e Как вести учет рабочего времени: методы и лучшие инструменты

Учет рабочего времени сотрудников: зачем нужен и как организовать

Практическое руководство по учету рабочего времени: виды и методы, табели, реализация и рекомендации по ведению учета.

Что такое рабочее время

Рабочее время — это период, в течение которого работник в соответствии с трудовым договором или контрактом обязан выполнять свои трудовые функции под руководством работодателя. Это одно из основных понятий трудового права, оно определяет рамки взаимоотношений между работником и работодателем, влияет на размер зарплаты и другие социальные гарантии.

Определение рабочего времени закреплено в Трудовом кодексе и иных нормативных актах, регулирующих трудовые отношения. Это время включает в себя непосредственно период выполнения трудовых обязанностей, а также время, отведенное на подготовительные и завершающие работы, соблюдение технологических регламентов. Кстати, вопреки распространенному стереотипу в рабочее время не включаются перерывы для отдыха и питания. К нему также не относятся время на дорогу от дома до работы и обратно, периоды временной нетрудоспособности и отпусков.

Организация учета рабочего времени каждого работника входит в обязанности работодателя, равно как и контроль его соблюдения и обеспечение условий для эффективного использования.

Зарегистрируйте домен для сайта в сервисах для бизнеса на сайте Рег.ру.

Источник: Freepik. Организация учета рабочего времени

Зачем нужен учет времени

Этот процесс выполняет много задач, которые важны и для сотрудников, и для руководства, в том числе:

Контроль за продолжительностью рабочего дня (или недели), конкретным временем перерывов, соблюдением правил о сверхурочной работе.
Позволяет определить фактическое количество отработанных часов, дней или месяцев, на основании которых производится расчет заработной платы, премий и других выплат. Это особенно актуально при сдельной оплате труда, а также при оплате сверхурочной работы или работы в ночное время.
Выявляет причины неэффективного использования этого ресурса, чтобы в дальнейшем оптимизировать рабочие процессы и повысить производительность.
Помогает при планировании графиков работы, в распределении задач между сотрудниками, при оптимизации штатного расписания.
Обеспечивает контроль за соблюдением трудовой дисциплины, чтобы выявлять случаи опозданий, преждевременных уходов с работы и других нарушений.

А еще это инструмент защиты прав работников, ведь им тоже нужно анализировать правильность начисления заработной платы, соблюдение норм рабочего времени и предоставление положенных перерывов и выходных дней.

Источник: Freepik. В случае возникновения споров учет времени будет важным доказательством в пользу работника

Виды учета рабочего времени

Существуют различные виды учета рабочего времени. Их применяют в зависимости от специфики организации и условий труда. Например, повседневный учет — наиболее простой и распространенный. Он фиксирует время, отработанное за день, и подходит для организаций с фиксированным графиком. Почасовой учет применяется при гибком графике или неполном рабочем дне, а суммированный учет используется, когда невозможно соблюдать ежедневную или еженедельную норму, подразумевая учет за более длительный период.

Обычно используют табель учета рабочего времени, где фиксируются все данные о часах, отработанных каждым работником, явках, неявках, отпусках и больничных листах.

Источник: Freepik. Порядок учета рабочего времени

Основные методы учета рабочего времени

В арсенале кадровой службы и бухгалтерии каждого предприятия есть несколько проверенных методов учета рабочего времени. Они варьируются от традиционных ручных способов до современных цифровых решений, обеспечивающих точность и оперативность получения данных:

Табельный метод — самый распространенный и проверенный временем. Он основан на ведении табеля учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13). Ответственное лицо (это может быть HR-специалист или руководитель подразделения) ежедневно фиксирует в табеле явки и неявки сотрудников, а также отработанное время. Табель затем передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.
Метод регистрации явки или ухода более современный. Для него используют различные устройства: механические или электронные часы-карты, сканеры отпечатков пальцев, системы распознавания лиц. Данные о времени автоматически передаются в систему учета, что значительно снижает трудозатраты и минимизирует риск ошибок.
Метод использования автоматизированных систем учета рабочего времени (СУРВ) — самый современный и эффективный метод. Это программное обеспечение и аппаратные средства для автоматизированного учета рабочего времени. СУРВ интегрируются с системами управления персоналом (HRM) и бухгалтерскими программами, тем самым обеспечивая полный цикл учета рабочего времени — от регистрации явки или ухода до формирования отчетов и расчета заработной платы.
Системы учета рабочего времени на основе геолокации подходят для сотрудников, работающих вне офиса (торговые представители, курьеры, сервисные инженеры). С помощью мобильного приложения и GPS-трекинга фиксируется время начала и окончания работы, а также маршрут передвижения сотрудника.
Также существует удаленный учет времени, когда сотрудники самостоятельно отмечают время начала и окончания своей работы через веб-интерфейс или мобильное приложение и делают доступным подробный отчет о своей активности.

Как выбрать подходящий вариант учета рабочего времени

Для начала рассмотрите специфику деятельности организации, ее размер, бюджет, требования трудового законодательства, наличие удаленных сотрудников и другие факторы. Определите цели и задачи учета рабочего времени. Что вы хотите получить от системы учета? Контроль за трудовой дисциплиной, оптимизацию рабочих процессов, точный расчет заработной платы?

Оцените масштаб деятельности. Здесь важно, сколько сотрудников необходимо учитывать, есть ли удаленные работники, насколько сложны графики работы. В дальнейшем стоит решить, сколько вы готовы потратить на внедрение и поддержку системы учета. Учитывайте, что она должна соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и других нормативных актов.

Продумайте заранее, какие функции вам необходимы: учет отпусков, больничных, сверхурочной работы, формирование отчетов, интеграция с другими системами. Прежде чем внедрять систему учета, проведите тестирование с участием реальных пользователей. Также не лишним будет учесть мнение сотрудников, которым придется пользоваться выбранной системой на постоянной основе.

Источник: Freepik. Не стесняйтесь обращаться к специалистам за консультацией, они помогут подобрать оптимальное решение, исходя из ваших потребностей и бюджета

Как правильно вести учет рабочего времени

После того, как выбрана система, ваша задача — грамотно организовать процесс учета. От этого зависит точность данных, соблюдение трудового законодательства и эффективность использования рабочего времени:

определите сотрудника, ответственного за ведение учета рабочего времени, это может быть табельщик, кадровик или бухгалтер;
разработайте документ, определяющий порядок ведения учета рабочего времени в организации (в нем должны быть прописаны правила фиксации времени прихода и ухода, порядок учета отпусков, больничных, командировок, порядок предоставления отчетов);
проведите обучение сотрудников правилам учета рабочего времени;
регулярно проверяйте данные учета рабочего времени на предмет ошибок и неточностей, своевременно их исправляйте;
обеспечьте сохранность данных учета рабочего времени в соответствии с требованиями законодательства;
используйте электронные версии данных — перевод бумажных документов в электронный вид снимет проблему хранения и ускорит процессы формирования отчётности.

Источник: Freepik. Порядок учета рабочего времени

Частые вопросы

Какой самый оптимальный способ для учета времени?

Способ зависит от множества факторов, включая размер вашей организации, специфику ее деятельности, количество сотрудников, бюджет и, конечно же, цели. В небольшой компании с несколькими сотрудниками, выполняющими однотипную работу, вполне может быть достаточно табельного учета или даже электронной таблицы. Но в крупной организации с большим количеством сотрудников, сложными графиками работы и разнообразными задачами уже целесообразно внедрение автоматизированной системы учета рабочего времени (СУРВ).

Выбирайте по сочетанию точности, эффективности и удобства использования. Например, автоматизированные системы, безусловно, лидируют по точности и возможности детального анализа данных, но требуют первоначальных инвестиций. Табельный метод прост и доступен, но подвержен ошибкам и требует значительных трудозатрат. Важно сопоставить затраты на внедрение и поддержку с потенциальной экономией времени и ресурсов, которую обеспечит выбранный метод.

Как анализировать собранные данные?

Анализ начинается с агрегирования и систематизации данных. Сформируйте отчеты о времени, затраченном на выполнение различных задач, проектов или клиентах. Обратите внимание на тенденции и аномалии.

Используйте различные инструменты визуализации данных, такие как графики и диаграммы, чтобы наглядно представить информацию. Анализ должен выявлять перегруженные участки работы, неэффективное распределение ресурсов, причины задержек в проектах, отклонения от плановых показателей. Полученные выводы используйте для оптимизации рабочих процессов, перераспределения нагрузки между сотрудниками, внедрения новых технологий или обучения персонала.

Можно ли учитывать перерывы?

Трудовое законодательство четко регламентирует порядок предоставления перерывов для отдыха и питания, а также специальных перерывов, обусловленных технологией производства или характером работы. Неучет перерывов может привести к нарушению трудового законодательства и претензиям со стороны работников.

В зависимости от выбранного метода, перерывы можно учитывать по-разному. При табельном учете перерывы обычно вычитаются из общего времени, проведенного сотрудником на работе. В автоматизированных системах учета рабочего времени предусмотрены специальные настройки, позволяющие автоматически вычитать время перерывов или учитывать их отдельно. Важно четко определить правила учета перерывов в регламенте учета рабочего времени и ознакомить с ними всех сотрудников.

Как вести учет во фриланс-команде?

Фрилансеры, как правило, работают удаленно и выполняют задачи по проектной оплате. Многие работодатели отказываются от учета их времени, концентрируясь на KPI. Но если предусмотрена почасовая оплата, надо обеспечить точный и прозрачный учет времени. Оптимальное решение для фриланс-команды — онлайн-сервисы учета рабочего времени. Они позволяют фрилансерам самостоятельно фиксировать время начала и окончания работы над каждой задачей, а также формировать отчеты о затраченном времени.

Четко определите правила учета времени и установите систему контроля и подтверждения отчетов, чтобы избежать злоупотреблений. Некоторые сервисы предлагают функции скриншотов экрана или записи видео, что обеспечивает дополнительный контроль за работой фрилансеров.

Ирина Рудевич

Домен для сайта