Отдел кадров: зачем он нужен и чем полезен бизнесу

В маленьких компаниях кадрового отдела может и не быть: его задачи берут на себя руководители организации или главный бухгалтер. Но чем больше сотрудников, тем очевиднее становится необходимость в создании подразделений HR-специалистов.

Чем занимается отдел кадров

Отдел кадров, или, как его еще называют, отдел по управлению персоналом, — это подразделение в организации, которое отвечает за все аспекты, связанные с работой сотрудников. Основные функции отдела кадров: подбор и наем персонала, оформление трудовых договоров, ведение личных дел работников, мониторинг рабочего времени, профессиональное развитие и обучение сотрудников. 

Кроме того, отдел кадров занимается вопросами льгот и компенсаций, обеспечивает соблюдение трудового законодательства и помогает поддерживать хорошие отношения между руководством и персоналом.

Деятельность сотрудников отдела кадров регулируется Трудовым кодексом, который предусматривает правила и нормы трудовых отношений, а также федеральными законами о защите персональных данных, о занятости населения, о социальном страховании и о пенсионном обеспечении.

Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания reg.ru.

Цели и задачи кадрового отдела

Основная цель отдела кадров — способствовать достижению стратегических целей компании путем управления человеческими ресурсами. 

Среди задач кадрового отдела можно выделить следующие.

1. Набор и подбор персонала. Кадровый отдел разрабатывает и реализует стратегии привлечения и отбора компетентных специалистов, способных внести вклад в развитие компании. Это включает в себя проведение интервью, оценку навыков и согласование условий найма.
2. Обучение и развитие. Для повышения производительности сотрудников кадровый отдел организует тренинги, образовательные программы и семинары. Это позволяет работникам развивать свои профессиональные навыки и адаптироваться к изменяющимся требованиям бизнеса.
3. Управление эффективностью. Кадровый отдел устанавливает и контролирует показатели эффективности, проводит регулярные оценки производительности сотрудников, помогает в постановке индивидуальных целей и разработке планов профессионального роста.
4. Комплексное вознаграждение и льготы. Разработка систем вознаграждения и программ льгот с целью мотивации сотрудников и удержания ключевых специалистов. Это включает в себя не только денежное вознаграждение, но и разнообразные бонусы, социальные пакеты и другие формы поощрения.
5. Управление трудовыми отношениями. Обеспечение соблюдения трудового законодательства, разрешение конфликтов и поддержание позитивной рабочей атмосферы. Создание справедливых условий труда и развитие корпоративной культуры.
6. Административная поддержка. Ведение кадровой документации, управление отпусками и больничными, а также поддержка в вопросах занятости, таких как переводы и увольнения. 

Функции отдела кадров

Среди ключевых обязанностей отдела кадров на предприятии можно выделить:

• контроль потребности в персонале и подбор сотрудников совместно с руководителями отделов;
• подготовка штатного расписания организации;
• ведение личных дел работников, предоставление справок и копий трудовых и финансовых документов по их запросу;
• управление трудовыми книжками, включая их прием, выдачу, заполнение и хранение;
• учет рабочего времени и отпусков (составление графиков, оформление документов и выплат);
• организация процессов аттестации сотрудников;
• разработка вариантов повышения квалификации для работников.

Взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями

Отдел кадров — связующее звено между руководством компании и ее сотрудниками. HR-специалисты активно взаимодействуют со всеми подразделениями организации. От эффективности этого взаимодействия зависит не только удовлетворенность сотрудников, но и успешность работы всей компании. 

Например, один из ключевых аспектов работы отдела кадров связан с процессом найма новых сотрудников. При поиске кандидатов HR-специалисты тщательно обсуждают с руководителями различных подразделений их текущие потребности — будь то технические навыки, опыт работы в конкретной индустрии или личные качества, способствующие вливанию в уже сложившуюся команду. В процессе отбора кандидатов отдел кадров активно взаимодействует с руководством подразделений, предоставляя им всю необходимую информацию и организуя собеседования. 

Взаимодействие отдела кадров с руководителями подразделений продолжается и после завершения найма. Например, при оценке эффективности работы сотрудников менеджеры предоставляют HR-отделу обратную связь, что позволяет корректировать программы обучения и повышения квалификации персонала. Также совместно разрабатываются инициативы по мотивации и удержанию талантливых сотрудников.

Структура отдела кадров

Отдел кадров может состоять из одного специалиста в маленькой компании, а может быть целым департаментом с десятками сотрудников. Это зависит от количества людей в организации и задач, которые ложатся на плечи HR-специалистов. 

В крупных компаниях предусматривают отдельные подразделения, например, подразделение по подбору персонала, в котором есть ведущий менеджер и специалисты, работающие под его руководством. Отдельно — подразделения по учету и по обучению и развитию персонала. Структура определяется руководством компании в зависимости от целей и задач. Например, в организации может работать специалист, ответственный за дистанционное обучение сотрудников. 

Главное

Отдел кадров традиционно ассоциируется с рутинной административной работой: ведением документации и управлением отпускными графиками. На самом деле его сотрудники выполняют значительно более сложные и многогранные функции.

1. Формируют корпоративную культуру и поддерживают мотивацию сотрудников. Это достигается через разработку и внедрение программ развития, оценку эффективности работы и организацию мероприятий для укрепления командного духа. Понимание мотивационных механизмов и нужд каждого сотрудника — основная задача HR-специалистов.
2. Особое внимание уделяется подбору персонала. Отдел кадров разрабатывает и реализует стратегии поиска талантов, которые соответствуют долгосрочным целям компании. Процесс подбора персонала включает в себя поиск сотрудников по базам, просмотр и проверку резюме, традиционные собеседования и онлайн-переговоры.  
3. HR-специалисты помогают организациям адаптироваться к изменяющимся условиям рынка. Это может включать в себя переквалификацию сотрудников, внедрение гибких графиков работы или управление процессом цифровой трансформации.
4. Отдел кадров обеспечивает соблюдение трудового законодательства и этических стандартов.

Ирина Рудевич