Акт сверки взаиморасчетов в 2025 — образец заполнения, как составить и читать

Акт сверки взаиморасчетов ― это надежный инструмент для финансовой отчетности между двумя компаниями при делопроизводстве. Его грамотное оформление поможет избежать многих проблем в учете и укрепить ваши отношения с контрагентами. Расскажем, что такое акт сверки взаиморасчетов, как его составить, кто подписывает акт, как заполнить акт сверки с разногласиями и составить сопроводительное письмо к нему.

Как составить акт сверки взаиморасчетов, инструкция

Унифицированной формы акта сверки не существует. Каждое предприятие может составить свою форму или использовать типовые шаблоны. Главное, чтобы акт содержал все необходимые реквизиты и информацию об операциях.

• Для начала определите период, за который будет проводиться сверка. Обычно это месяц, квартал или год.
• Подготовьте данные из вашей учетной системы. Соберите всю информацию о дебетовых и кредитовых оборотах с конкретным контрагентом за выбранный период.
• Укажите название вашей организации и контрагента, номер и дату составления акта, а также период сверки.
• Заполните основную таблицу акта: даты совершения операций, номер первичного документа и краткое описание операции.
• В конце таблицы подведите итоги по дебету и кредиту с вашей стороны. Отправьте акт контрагенту. 
• Контрагент должен заполнить свои столбцы и вернуть вам акт с подписями уполномоченных лиц.
• Если суммы в акте сверки не совпадают, тщательно проанализируйте операции и документы, чтобы выявить причину расхождений.
• Согласуйте с контрагентом способы устранения расхождений.
• После устранения всех расхождений и согласования итоговых сумм, подпишите акт сверки с вашей стороны.

Если вы ищите надежного партнера для развития интернет-направления вашей организации, воспользуйтесь услугами Рег.ру ― компания предоставляет широкий спектр сервисов для бизнеса, которые помогают повышать продажи и получать новых клиентов. 

Что такое акт сверки взаиморасчетов и зачем он нужен

Акт сверки взаиморасчетов ― это двусторонний документ, отражающий состояние взаимных расчетов между двумя организациями за определенный период. Фактически это детальная расшифровка дебетовых и кредитовых оборотов между двумя сторонами.

Главная задача акта сверки ― обнаружить и устранить расхождения в учете. Причины этих расхождений могут быть разными: ошибки при проведении платежей, неверное отражение операций, несвоевременное получение документов.

Регулярная сверка позволяет оперативно решить возникающие вопросы и избежать накопления долгов, перерастающих в серьезные судебные разбирательства.

Подписанный акт сверки в случае возникновения споров может служить доказательством наличия задолженности в суде. Регулярная сверка дисциплинирует организацию и ее контрагентов, заставляя обе стороны внимательнее следить за финансовыми операциями. А при проведении аудита акт сверки является важным документом, подтверждающим достоверность информации о взаиморасчетах.

Кто подписывает акт

Акт сверки подписывают ответственные лица с обеих сторон. Обычно это главный бухгалтер и руководитель. Возможно подписание только одним из этих лиц, если это предусмотрено внутренними документами организации. Индивидуальный предприниматель подписывает акт сам. 

Важно, чтобы на акте стояли подписи уполномоченных лиц с указанием их должностей и расшифровкой подписи. Также необходима дата подписания. 

Как составить акт сверки взаиморасчетов

• Укажите период, за который будет проводиться сверка. Обычно это месяц, квартал или год.
• Соберите все данные о дебетовых и кредитовых оборотах с конкретным контрагентом за выбранный период. 
• Укажите название организации и контрагента, ИНН и КПП обеих сторон, юридические адреса, номер и дату составления акта, а также период сверки.
• Заполните основную таблицу акта: даты совершения операций, номер документа, краткое описание операции. Также понадобится добавить сумму дебета и кредита по вашей учетной системе. Столбцы дебет и кредит контрагента нужно оставить пустыми. 
• В конце таблицы подведите итоги по дебету и кредиту с вашей стороны.
• Отправьте заполненный акт контрагенту для сверки. Контрагент должен заполнить столбцы на основании своей учетной системы, подвести итоги и вернуть вам акт с подписями уполномоченных лиц.
• Если суммы в акте сверки не совпадают, тщательно проанализируйте операции и документы, чтобы выявить причину расхождений.
• Согласуйте с контрагентом способы устранения расхождений.
• После устранения всех расхождений и согласования итоговых сумм, подпишите акт сверки с вашей стороны.

Как заполнить акт сверки с разногласиями

Ситуация, когда акт сверки возвращается с разногласиями, ― это норма. Главное ― грамотно их отразить и устранить. 

Внимательно изучите акт, который вернул контрагент. Он должен отражать данные и содержать отметки о тех операциях, по которым есть расхождения. Создайте свой вариант акта с пометками о разногласиях: возьмите свой первоначальный акт (или его копию) и в графе «Примечание» напротив каждой операции, по которой есть расхождение, сделайте отметку. 

К акту сверки приложите копии документов, подтверждающих вашу позицию по спорным операциям. Это могут быть платежные поручения с отметками банка, товарные накладные и счета-фактуры, акты выполненных работ. В сопроводительном письме четко укажите, какие операции вызвали расхождения и почему вы считаете свою позицию верной.

Отправьте контрагенту ваш вариант акта с пометками о разногласиях, подтверждающими документами и сопроводительным письмом. После отправки акта с разногласиями необходимо связаться с контрагентом и совместно обсудить и устранить все спорные моменты. Возможно, потребуется взаимный обмен документами или корректировка данных.

Как составить сопроводительное письмо

В правом верхнем углу письма укажите данные вашей организации и данные контрагента. В заголовке напишите «О направлении акта сверки взаиморасчетов».

Во вступительной части укажите, что направляете акт сверки взаиморасчетов за тот или иной период.

Если нет разногласий, попросите контрагента подписать акт сверки в двух экземплярах. Если разногласия есть, нужно попросить контрагента изучить их и представить свои возражения и пояснения. К акту сверки приложите копии документов, подтверждающие позицию по спорным операциям.

В заключении попросите контрагентов рассмотреть акт сверки в течение указанного вами срока и оставьте контакты для связи. 

Как читать акт сверки взаиморасчетов

• Убедитесь, что верно указаны реквизиты вашей организации и контрагента, период сверки.
• Сопоставьте указанные даты и номера документов с вашими данными.
• Проверьте правильность описания операции.
• Убедитесь, что ваши данные в акте сверки соответствуют вашей учетной системе.
• Сопоставьте данные контрагента с вашими. Именно здесь ищите расхождения.
• Ищите в акте операции, которые есть в вашей учетной системе, но отсутствуют в акте контрагента, а также счета, по которым у вас есть отгрузка, а у контрагента нет оплаты.
• Сравните итоговые суммы по дебету и кредиту с вашими данными.
• Внимательно изучите все примечания и пометки, сделанные контрагентом.
• Убедитесь, что акт подписан уполномоченными лицами с обеих сторон и содержит печати.

Акт сверки образец

Чистый акт сверки можно скачать по ссылке. Загрузите файл, заполните пустующие графы и заверьте его подписью и печатью. 

Заключение

Акт сверки взаиморасчетов ― это ключевой инструмент бухгалтера для контроля дебиторской и кредиторской задолженности, предотвращения споров и поддержания порядка в учете. Это двусторонний документ, отражающий состояние взаимных расчетов между организациями. Для составления акта сверки необходимо собрать данные из учетной системы, заполнить шапку акта и основную таблицу с операциями. При наличии разногласий их необходимо отразить в акте и согласовать с контрагентом.

Андрей Лебедев