Узнайте, как правильно организовать приемку товаров по качеству и количеству: инструкция, сроки, порядок действий, акты и система контроля качества.
Приемка товара по качеству и количеству — это комплекс мероприятий, в процессе которых вы устанавливаете соответствие фактически поставленного товара условиям договора, требованиям технических регламентов, стандартов и других нормативных документов. Она включает в себя проверку соответствия товара по внешним признакам, маркировке, комплектности, а также по количественным показателям (вес, объем, количество единиц). Цель приемки — выявление недостатков товара и предотвращение поступления некачественной или некомплектной продукции в дальнейшее производство или продажу.
Для развития бизнеса и контроля над основными процессами используйте сервисы для бизнеса на сайте Рег.ру. Например, здесь можно создать домен для сайта.
Процесс приемки товаров по качеству обычно включает несколько этапов, каждый из которых играет свою отдельную роль в обеспечении соответствия продукции установленным требованиям:
На первом этапе осуществляется визуальный осмотр товара на предмет видимых повреждений, дефектов, следов неправильной транспортировки или хранения. Проверяется целостность упаковки, наличие и соответствие маркировки требованиям нормативных документов и договора. Маркировка должна содержать информацию о наименовании товара, его производителе, дате производства, сроке годности (если применимо), а также другие сведения, необходимые для идентификации продукции.
Далее проводится более детальная проверка соответствия товара требованиям стандартов (ГОСТ, ТУ), технических регламентов и условиям договора поставки. Проверяются характеристики товара, указанные в сопроводительной документации (сертификаты, паспорта качества). В случае необходимости проводятся испытания и измерения для определения соответствия фактических параметров товара установленным нормам. Особое внимание уделяется показателям, влияющим на безопасность и потребительские свойства продукции.
При проведении приемки необходимо использовать техническую документацию, предоставленную поставщиком, а также нормативные документы, такие как ГОСТы и технические регламенты. Техническая документация содержит информацию о технических характеристиках товара, методах его испытаний, требованиях к упаковке и маркировке. ГОСТы устанавливают обязательные требования к качеству продукции, методам ее контроля и правилам приемки. Использование этих документов позволяет объективно оценить соответствие товара установленным требованиям и избежать разногласий с поставщиком.
Сроки приемки товаров по качеству и количеству определяются законодательством и договором поставки. Важно соблюдать установленные сроки, так как их нарушение может привести к утрате права на предъявление претензий поставщику в случае обнаружения недостатков товара. Общие сроки приемки обычно составляют несколько дней с момента получения товара, но конкретные сроки могут варьироваться в зависимости от типа товара, условий договора и других факторов. Рекомендуется согласовывать с поставщиком сроки приемки заранее и фиксировать их в договоре поставки для предотвращения возможных споров в будущем.
Правильно организованная приемка позволяет своевременно выявить дефекты, несоответствия, недостачу и принять меры для защиты интересов организации.
Ответственность за проверку качества товара несет лицо, назначенное приказом руководителя организации. Как правило, это сотрудник отдела контроля качества, товаровед, кладовщик или другое уполномоченное лицо. В крупных компаниях может быть создана специальная комиссия по приемке товаров.
Результаты приемки товаров по качеству обязательно фиксируются в документах. Основной из них — акт приемки товара по качеству. Кроме того, в зависимости от ситуации, могут оформляться следующие документы:
Акт приемки товара по качеству — документ, фиксирующий приемку товара и его соответствие требованиям. Содержит реквизиты сторон, информацию о товаре и сопроводительных документах, описание процесса приемки, результаты с указанием дефектов, заключение о соответствии и подписи ответственных лиц с датой составления. Составляется в нескольких экземплярах.
Разумеется, приемка товара должна осуществляться в строгом соответствии с условиями договора поставки и действующим законодательством. Стороны договора должны четко определить критерии качества товара, методы его контроля и порядок разрешения споров в случае выявления несоответствий. Если вы соблюдаете эти правила, то легко сможете избежать конфликтных ситуаций и защитить интересы обеих сторон. Кстати, в случае обнаружения скрытых дефектов, которые не могли быть выявлены при обычной приемке, покупатель имеет право предъявить претензии поставщику в течение гарантийного срока или срока годности товара.
Этот комплекс мер охватывает все стадии производства — от закупки сырья до отгрузки готовой продукции — и реализуется как внутренними, так и внешними механизмами контроля. В результате на предприятии можно достигнуть улучшения качества продукции, снижения издержек, повышения конкурентоспособности и укрепления доверия потребителей.
Например, компания-производитель продуктов питания внедряет систему контроля качества, включающую проверку входящего сырья, контроль технологических параметров в процессе производства, анализ готовой продукции в лаборатории и регулярные аудиты со стороны независимой организации. Это позволяет компании гарантировать безопасность и соответствие продукции высоким стандартам, укрепляя доверие потребителей и обеспечивая конкурентное преимущество на рынке.
Внутренний контроль на производстве включает в себя различные методы и инструменты, в том числе входной контроль сырья и материалов, операционный контроль в процессе производства, контроль готовой продукции и статистический контроль качества:
Как и в любом другом процессе, важно соблюдение ряда принципов. Вам необходимо определить цели и задачи системы контроля качества, а также установить критерии оценки качества продукции. Затем надо разработать систему документации, которая будет регламентировать все этапы контроля качества, от входного контроля сырья до контроля готовой продукции. Обязательно обеспечьте обучение персонала, ответственного за контроль качества, и предоставить ему необходимые инструменты и оборудование. А еще нужно регулярно проводить аудит системы контроля качества и вносить необходимые корректировки для ее улучшения. Вовлекайте всех сотрудников предприятия в процесс улучшения качества и создавайте грамотную культуру качества.
— Какие документы необходимо проверить при приемке товара?
— Первостепенно сверьте товарную накладную (ТОРГ-12), счет-фактуру, транспортную накладную (если применимо) и спецификации к договору поставки. Убедитесь, что реквизиты поставщика и получателя указаны верно, а также проверьте соответствие наименования, количества и цены товара указанным в этих документах. Наличие сертификатов качества или деклараций соответствия требуется для товаров, подлежащих обязательной сертификации.
— Что делать, если при приемке обнаружены расхождения по количеству товара?
— Немедленно зафиксируйте факт расхождения в акте, указав конкретное количество недостающего или излишне поставленного товара. Составьте акт в присутствии представителя поставщика (если возможно) или независимого лица. Незамедлительно уведомите поставщика о выявленном расхождении и запросите инструкции по дальнейшим действиям: допоставка, корректировка документов, возврат излишков.
— Как правильно зафиксировать недостатки качества товара при приемке?
— Подробно опишите обнаруженные дефекты в акте приемки товара по качеству. Укажите характер дефекта (механические повреждения, царапины, сколы, несоответствие цвету, размеру), его расположение и количество товара, имеющего данный дефект. Приложите фотографии, подтверждающие наличие дефектов. Составьте акт в присутствии представителя поставщика (если возможно) или независимого лица. Уведомите поставщика о выявленных недостатках.
— В какие сроки необходимо осуществить приемку товара по количеству и качеству?
— Сроки приемки определяются договором поставки. Если сроки в договоре не указаны, руководствуйтесь действующим законодательством (например, условиями, предусмотренными Гражданским кодексом РФ). Важно соблюдать установленные сроки, так как их нарушение может привести к утрате права на предъявление претензий поставщику.
— Что делать, если поставщик отказывается признавать недостатки товара, выявленные при приемке?
— Направьте поставщику письменную претензию с подробным описанием выявленных недостатков и требованием об их устранении или компенсации. Приложите к претензии акт приемки товара по качеству, фотографии, копии сопроводительных документов. В случае отказа поставщика удовлетворить претензию, рассмотрите возможность обращения в суд или арбитраж.
— Какова ответственность покупателя при обнаружении недостатков товара?
— Покупатель обязан принять товар, соответствующий условиям договора. Однако, если при приемке обнаружены недостатки, покупатель имеет право отказаться от приемки дефектного товара, потребовать соразмерного уменьшения цены, безвозмездного устранения недостатков или возмещения расходов на их устранение. Конкретные права покупателя определяются договором поставки и действующим законодательством.
— Что такое скрытые недостатки товара и как их выявить?
— Скрытые недостатки — это дефекты, которые не могли быть обнаружены при обычной приемке товара. Они проявляются в процессе эксплуатации товара. Для выявления скрытых недостатков необходимо внимательно изучить техническую документацию, провести осмотр товара с использованием специальных инструментов и оборудования (если необходимо), а также протестировать товар в соответствии с инструкцией по эксплуатации.
— Как действовать, если обнаружены скрытые недостатки товара после его приемки?
— Немедленно уведомите поставщика о выявленных скрытых недостатках. Предоставьте поставщику возможность осмотреть товар и убедиться в наличии дефектов. Составьте акт о выявленных скрытых недостатках. Предъявите поставщику претензию с требованием об устранении недостатков или компенсации ущерба.
— Какие действия предпринять, если поставщик не предоставляет необходимые документы на товар?
— Не принимайте товар без необходимых документов. Запросите у поставщика недостающие документы. В случае отказа поставщика их предоставить, составляйте акт об отказе в приемке товара с указанием причины (отсутствие документов). Уведомите поставщика о необходимости предоставления документов для возобновления процесса приемки.
Ирина Рудевич
В мире, где ежедневные задачи сыплются как из рога изобилия, а список дел растет быстрее,…
Эффективный инструмент или дань моде? Рассказываем, зачем малому и среднему бизнесу свой сайт и как…
Рег.решение для профессионалов «Развитие личного бренда» — это готовая система, которая за 3 недели создаст…
Анализ рынка — это как разведка перед боем: прежде чем вложить деньги, запускать продукт или…
Когда бизнес растет, поток данных о клиентах превращается в лавину. Рекламные кампании, подписки, заказы, возвраты…
Представьте: вы приходите в новую компанию. Все новое — люди, процессы, правила, даже корпоративные чаты.…