Инкассация: что это, как происходит, требования и документы

Если вы только начинаете свой путь в бизнесе, где есть наличные расчеты (магазин, кафе, сфера услуг), то рано или поздно столкнетесь с понятием «инкассация кассы». Звучит серьезно, но не пугайтесь, это необходимая и отлаженная процедура. Разберемся, для чего нужна инкассация и как работает. 

Что такое инкассация?

Представьте, к концу рабочего дня у вас в кассе накопилась приличная сумма наличных. Хранить ее в магазине небезопасно, а везти самостоятельно в банк ― рискованно и неудобно.

Инкассация ― это организованный процесс сбора, безопасной перевозки и сдачи наличных денег (а иногда и других ценностей, например, документов) из вашей организации в банк или другое указанное место, например, главный офис компании.

Проще говоря, это услуга, когда специально обученные люди приезжают к вам, забирают вашу выручку и доставляют ее в банк, где деньги зачисляются на ваш расчетный счет.

Основные цели инкассации ― защита ваших денег от кражи во время транспортировки, экономия вашего времени и сил: не нужно самостоятельно ехать в банк и стоять в очередях. А для некоторых организаций регулярная сдача наличности сверх установленного лимита в кассе является обязательной.

Пока вы выстраиваете надежные процессы для работы с наличными, не забывайте о вашем «лице» в интернете. Узнаваемость бренда начинается с яркого и запоминающегося доменного имени. А чтобы быстро заявить о себе онлайн, привлечь первых клиентов или протестировать идею, вам понадобится сайт или лендинг. В этом вам помогут сервисы для бизнеса от Рег.ру: здесь можно не только подобрать и зарегистрировать идеальный домен для бизнеса, но и легко создать современный сайт или эффективный лендинг с помощью удобного конструктора.

Кто проводит инкассацию?

Этим занимаются не случайные люди, а специализированные службы. Многие крупные банки имеют собственные подразделения инкассации. Это удобно, так как деньги сразу попадают в банк.

Также инкассацией занимаются специализированные небанковские организации. Это частные охранные предприятия (ЧОПы) или компании, имеющие лицензию на инкассаторскую деятельность и перевозку ценностей. Они могут обслуживать клиентов разных банков.

Государственные службы тоже занимаются инкассацией. Например, объединение «Росинкас» (входит в структуру Банка России) ― одна из старейших и крупнейших инкассаторских служб в стране.

Порядок и правила проведения инкассации

Инкассация ― это строго регламентированный процесс. Хотя детали могут немного отличаться в зависимости от службы, общие правила предполагают, что отношения между вами и инкассаторской службой оформляются официальным договором.

Составляется график приездов инкассаторов (например, ежедневно в 18:00 или три раза в неделю). Возможна инкассация по заявке. Маршруты, время приезда, суммы ― эта информация строго конфиденциальна.

Инкассаторы всегда действуют по инструкции, используют спецтранспорт, средства защиты (бронежилеты) и часто вооружены. Каждая операция сопровождается оформлением специальных документов.

Виды инкассации

Условно можно выделить несколько видов инкассации: 

• По регулярности

• Плановая ― инкассаторы приезжают в заранее оговоренные дни и время. Самый распространенный вариант.
• По заявке (разовая) ― вы вызываете инкассаторов по мере необходимости.

• По типу ценностей
  • Инкассация наличных денег.
  • Инкассация ценных бумаг и документов.
  • Инкассация иностранной валюты.
• По направлению
  • Сбор выручки из вашей точки в банк.
  • Доставка размена или наличных для выплат из банка в вашу точку.

Как происходит инкассация

Кассир или ответственное лицо пересчитывает наличные. Затем заполняется специальный документ ― препроводительная ведомость. Деньги и один экземпляр ведомости упаковываются в специальную инкассаторскую сумку (баул), которая пломбируется уникальной пломбой. Номер пломбы указывается в документах.

В назначенное время приезжает инкассаторская бригада (обычно 2-3 человека) на специальном автомобиле. Они предъявляют свои удостоверения и явочную карточку (документ, подтверждающий их право на инкассацию именно в вашей точке сегодня). Вы или ваш сотрудник проверяете документы инкассаторов.

Вы передаете инкассатору опломбированную сумку и два оставшихся экземпляра препроводительной ведомости (накладную и квитанцию). Инкассатор сверяет номер пломбы на сумке с номером в документах, проверяет целостность сумки и пломбы (деньги при вас он не пересчитывает).

Если все в порядке, инкассатор ставит свою подпись, дату, время и штамп на квитанции (третьей части препроводительной ведомости) и отдает ее вам. Это ваш главный документ, подтверждающий передачу денег. Инкассатор забирает сумку и второй экземпляр ведомости (накладную).

Бригада доставляет сумку в банк или кассовый центр по безопасному, заранее утвержденному маршруту. В банке кассир в присутствии инкассатора вскрывает сумку, сверяет номер пломбы, проверяет целостность упаковки. Деньги пересчитываются под видеонаблюдением. Данные из препроводительной ведомости (первый экземпляр, который был в сумке) сверяются с фактической суммой.

Требования к проведению инкассации

К инкассации предъявляются строгие требования, в первую очередь касающиеся безопасности:

• У службы инкассации должна быть лицензия на этот вид деятельности.
• Используются бронированные или специально оборудованные автомобили.
• Инкассаторы экипированы бронежилетами, спецсредствами, имеют надежную связь. Часто ― вооружены.
• Сотрудники проходят специальную подготовку, проверку и инструктаж.
• Действия инкассаторов и кассиров строго регламентированы внутренними инструкциями и договором.
• У вас должно быть безопасное и удобное место для передачи сумки инкассатору.

Документы для инкассации

Процедура инкассации денег сопровождается обязательным пакетом документов. Вот список того, что нужно оформить:

• Договор на инкассацию ― это главный документ, определяющий условия сотрудничества (график, тарифы, ответственность сторон, порядок действий).
• Препроводительная ведомость к сумке ― важный операционный документ. Обычно состоит из трех частей (самокопирующихся или заполняемых отдельно): ведомость вкладывается в сумку вместе с деньгами, накладная передается инкассатору вместе с сумкой и едет в банк, квитанция остается у вас после передачи сумки, с подписью и штампом инкассатора.
• Явочная карточка ― это документ инкассаторов, где отмечаются все посещения вашей точки. Вы ставите в ней подпись при передаче сумки.

Особенности инкассации

Убедитесь, что в договоре прописана ответственность инкассаторской службы и наличие страховки на перевозимые ценности. Это ваша гарантия возмещения в случае ЧП.

Тарифы зависят от множества факторов: частоты инкассаций, объема перевозимых сумм, удаленности вашей точки, сложности маршрута, времени суток, дополнительных услуг.

Еще раз подчеркнем ― самостоятельная перевозка крупных сумм наличных чрезвычайно опасна. Экономия на услугах инкассации может обернуться гораздо большими потерями.

Сейчас появляются решения с использованием автоматических депозитных машин (АДМ), которые принимают наличные и сразу зачисляют их на счет, а инкассаторы забирают деньги уже из самой машины.

Инкассация ― это не роскошь, а стандартная и необходимая мера для безопасной и эффективной работы с наличными деньгами. Выбирайте надежного партнера, внимательно читайте договор, соблюдайте правила подготовки денег и оформления документов, и ваша выручка будет надежно защищена на пути в банк.

Андрей Лебедев