Как обнаружить и правильно оформить пересортицу товара

Пересортица товаров — серьезная проблема, которая может нанести ущерб бизнесу. Неправильный учет, финансовые потери, снижение лояльности клиентов, сбои в логистике — лишь некоторые из негативных последствий.

Что такое пересортица товара

Пересортица — это несоответствие между фактическим наличием товара на складе и данными учета. Она возникает, когда один вид товара ошибочно выдается за другой, либо приписывается неверное количество. Это вовсе не означает воровство или намеренный обман, чаще всего это результат человеческой ошибки, системного сбоя или несовершенства процессов.

Например, вместо заказанных 10 упаковок синего чая, покупатель получает 10 упаковок зеленого. Или по документам на складе должно быть 15 красных футболок размера M, а по факту их оказывается 12, зато есть 18 футболок размера L. Это и есть пересортица.

Если у вашего бизнеса еще нет своего сайта, самое время зарегистрировать домен для сайта на reg.ru

Основные признаки пересортицы

Обнаружить пересортицу не всегда просто, но есть несколько признаков, которые должны насторожить:

• Различия в инвентаризационных ведомостях — самый очевидный признак. Если в ходе инвентаризации выявляются расхождения между данными учета и фактическим наличием товара, это первый звоночек. Например, на бумаге числится 10 ноутбуков, а на деле их только 8.
• Часто именно клиенты становятся первыми, кто обнаруживает пересортицу. Если покупатель заказывает один товар, а получает другой, он немедленно сообщит об этом. Например, заказали синюю рубашку, а пришла зеленая.
• Если при приемке товара обнаруживается, что количество или наименование не соответствует указанному в сопроводительных документах, это говорит о пересортице на стороне поставщика или при транспортировке. Например, в накладной указано 50 ящиков молока, а привезли только 45.
• Внезапный рост или падение спроса на определенные товары, не связанный с маркетинговыми акциями и сезонными факторами, может быть признаком пересортицы. Например, продажи красных платьев неожиданно взлетают, а синих — падают, хотя обычно спрос на них одинаков. Это может говорить о том, что красные платья ошибочно отгружаются вместо синих.
• Если комплектовщики постоянно сталкиваются с нехваткой определенного товара или вынуждены заменять его другим, это может свидетельствовать о наличии пересортицы. Например, при сборке заказа не хватает батареек определенной марки, и их приходится заменять. 

Причины возникновения пересортицы

Пересортица возникает из-за множества причин, часто в комплексе. Наиболее частая – человеческий фактор, то есть ошибки сотрудников склада при приемке, отгрузке, размещении товаров или вводе данных, включая неправильную маркировку и невнимательность. Недостаточная квалификация персонала, незнание нюансов учета — тоже значимый фактор. Устаревшая и неэффективная система учета, не позволяющая отслеживать перемещение товара в реальном времени, усложняет задачу. Ошибки в маркировке товара, приводящие к неверной идентификации, также вносят вклад. Слабый контроль за движением товара внутри склада и между складами усугубляет проблему. Особенности хранения, такие как неудобное расположение товара или недостаток места, затрудняют идентификацию и увеличивают риск пересортицы. Нельзя исключать и технические сбои оборудования, приводящие к ошибкам при обработке данных.

Виды пересортицы

Пересортица, или несоответствие фактического наличия товара учетным данным, классифицируется по нескольким критериям:

• По типу товара различают внутривидовую пересортицу, когда путают товары одного вида, но разных характеристик, и межвидовую пересортицу — когда смешиваются товары разных видов. 
• По направлению отклонения выделяют излишки (когда товара больше, чем по учету) и недостачи (когда товара меньше, чем по учету).
• По масштабу бывает локальная пересортица (небольшие количества товара на одном участке) и глобальная (значительное количество товара на нескольких участках). 
• По влиянию на финансы выделяют пересортицу, не приводящую к убыткам (излишек компенсирует недостачу по стоимости), и приводящую к убыткам (стоимость излишков не покрывает стоимость недостачи). 
• По причине возникновения различают скрытую пересортицу (из-за трудно выявляемых причин, например, ошибок в документации) и явную пересортицу (из-за очевидных ошибок, таких как неправильная маркировка).

Последствия пересортицы для бизнеса 

Пересортица, кажущаяся мелочью, серьезно бьет по бизнесу. Она вызывает финансовые потери из-за недостачи товаров, упущенной выгоды и затрат на инвентаризацию. Клиенты, получив не то, что заказывали, теряют лояльность, а негативные отзывы портят репутацию. Пересортица создает хаос в логистике, нарушая планирование закупок и вызывая задержки. Операционные расходы растут из-за необходимости устранять ошибки и обрабатывать возвраты. А точный учет и отчетность становятся невозможными, что искажает финансовые показатели и создает проблемы с налогами. В итоге драгоценное время тратится на решение проблем, связанных с пересортицей, вместо продуктивной работы, что негативно сказывается на общей эффективности компании.

Как оформить пересортицу: пошаговый алгоритм

Обнаружение пересортицы — это только первый шаг. Надо грамотно задокументировать и оформить факт ее возникновения, чтобы минимизировать риски и избежать проблем:

1. В первую очередь, необходимо осуществить полную проверку наличия всех товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складской территории. Это позволит установить точное соответствие между имеющимися запасами и учетными данными, выявив излишки и недостачи. Данная проверка должна осуществляться при участии ответственного за складское хозяйство лица (кладовщика) и представителя бухгалтерского отдела.
2. По завершении инвентаризации формируется документ, отражающий результаты, — инвентаризационная опись по форме ИНВ-3. В данной описи фиксируются фактическое количество ТМЦ, данные бухгалтерского учета и выявленные отклонения (превышения и нехватки). Все участники процесса проверки обязаны подписать данный документ.
3. На основе инвентаризационной описи составляется сличительная ведомость, форма которой — ИНВ-19. В этой ведомости отображаются исключительно расхождения между фактически имеющимся количеством и информацией в учете. Сличительная ведомость также заверяется подписями лиц, принимавших участие в инвентаризации.
4. Глава организации издает распоряжение о проведении внутреннего расследования для установления причин возникновения пересортицы. В распоряжении указывается состав комиссии, сроки проведения разбирательства, а также перечень вопросов, требующих выяснения.
5. Комиссия проводит служебное расследование, в ходе которого анализируются причины появления несоответствий в количестве товаров, устанавливаются виновные лица (если таковые имеются) и оценивается ущерб, причиненный предприятию.
6. У лиц, ответственных за сохранность и учет ТМЦ, запрашиваются письменные объяснения, в которых они должны представить свою версию произошедшего.
7. На основании результатов внутреннего расследования руководитель компании принимает решение о последующих действиях. Решение может включать в себя возможность взаимозачета пересортицы (если это допустимо), привлечение виновных к дисциплинарной или материальной ответственности, внесение изменений в учетные данные и разработку мер по предотвращению возникновения пересортицы в будущем.
8. Итоги проведенного расследования оформляются в виде акта, в котором указываются причины возникновения пересортицы, установленные виновники (если таковые имеются), размер нанесенного ущерба и предпринятые меры. Акт подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель организации.
9. На основании акта о результатах служебного расследования вносятся необходимые поправки в учетные документы. Избыточное количество товара ставится на приход, а недостающее списывается.

Документы для оформления пересортицы

Для правильного оформления пересортицы необходимо подготовить следующий пакет документов:

• Приказ руководителя о проведении инвентаризации.
• Инвентаризационная опись (форма ИНВ-3), в которой есть сведения о фактическом наличии ТМЦ на складе и об учетных данных.
• Сличительная ведомость (форма ИНВ-19), отражающая расхождения между фактическим наличием и учетными данными.
• Приказ руководителя о проведении служебного расследования, которым назначается комиссию для расследования причин пересортицы.
• Объяснительные записки от материально ответственных лиц.
• Акт о результатах служебного расследования: выводы комиссии о причинах пересортицы, виновных лицах (если таковые имеются) и размере ущерба.
• Бухгалтерская справка, подтверждающая внесение корректировок в учетные данные.
• Акт списания (при необходимости).
• Документы, подтверждающие рыночную стоимость товара (при необходимости).
• Документы, подтверждающие перечисление денежных средств в счет компенсации ущерба (при необходимости).

Отражение пересортицы в учете

Отражение пересортицы в бухгалтерском и налоговом учете зависит от причин ее возникновения и принятых решений по результатам служебного расследования.

Бухгалтерский учет:

• Излишки товара приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. В бухгалтерском учете делается запись: Дебет 41 «Товары» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».
• Недостача товара списывается в зависимости от причин ее возникновения.

В случае, когда виновники не выявлены, убыток от недостачи относится к прочим затратам: сначала делается проводка Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41 «Товары», а затем Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если ответственность за недостачу возложена на конкретных лиц, то сумма ущерба удерживается с них: Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При принятии решения о взаимозачете излишков и недостач равноценного товара производится зачет пересортицы. В бухгалтерском учете эти операции отражаются посредством соответствующих записей по счетам учета товарно-материальных ценностей.

Налоговый учет:

• Стоимость излишков товара, приходованных в бухгалтерском учете, включается во внереализационные доходы (п. 20 ст. 250 НК РФ).
• Сумма недостачи товара, списанная на прочие расходы, может быть учтена при расчете налога на прибыль в составе внереализационных расходов, если она возникла в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийного бедствия) или в результате действий неустановленных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). 

Как минимизировать риск повторения пересортицы

Предотвратить ее гораздо выгоднее, чем исправлять последствия. Комплексный подход включает несколько ключевых мер. Во-первых, необходимо внедрение системы штрихкодирования для быстрой и безошибочной идентификации товаров. Автоматизация складского учета с помощью WMS позволяет отслеживать товар в реальном времени и точно контролировать остатки. Не менее важно регулярное обучение персонала правилам работы с товаром и системой учета. Регулярные инвентаризации позволяют оперативно выявлять и устранять пересортицу.

Для предотвращения ошибок организация складского пространства должна быть рациональной, с четкой маркировкой и адресным хранением. Контроль за движением товара на всех этапах необходим для оперативного выявления нарушений. Мотивация персонала, стимулирующая к ответственной работе, также играет важную роль.

А еще стоит попробовать электронный документооборот. Он минимизирует ошибки при оформлении документов, а регулярный анализ и оптимизация складских бизнес-процессов повышают общую эффективность. Периодический аудит складских процессов независимыми экспертами помогает выявить скрытые проблемы и улучшить работу склада.

Блок FAQ

Чем пересортица отличается от недостачи и излишка товара?

Пересортица, недостача и излишек — все это результаты несоответствия между фактическим наличием товара и учетными данными, но отличаются они по своей сути. Недостача — это отсутствие товара, который должен быть в наличии согласно учету. Излишек — наличие товара, который не числится в учетных данных. Пересортица же — это ситуация, когда вместо одного товара фактически присутствует другой товар того же наименования, но другого сорта, размера, артикула или иных характеристик. Общий итог по всей номенклатуре может быть верным, но внутри нее присутствует путаница. Важно понимать, что при недостаче и излишке происходит изменение общего количества товара, а при пересортице – его ассортимента. Пример: если у вас на складе числится 100 красных футболок и 50 синих, а по факту оказалось 90 красных и 60 синих — это пересортица. Если бы красных было 80, а синих 50, то это была бы недостача красных. Если бы красных было 100, а синих 60, то это был бы излишек синих.

Когда необходимо оформлять акт пересортицы?

Акт пересортицы необходимо оформлять сразу после обнаружения, то есть несовпадения фактического наличия товара с учетными данными по конкретным позициям внутри одной номенклатурной группы или ассортимента. Обнаружение пересортицы обычно происходит в процессе инвентаризации, приемки товара или отгрузки. Затягивание с оформлением акта может привести к усугублению ситуации, затруднению поиска виновных лиц и осложнению бухгалтерского учета. Важно документально зафиксировать факт пересортицы как можно быстрее, чтобы начать процесс расследования и принятия мер по ее устранению. Наличие правильно оформленного акта — это основа для дальнейших действий, таких как зачет пересортицы, привлечение к ответственности, корректировка учетных данных и разработка плана по предотвращению повторных случаев.

Обязательна ли инвентаризация для выявления пересортицы?

Это наиболее распространенный и эффективный способ выявления пересортицы, но инвентаризация — не единственное обязательное условие. Пересортица может быть обнаружена и в ходе других операций, таких как приемка товара от поставщика, отгрузка товара клиенту, внутреннее перемещение товара между складами или отделами. Ключевым фактором является обнаружение несовпадения между фактическим наличием товара и учетными данными по конкретным позициям. Инвентаризация просто предоставляет наиболее полную и систематизированную картину состояния складских запасов, что облегчает выявление всех видов расхождений, включая пересортицу. Если в ходе других операций была выявлена пересортица, необходимо также оформлять соответствующий акт и проводить расследование для выяснения причин и принятия мер по устранению последствий.

Когда возможно оформить взаимозачет при пересортице?

Взаимозачет при пересортице товаров допустим, если это предусмотрено законодательством и учетной политикой компании, и при выполнении ряда условий: пересортица произошла по одноименным товарам, товары имеют одинаковую стоимость (или организация готова принять убытки), пересортица обнаружена в рамках одного отчетного периода, имеются подтверждающие документы (акт инвентаризации и сличительная ведомость), и руководитель дал распоряжение на проведение взаимозачета. В некоторых случаях может потребоваться консультация с налоговыми органами. Учитывайте, что взаимозачет — это лишь способ исправления ошибки, необходимо анализировать и предотвращать причины пересортицы.

Ирина Рудевич