Многие предприниматели жалуются на сложный и слишком изобильный документооборот: много документов приходится оформлять. Но при этом российское законодательство дает возможность заменить несколько расхожих бумаг одним документом.
Аббревиатура УПД расшифровывается как «универсальный передаточный документ», и документ этот существенно упрощает компаниям документооборот. Он начал использоваться с 2013 года и позволил упростить документооборот. До появления УПД при, например, передаче товара оформлялись два документа: накладная и счет-фактура. Первый — для подтверждения операции, второй — для учета НДС. С УПД же надобность в комплекте документов пропала, он их заменяет. Право подписи УПД принадлежит либо директору организации, либо уполномоченному лицу.
Можно выделить несколько преимуществ УПД перед традиционными документами:
В практике, УПД чаще всего используется во время продажи товаров, при оказании услуг до сих пор чаще используются накладная и счет-фактура.
Несмотря на все свои достоинства, УПД подходит не для всех операций. Его можно использовать при поставках тех или иных товаров, оказании и приемке услуг, полный список таких поводов можно посмотреть здесь.
Компании нет нужды отказываться от, возможно, более привычных накладных и счетов-фактур, чтобы начать выписывать УПД: все эти документы можно совмещать. По умолчанию, УПД используют по согласованию с контрагентами.
Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания Рег.ру.
С 1 августа 2025 года существенно обновились правила оформления универсального передаточного документа. Произошла важная доработка формата, которая влияет на бухгалтерские процессы, обмен данными в ЭДО и корректность налогового учета.
С апреля 2025 года все компании перешли на обязательный электронный УПД версии 5.03 по приказу ФНС. В процессе практического использования налоговики выявили технические несоответствия и разночтения с Правилами заполнения счета-фактуры. Чтобы документ корректно обрабатывался в ЭДО и не становился причиной ошибок и блокировок, ФНС уточнила структуру и правила заполнения некоторых полей.
В строке 5а теперь прямо указываются наименование, номер и дата документа об отгрузке, а не простая фраза «тот же». Это повышает прозрачность документа и исключает неоднозначность при автоматической проверке.
Уточнены требования к заполнению сведений о количестве товара: если в документе указано количество (КолТов > 0), оно должно быть обязательно и корректно заполнено.
Увеличена размерность полей для международных банковских счетов, включая IBAN, что особенно важно при работе с зарубежными контрагентами.
Поля, например, для наименования региона, теперь допускают более длинные значения, что помогает избежать сокращений и ошибок при визуализации документа.
Бумажный и электронный УПД — два разных формата одного и того же документа, но они имеют свои особенности.
Закон не устанавливает четкие требования к тому, как именно должен выглядеть бумажный УПД. Главное, чтобы в нем были указаны все необходимые сведения, то есть те, что есть в накладной и счете-фактуре. Не будем забывать и традиционные особенности бумажных документов: они могут повредиться при передаче и транспортировке, их нужно распечатывать и потом хранить, а если у компании большие обороты, то таких документов будет много, а это дополнительные затраты.
Для работы с цифровым документом понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Кроме того, ЭУПД в отличие от своего традиционного аналога имеет четкую форму, установленную Налоговой службой.
Важно помнить, что согласно 2 статье 371-ФЗ о внесении изменений в Налоговый кодекс РФ, если компания реализует товар из стран ЕАЭС, УПД необходимо оформлять только в электронном виде. Кроме того, электронный УПД в обязательном порядке оформляется при продаже прослеживаемых товаров: импортные холодильники, стиральные машины, мониторы, погрузчики, прочий транспорт промышленного назначения и так далее. Не обойтись без УЭПД и при работе с товарами, подлежащими маркировке.
УПД — это своеобразный «швейцарский нож» в документообороте: один документ закрывает и отгрузку, и расчеты, и НДС. Но именно из-за универсальности с ним чаще всего и возникают ошибки. Обсудим, как заполнить УПД так, чтобы у бухгалтерии, контрагента и налоговой не возникло вопросов.
1. Определите статус УПД
Начинать нужно не с реквизитов, а с статуса документа, он указывается в правом верхнем углу.
2. Заполните реквизиты продавца и покупателя
Здесь важно быть максимально точным::
Даже одна опечатка в ИНН может сделать документ спорным, особенно при налоговой проверке.
3. Укажите данные о сделке
В шапке документа фиксируются ключевые параметры операции:
С 2025 года особенно важно прописывать реквизиты документа отгрузки явно, а не формально.
4. Заполните табличную часть (товары, работы, услуги)
Здесь указывают:
Если вы продаете услуги, количество может быть «1», но поле все равно должно быть заполнено.
5. Проверьте налоговые данные
Для УПД со статусом 1 важно внимательно проверить:
Ошибки в НДС самые дорогие: именно они чаще всего становятся поводом для требований пояснений от ФНС.
6. Заполните сведения о подписантах
В нижней части документа указываются:
В электронном УПД эти данные подтверждаются усиленной квалифицированной электронной подписью.
7. Подпишите и передайте УПД контрагенту
На финальном этапе:
Важно: УПД считается оформленным только после подписания обеими сторонами.
Главное преимущество УПД в том, что он позволяет отказаться сразу от нескольких других бумаг.
1. Товарная накладная (ТОРГ-12). Она подтверждает факт передачи товара от продавца покупателю. В случае применения УПД, он включает те же данные, что и товарная накладная, и может служить ее заменой.
2. Акт выполненных работ (КС-2). Этот документ фиксирует выполнение работ или услуг подрядчиком и приемку их заказчиком. УПД также может содержать информацию о выполнении работ и услугах.
3. Счет-фактура. В некоторых случаях УПД может заменить счет-фактуру, что особенно удобно при расчете НДС.
Таким образом, можно сказать, что УПД объединяет в себе функции этих трех документов, что значительно упрощает процесс документооборота и снижает вероятность ошибок.
УПД и счет-фактура отличаются по своему назначению. УПД предназначен для подтверждения факта сделки: передачи товара, выполнения работы или оказания услуги. Счет-фактура, в свою очередь, служит основанием для расчета НДС и вычета по нему, но сам по себе не является первичным документом.
Кроме этого, счет-фактура, в отличии от УПД, содержит ставку и сумму НДС. Отличается у документов и механика заверения подписями: УПД подписывают обе стороны сделки, в то время как счет-фактура обычно подписывает только продавец. Наконец, УПД оформляется на специальном бланке, отличном от стандартизованного формата счета-фактуры.
УПД может заменить накладную, а накладная УПД не может, потому что УПД содержит в себе все те сведения, которые включают в товарную накладную.
Накладная, в отличие от УПД, не может заменить счет-фактуру. Накладная оформляется традиционно на бумаге, в то время как УПД может оформляться в электронном виде.
| Критерий | УПД | Счет-фактура | Товарная накладная (ТОРГ-12) |
|---|---|---|---|
| Назначение | Универсальный документ: подтверждает отгрузку и расчеты по НДС | Подтверждает сумму НДС для вычета | Подтверждает факт передачи товаров |
| Юридическая роль | Первичный документ + счет-фактура (при статусе 1) | Налоговый документ | Первичный учетный документ |
| Используется для НДС | Да (при статусе 1) | Да | Нет |
| Подтверждает передачу товара | Да | Нет | Да |
| Применяется для услуг и работ | Да | Да | Нет |
| Обязателен при НДС | Нет, можно заменить УПД | Да (если нет УПД) | Нет |
| Структура | Шапка, табличная часть, налоговые данные, подписи | Строго установленная форма | Табличная часть с товарами |
| Наличие табличной части | Да | Да | Да |
| Подписи сторон | Обе стороны | Продавец | Обе стороны |
| Возможность электронного формата | Да | Да | Да |
| Частота использования | Универсальный вариант для большинства сделок | Используется отдельно или с первичкой | В основном при поставке товаров |
| Можно ли заменить другими документами | Да, может заменить счет-фактуру и накладную | Нет | Может быть заменена УПД |
УПД — удобная для документооборота форма, но есть случаи, когда его нельзя использовать. Например, УПД нельзя оформить вместо счет-фактуры при получении продавцом на общей системе налогообложения частичной или полной предоплаты — аванса.
В некоторых случаях УПД не может заменить и накладную:
Нужно ли ставить печать на УПД в 2025 году?
Нет, печать не является обязательной, если компания по уставу работает без нее. Достаточно подписей уполномоченных лиц, включая электронную подпись при ЭДО.
Заменяет ли УПД счет-фактуру?
Да, если УПД оформлен со статусом «1», он одновременно выполняет функции первичного документа и счета-фактуры, в том числе для целей НДС.
Можно ли использовать УПД для услуг?
Да, УПД подходит не только для поставки товаров, но и для оказания услуг и выполнения работ, если документ корректно заполнен.
Как исправить ошибку в уже отправленном УПД?
Исправления вносят через корректировочный УПД или оформляют исправленный экземпляр — в зависимости от характера ошибки и момента ее обнаружения.
Сколько хранить УПД?
УПД хранят не менее 5 лет, так как он относится к первичным бухгалтерским и налоговым документам и может потребоваться при проверках.
Алексей Рудевич
Что такое корнер в торговле и бизнесе, зачем он нужен бренду, чем отличается от островка…
Что такое НТО, чем нестационарная торговая точка отличается от стационарной, какие требования действуют, где можно…
Разбираем, что такое контракт, чем он отличается от договора, в каких случаях его заключают и…
Рассказываем, что такое рынок простыми словами: разбор определения, видов рынка и принципов его работы. Понятные…
Разбираемся, как рассчитывается индекс RTS, что он показывает и чем отличается от индекса МосБиржи. (далее…)
Разбираем, как рассчитывается стоимость инвестиционного пая, что он означает и как инвестор получает доход. (далее…)