Обособленное подразделение: как открывать и ставить на учет части компании

У любой компании есть адрес, по которому она «прописана», то есть зарегистрирована в ЕГРЮЛ. Но склад и офис с бухгалтерами и маркетологами далеко не всегда должны быть в одном и том же здании. А крупным фирмам нужно открывать офисы в других городах. Во всех этих случаях создаются обособленные подразделения, которые важно правильно зарегистрировать в ФНС.

Что такое обособленное подразделение

Обособленное подразделение (ОП) организации — это часть компании, которая работает не по тому адресу, что указан в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), структурная единица организации, которая находится за пределами основного офиса компании, но при этом является ее частью.

Часто предприятию удобно создать обособленное подразделение, например, производственные мощности расположены в одном районе города, а офис продаж — в другом. Или компания расширяется и хочет побороться за рынки других регионов, тогда головной офис, скажем, в Москве, будет открывать филиал, например, в Нижнем Новгороде. ОП использует ресурсы головного офиса, но может иметь некоторую степень самостоятельности в принятии решений. Локальная команда может быстрее адаптироваться к изменениям в спросе или проявлять инициативу, разрабатывая уникальные предложения для своих клиентов.

Навести порядок в электронном документообороте помогут сервисы для бизнеса от компании Рег.ру.

Виды обособленных подразделений

В зависимости от целей и задач организации, выделяются различные виды обособленных подразделений.

1. Филиалы. Структурные подразделения компании, у которых есть право работать с полным или практически полным функционалом головной организации.

Филиал наделен большей самостоятельностью и может осуществлять производственную и хозяйственную деятельность, участвовать в сделках, заключать договоры и получать прибыль. У него обычно есть собственное имущество, выделенное ему для осуществления деятельности.

2. Представительства. Подразделения, которые представляют интересы и защищают права основной организации, но, в отличие от филиалов, не осуществляют коммерческую деятельность.

Представительство ограничено в полномочиях и не может вести самостоятельную коммерческую деятельность. Оно действует на основании доверенности, но его функции ограничены представительскими обязанностями.

3. Иные ОП. Дополнительные обособленные подразделения: производственные участки, склады и другие юниты, созданные для выполнения вспомогательных функций. Они оптимизируют производственные процессы и снижают издержки. Например, производственные участки делают рядом с источниками сырья или рынками сбыта.

С точки зрения налогообложения и бухгалтерского учета филиал и представительство также различаются. Первая структура сложнее, она требует отдельного бухгалтерского учета, облагается налогами на общих основаниях, в то время как представительство обычно использует упрощенные схемы учета и налогообложения. 

В ЕГРЮЛ вносятся сведения только о филиалах и представительствах.

Как открыть обособленное подразделение и зарегистрировать в налоговой

Процедура не сильно отличается от открытия, скажем, ИП.

1. Определитесь с местоположением нового подразделения. Это может быть офис, склад или производственное помещение. Для регистрации ОП нужно, чтобы в помещении было организовано рабочее место хотя бы для одного работника, с которым заключен трудовой договор. 
2. Соберите необходимые документы: решение о создании подразделения, информацию об арендодателе или договор аренды помещения, копии учредительных документов компании.
3. Уведомите налоговую инспекцию о создании обособленного подразделения. Для этого надо заполнить форму: С-09-3-1 — для обычного ОП, Р13014 — для представительства или филиала. 
4. После подачи всех необходимых документов и их проверки налоговой инспекцией, вы получите свидетельство о регистрации обособленного подразделения. 
5. Назначьте ответственного сотрудника или команду, которые будут заниматься управлением на месте, определите порядок взаимодействия с головным офисом и обеспечьте всем необходимым для эффективной работы.

Как поставить обособленное подразделение на налоговый учет

Если вовремя не сообщить Налоговой о создании ОП, можно получить штраф. Филиалы и представительства ставятся на налоговый учет автоматически на основании данных, представленных в ЕГРЮЛ. То есть, кроме процедуры регистрации, предпринимателю не нужно прикладывать дополнительные усилия. 

О других созданных ОП организация должна сообщить самостоятельно. Срок подачи сообщения — один месяц со дня создания ОП. 

В случае формирования нескольких ОП в границах одного муниципального образования, можно выбрать одну из налоговых инспекций. Вместе с сообщением о создании ОП направьте уведомление по форме №1-6-Учет. Тогда и отчетность по всем ОП нужно будет сдавать только в одну инспекцию.

Как закрыть обособленное подразделение

Для закрытия ОП можно следовать пошаговому плану.

1. Филиал или представительство закрывают на основании решения собственников, а для иных подразделений, например, небольшой торговой точки, собрание не потребуется — достаточно решения руководителя. 
2. Необходимо провести полную инвентаризацию активов и обязательств подразделения. 
3. Юридически оформить решение о закрытии, издать соответствующие приказы, внести изменения в учредительные документы. 
4. Уведомить все заинтересованные стороны, включая контрагентов и сотрудников, о предстоящем закрытии. 
5. Рассчитаться с кредиторами, выплатить зарплаты сотрудникам, закрыть другие финансовые обязательства.
6. Завершающий этап — сдача отчетности и уведомление налоговых органов о прекращении деятельности.

Очень важно корректное завершение обязательств перед сотрудниками. Возможно, часть удастся перевести на другие вакансии в работающих подразделениях. Но если планируются сокращения, работникам нужно сообщить об увольнении за два месяца. Закрыть ОП можно только тогда, когда в нем не будут числиться сотрудники. 

Для юридической ликвидации ОП головной организации надо подать в ИФНС сообщение (заполнить форму С-09-3-2) не позже трех рабочих дней с момента закрытия. Если сведения об ОП были указаны в уставе компании, требуется внесение изменений через заявление по форме № Р13014 и обновление устава. Подайте документы в ИФНС по месту регистрации головной организации. 

Главное

1. Обособленные подразделения — это отдельные структуры организации, которые осуществляют ее функции или их часть.
2. Для создания ОП нужно решение учредителей или руководителя организации. Оно оформляется соответствующими документами и регистрируется в налоговых органах.
3. Нужно вести бухгалтерский учет за ОП и налоговую отчетность, аналогичную основной организации, но с учетом территориальных особенностей.
4. ОП могут иметь особый порядок налогообложения, который зависит от их местонахождения и вида деятельности.
5. Задачи ОП определяются руководством организации и включают выполнение определенных задач, связанных с производственной, коммерческой или другой деятельностью.
6. Процедура закрытия обособленного подразделения включает принятие решения о его ликвидации, выполнение всех финансовых обязательств и снятие с учета в налоговых органах.

Ирина Рудевич