно, с КУДИР все немного иначе.

Порядок сдачи в налоговую инспекцию

Сдавать КУДИР в налоговую инспекцию каждый год не нужно. Вы обязаны предоставить ее только по требованию инспектора, например, во время камеральной или выездной проверки.

Если такое требование поступило, у вас есть 10 рабочих дней, чтобы ее предоставить. Если вы вели книгу в электронном виде, вам нужно:

Распечатать все заполненные страницы.
Пронумеровать их по порядку.
Прошнуровать книгу (продеть нитку через дырочки и завязать узел на последней странице).
На узел наклеить небольшой листок бумаги и написать: «Пронумеровано и прошнуровано N страниц», где N — количество страниц.
Поставить свою подпись (и печать, если она есть) так, чтобы она заходила и на листок, и на последнюю страницу книги.

После этого книга передается в налоговую инспекцию.

Сроки хранения книги

Даже после того, как год закончился и налог уплачен, выбрасывать КУДИР нельзя. Закон требует хранить книгу учета (а также все подтверждающие документы к ней) в течение пяти лет.

Источник: Freepik. Этот срок установлен потому, что налоговая инспекция имеет право проводить проверки за предыдущие периоды. Поэтому убедитесь, что ваш архив в полном порядке

Заключение

Итак, мы прошли путь от понимания, что такое КУДИР, до правил ее хранения. Как вы понимаете, эта книга помогает быть честным перед государством и избегать проблем с налоговой. Но что еще важнее, она помогает вам быть честным с самим собой. КУДИР — это зеркало вашего бизнеса, которое показывает финансовые успехи и слабые места. Относитесь к ней как к помощнику, и она сослужит вам добрую службу на пути к процветанию вашего дела.

Андрей Лебедев

Сервисы для бизнеса