Как грамотно вести бюджетное планирование в бизнесе: методики, частые ошибки и рекомендации

Бюджетное планирование — это сложный, многогранный процесс, требующий четкого понимания текущей финансовой ситуации, перспектив развития и умения прогнозировать будущие доходы и расходы. Рассказываем, почему оно важно и как правильно планировать.

Что такое бюджетное планирование

Бюджетное планирование — это процесс составления финансового плана, охватывающего определенный период времени (обычно год, квартал или месяц). В рамках этого процесса проводится детальный анализ финансовых показателей, оцениваются потенциальные риски и возможности, определяются приоритеты и распределяются ресурсы. Бюджетное планирование включает в себя разработку прогнозов доходов и расходов, формирование бюджетов по различным направлениям деятельности (например, бюджет продаж, бюджет производства, бюджет затрат на маркетинг) и установление контрольных показателей для оценки эффективности реализации плана. 

При этом бюджет — отражение стратегии организации, ее целей и задач, а также распределение ответственности за их выполнение. Задача бюджетного планирования — контролировать текущие финансовые потоки, а также  продумывать будущее развитие, инвестировать в новые проекты и обеспечивать финансовую устойчивость организации.

Выбирайте и регистрируйте домен для сайта на Рег.ру.

В чем состоит важность бюджетного планирования 

Представьте, у вас есть компания, которая занимается производством мебели. Без бюджета каждый отдел тратил бы деньги на свое усмотрение: маркетинг заказывал бы дорогую рекламу без оглядки на продажи, производство закупало бы материалы по завышенным ценам, а отдел логистики отправлял бы товары самым дорогим способом. В итоге — много потраченных денег и не факт, что прибыль останется.

Бюджет помогает компании грамотно распоряжаться деньгами, вкладывать их в правильные проекты и не прогореть. С его помощью можно понять, куда лучше вложить деньги, чтобы получить максимальную отдачу. Например, вместо дорогой рекламы можно вложиться в улучшение качества продукции или в обучение персонала. Кроме того это отличный инструмент для принятия решений. Он помогает оценить, какие последствия будут, если пойти по тому или иному пути. Например, стоит ли запускать новый продукт или лучше сосредоточиться на существующих?

Бюджет сплачивает разные отделы компании. Когда все вместе работают над бюджетом, они лучше понимают общие цели и задачи. Ну и наконец, бюджет мотивирует сотрудников. Когда люди понимают, что от их работы зависит выполнение бюджета, они стараются работать лучше. Например, если отдел продаж знает, что от их результатов зависит премия, они будут стараться продавать больше.

Основные цели бюджетного планирования 

Можно выделить несколько важных целей такого планирования для любого бизнеса:

• Оно позволяет прогнозировать будущие финансовые потоки и принимать меры по предотвращению финансовых кризисов.
• Помогает эффективно распределять ресурсы между различными направлениями деятельности и инвестировать в перспективные проекты.
• Дает возможность увязать финансовые показатели с стратегическими целями организации и контролировать их выполнение.
• Предоставляет руководству организации необходимую информацию для принятия обоснованных управленческих решений.
• Способствует лучшему взаимодействию между различными отделами и службами организации.
• Позволяет установить контрольные показатели и предотвратить неоправданные затраты.

Отличительные особенности бюджетного планирования 

Бюджетное планирование отличается от других видов финансового планирования (например, стратегического планирования и инвестиционного планирования) рядом особенностей. Бюджетное планирование:

• ориентировано на краткосрочный период времени, как правило, один год; 
• является более детальным и конкретным, чем стратегическое планирование, содержит четкие показатели доходов и расходов; 
• имеет оперативный характер и используется для контроля текущей деятельности организации;
• требует тесного взаимодействия между различными подразделениями организации и участия в процессе планирования широкого круга сотрудников; 
• должно быть гибким и адаптивным, чтобы учитывать изменяющиеся внешние и внутренние условия. 

В отличие от долгосрочного стратегического планирования, бюджет должен регулярно пересматриваться и корректироваться в соответствии с текущей ситуацией. Так организация сможет оперативно реагировать на изменения рыночной конъюнктуры, адаптироваться к новым условиям и обеспечивать финансовую устойчивость.

Виды бюджетов

Классификация бюджетов в организации может быть выполнена по нескольким ключевым критериям. 

По периоду планирования 

Первая классификация — период планирования, включающий в себя операционные, краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные бюджеты.

• Операционные бюджеты сосредоточены на текущей деятельности.
• Краткосрочные бюджеты — на ближайшей перспективе до года. 
• Среднесрочные бюджеты охватывают период от года до трех лет и направлены на развитие.
• Долгосрочные бюджеты, рассчитанные на период более трех лет, определяют стратегические цели компании.

По функциональности 

Второй критерий — функциональная область, которая включает в себя бюджеты продаж, производства, прямых материальных и трудовых затрат, общепроизводственных расходов, затрат на маркетинг и сбыт, административных расходов и финансовые бюджеты. 

• Бюджет продаж служит основой для всех остальных функциональных бюджетов.
• Бюджет производства планирует объемы производства. 
• Бюджет затрат детализируют расходы по различным категориям. 
• Финансовый бюджет отражает планируемые денежные потоки.

По методу составления

Третий критерий — метод составления, включающий в себя фиксированные, гибкие, скользящие, бюджеты «с нуля», инкрементные и бюджеты, ориентированные на результат. 

• Фиксированный бюджет подходит для стабильных компаний. 
• Гибкий бюджет— для компаний, работающих в условиях неопределенности. 
• Скользящий бюджет постоянно обновляется. 
• Бюджет «с нуля» предполагает обоснование каждой статьи расходов.
• Инкрементный бюджет базируется на предыдущем бюджете.
• Бюджет, ориентированный на результат, связывает бюджет с ключевыми показателями эффективности.

Выбор в любом случается определяется спецификой деятельности компании, целями, задачами, доступными ресурсами и возможностями. 

Методы бюджетного планирования

Существует много подходов планирования, у каждого свои плюсы и минусы. Вот основные:

• Экстраполяция подходит, если у вас все стабильно. Например, если из года в год продажи растут на 10%, можно спрогнозировать такой же рост и на следующий год. Но если рынок меняется, этот метод подведет.
• Нормативное планирование (исходя из установленных норм расхода). Применимо, если можно четко установить, сколько ресурсов нужно на каждую операцию.
• Экономико-математическое моделирование — сложные формулы и программы, чтобы спрогнозировать показатели. Требует опытных специалистов.
• Анализ чувствительности помогает понять, какие статьи бюджета самые рискованные. Скажем, если цена на сырье вырастет на 20%, как это повлияет на прибыль?
• Сценарное планирование, когда разрабатывают несколько вариантов развития событий (хороший, плохой, средний) и для каждого — свой бюджет. Это позволяет быть готовым к разным неожиданностям. Например, если конкурент выпустит новый продукт, как это отразится на наших продажах?
• Функционально-стоимостной анализ (ФСА) — поиск способов убрать лишние или неэффективные функции.
• Имитационное моделирование, при котором создают компьютерную модель компании и экспериментируют с разными параметрами бюджета, чтобы увидеть, что произойдет.

Выбирайте в зависимости от того, что нужно спланировать, чем занимается компания, какая информация есть и насколько квалифицирован персонал. Часто используют сразу несколько методов, чтобы получить наиболее точные прогнозы.

Типичные ошибки при бюджетном планировании

Даже при использовании современных методов бюджетного планирования организации подвержены ошибкам, которые снижают эффективность и приводят к негативным последствиям. К распространенным ошибкам относятся: недостаточный анализ внешней среды, игнорирование мнения персонала, отсутствие четких целей, устаревшие данные, слабый контроль за исполнением бюджета, негибкость, перекладывание ответственности, игнорирование рисков и нереалистичные прогнозы. 

Также стоит учитывать связь между стратегическим и бюджетным планированием. Для предотвращения этих ошибок необходим комплексный подход: тщательный анализ, вовлечение персонала, четкие цели, достоверная информация, эффективный контроль, гибкость бюджета и учет рисков.

Рекомендации и инструменты для бюджетного планирования 

Для повышения эффективности бюджетного планирования организации попробуйте внедрять комплексный подход, включающий в себя использование специализированного программного обеспечения для автоматизации процессов, а также следование ряду ключевых рекомендаций. Связывайте финансовые показатели со стратегическими целями через систему сбалансированных показателей, определяйте затраты с помощью метода activity-based costing и не забывайте обучать персонал новым методам. 

Вам придется регулярно мониторить и анализировать отклонения от бюджета, обеспечивая гибкость и адаптивность к изменяющимся условиям. Взаимодействие между подразделениями, учет специфики деятельности организации, четкая структура ответственности и прозрачность процесса — ощутимые факторы успеха. При необходимости привлекайте экспертов и автоматизируйте процессы. 

Частые вопросы

Часто возникают вопросы, ответы на которые формируют основу успешного бюджетного планирования. Разберем наиболее актуальные из них:

С чего начать бюджетное планирование?

Бюджетное планирование — не просто составление таблиц с цифрами, а комплексный процесс, требующий системного подхода. В нем нужно определить стратегические цели и задачи организации на период планирования. Понимание того, куда вы хотите прийти, позволит определить необходимые ресурсы и спланировать их распределение. Затем нужно провести анализ текущего финансового состояния организации, оценить доходы и расходы за предыдущие периоды, выявить сильные и слабые стороны. На основе анализа внешней среды (экономическая ситуация, конкуренция, изменения в законодательстве) формируются реалистичные прогнозы продаж, затрат и других ключевых показателей. Далее разрабатываются отдельные функциональные бюджеты (продаж, производства, закупок, маркетинга), которые затем консолидируются в единый сводный бюджет. То есть это итеративный процесс, требующий постоянного мониторинга и корректировки.

Как выбрать период и глубину детализации бюджета?

Выбор периода и глубины детализации бюджета зависит от специфики деятельности организации, ее целей и задач, а также от степени неопределенности внешней среды. Для оперативного управления текущей деятельностью используются краткосрочные бюджеты (месячные, квартальные), которые детализируются до уровня отдельных статей расходов. Для планирования развития организации и реализации инвестиционных проектов используются среднесрочные и долгосрочные бюджеты, которые носят более укрупненный характер. Глубина детализации бюджета должна быть достаточной для обеспечения эффективного контроля за его использованием. 

Что такое бюджетирование с нулевой базой и когда его использовать?

Это метод бюджетного планирования, при котором каждая статья расходов должна быть обоснована с нуля, без учета предыдущих бюджетных показателей. При его использовании менеджер должен доказать необходимость каждой статьи расходов, обосновать ее эффективность и соответствие целям организации. Метод подходит для компаний, стремящихся к оптимизации затрат и повышению эффективности деятельности. Этот метод особенно эффективен в условиях кризиса или при необходимости радикального пересмотра стратегии развития организации. Но он требует значительных затрат времени и ресурсов, но позволяет выявить неэффективные и устаревшие расходы, а также стимулировать поиск инновационных решений.

Как бюджетное планирование помогает контролировать движение денежных средств и инвестиции?

Бюджет денежных средств позволяет прогнозировать поступления и выплаты денежных средств на определенный период времени, выявлять возможные кассовые разрывы и принимать меры по их предотвращению. Он помогает планировать инвестиции в основные средства, оценивать их эффективность и контролировать их реализацию. С помощью бюджетного планирования можно отслеживать фактическое движение денежных средств и инвестиций, сравнивать их с запланированными показателями, выявлять отклонения и принимать корректирующие меры. А еще планирование позволяет обеспечить финансовую устойчивость организации и эффективно использовать имеющиеся ресурсы.

Ирина Рудевич