Этот документ фиксирует принятые решения и поручения, обеспечивая их своевременное и качественное исполнение. Он подтверждает ход обсуждений и достигнутые договоренности, повышает ответственность участников и облегчает контроль за выполнением поставленных задач.
В ходе оперативных совещаний обсуждают, как идут дела у фирмы прямо сейчас, отсюда и название. Проходят они с определенной периодичностью, обычно раз в неделю, с участием руководителей отделов или структурных подразделений. Протокол такого совещания должен быть информативным и не содержать в себе лишней информации. Его цель — зафиксировать ключевые решения и ответственных за их выполнение, чтобы потом ничего не упустить. Протокол оперативного совещания — это краткая запись самых важных моментов, решений и поручений, прозвучавших на встрече команды. Это не дословная стенограмма, а скорее сжатый конспект, позволяющий быстро вспомнить, что обсуждалось и кто за что отвечает. Его цель — сохранить ясность и держать всех в курсе событий, особенно тех, кто не смог присутствовать.
Больше полезных сервисов для бизнеса можно найти на сайте Рег.ру.
В динамичном рабочем процессе легко упустить детали, а протокол становится надежной точкой опоры. Он помогает отслеживать прогресс задач, контролировать исполнение поручений и избегать недопониманий. Это, по сути, дорожная карта, указывающая, куда движется команда и кто ведет ее к цели.
Обычно его составляет секретарь или ответственный сотрудник, назначенный руководителем. Главное — чтобы у этого человека была хорошая внимательность и способность быстро конспектировать.
Зафиксированных в законодательстве требований к протоколам совещаний нет. Но в нем нужно отразить все важные процессы и результаты встречи. В протокол можно включить дату, время и место мероприятия, список присутствующих (и отсутствующих, если это важно), повестку дня (краткий перечень обсуждаемых вопросов), основные тезисы по каждому вопросу, принятые решения, план действий и конкретные поручения с указанием ответственных и сроков исполнения. Важно, чтобы информация была изложена четко и лаконично, без лишней воды. Главное, что должно быть в протоколе:
Избегайте сложных предложений и витиеватых формулировок. Используйте простой и понятный язык. Забудьте про «в ходе совещания было принято решение» — просто пишите «решили». Вместо «необходимо обеспечить» используйте «обеспечить». Чем проще и понятнее, тем лучше. Срок хранения протоколов оперативных совещаний — 5 лет.
Допустим, команда обсуждает запуск новой рекламной кампании. В протоколе может быть запись по аналогии с этим шаблоном:
Вы можете скачать образец бланка протокола оперативного совещания по ссылке:
Ирина Рудевич
В мире, где ежедневные задачи сыплются как из рога изобилия, а список дел растет быстрее,…
Эффективный инструмент или дань моде? Рассказываем, зачем малому и среднему бизнесу свой сайт и как…
Рег.решение для профессионалов «Развитие личного бренда» — это готовая система, которая за 3 недели создаст…
Анализ рынка — это как разведка перед боем: прежде чем вложить деньги, запускать продукт или…
Когда бизнес растет, поток данных о клиентах превращается в лавину. Рекламные кампании, подписки, заказы, возвраты…
Представьте: вы приходите в новую компанию. Все новое — люди, процессы, правила, даже корпоративные чаты.…