Учет задолженностей: правила, особенности, метрики и автоматизация

Наверняка вы уже сталкивались с потоком счетов, оплат и обещаний заплатить «в следующую пятницу». Этот финансовый хаос может смутить даже самого стойкого предпринимателя. Но есть надежный способ взять все под контроль — системный учет задолженностей. Разбираемся, как наладить этот процесс и почему он важен для для бизнеса.

Введение

Представьте: вы запустили свой проект. Придумали классное название, создали сайт, чтобы о вас узнали клиенты, и зарегистрировали для него доменное имя у Рег.ру. Пошли первые заказы, отгрузки постоянному клиенту, услуги новым заказчикам. Прибыль должна скоро прийти. Но в какой-то момент вы понимаете, что на счете нет средств. Клиенты еще не заплатили, а поставщики уже ждут оплату. Это кассовый разрыв, или страшный сон любого бизнесмена. Он возникает чаще всего из-за отсутствия учета долгов. Эта статья станет проводником в мир финансового порядка.

Что такое учет задолженностей

Учет задолженностей — это процесс отслеживания долгов, связанных с организацией. Долги бывают двух видов:

• Дебиторская задолженность. Это деньги, которые должны вам. Ваши клиенты, заказчики — все, кто получил товар или услугу, но еще не расплатился. Их называют дебиторами. Это ваши будущие доходы.

• Кредиторская задолженность. Это деньги, которые должны вы. Поставщикам сырья, подрядчикам, арендодателю, сотрудникам по зарплате. Тех, кому вы должны, называют кредиторами. Это ваши будущие расходы.

Зачем бизнесу системный учет задолженностей

Многие начинающие предприниматели ведут учет «в голове» или на обрывках бумаги. Пока операций мало, это может работать. Но с ростом бизнеса такой подход неизбежно ведет к проблемам. Вот почему системный подход жизненно необходим:

• Предотвращение кассовых разрывов. Вы будете точно знать, когда и какие суммы должны поступить на ваш счет, а когда и сколько нужно будет отдать. Это позволит планировать платежи и избегать ситуаций, когда платить нечем.
• Управление денежным потоком. Понимая, кто и когда вам заплатит, вы можете принимать верные решения. Например, стоит ли сейчас закупать новую партию товара или лучше подождать поступления денег от крупного клиента.
• Укрепление отношений с партнерами. Своевременная оплата счетов поставщикам создает вам репутацию надежного партнера. С такими компаниями охотнее работают и предлагают лучшие условия.

Принципы учета задолженностей

Наладить учет не так сложно, как кажется. Главное — следовать нескольким простым принципам.

• Заведите привычку вносить данные не раз в месяц, а сразу после совершения операции. Продали товар в рассрочку — тут же занесли в список дебиторов. Получили счет от поставщика — сразу добавили в список кредиторов.
• Любой долг должен быть подтвержден документом: договором, счетом, накладной, актом выполненных работ. Это ваша страховка на случай споров и основа для учета.
• Всегда ведите учет дебиторской и кредиторской задолженности отдельно. Это могут быть две разные вкладки в таблице Excel или два разных раздела в специальной программе для списаний. Не смешивайте их.

Для каждой задолженности обязательно указывайте крайний срок погашения. Это ключевая информация для планирования. Можно выделять цветом те долги, срок оплаты которых приближается.

Метрики для анализа задолженностей

Когда вы начнете вести учет, появятся данные. Чтобы извлечь из них пользу, нужно анализировать их с помощью метрик:

• Оборачиваемость дебиторской задолженности. Эта метрика показывает, как быстро клиенты в среднем оплачивают свои счета. Если оборачиваемость высокая, значит, деньги возвращаются в бизнес быстро. Если низкая — клиенты платят медленно, и средства «заморожены» в долгах. Цель — увеличивать скорость оборачиваемости.
• Оборачиваемость кредиторской задолженности. Это показатель того, как быстро вы расплачиваетесь с поставщиками. Слишком быстрая оплата может вымывать деньги из оборота, а слишком медленная — испортить репутацию. Здесь важен баланс.

Учет дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — это деньги, которые должны вам. Управлять этими долгами значит активно работать над тем, чтобы они как можно скорее превратились в реальные деньги на счете. 

Сразу после отгрузки товара или оказания услуги выставляйте клиенту счет и подписывайте акт. Занесите эту операцию в учетную систему (например, в таблицу Excel). 

Заведите привычку, скажем, каждый понедельник утром просматривать свой реестр должников. Не ждите, пока клиент забудет про вас. Работайте на опережение. Создайте простую, но эффективную систему: за два-три дня до срока оплаты отправьте клиенту письмо в духе: «Добрый день! Напоминаем, что в пятницу истекает срок оплаты по счету №123. Будем благодарны за своевременную оплату».

Если деньги не поступили, в день «Х» можно написать или позвонить: «Здравствуйте! Сегодня срок оплаты нашего счета. Подскажите, пожалуйста, можем ли мы ожидать платеж сегодня?».

Учет кредиторской задолженности

Теперь посмотрим на ситуацию с другой стороны. Кредиторская задолженность — это ваши обязательства перед поставщиками и подрядчиками. Грамотное управление этими долгами помогает сохранить репутацию в долгосрочной перспективе и правильно распределить деньги.

Получив счет от поставщика, не откладывайте его на потом, сразу внесите данные в свой учетный реестр.

Платежный календарь ― это главный инструмент для предотвращения кассовых разрывов. Соберите все будущие платежи (поставщикам, за аренду, налоги, зарплату) и распределите их по датам на месяц вперед. Так вы будете видеть, какая сумма и когда вам понадобится.

Сравните платежный календарь с прогнозом поступлений от клиентов. Если видите, что на оплату крупного счета денег может не хватить, будет время принять меры. Например, связаться с поставщиком и договориться о небольшой отсрочке или частичной оплате. Большинство партнеров идут навстречу, если их предупреждают заранее, а не ставят перед фактом.

Особенности учета задолженностей

Если клиент заплатил аванс, эти деньги еще не считаются доходом. Технически, до момента отгрузки товара или оказания услуги — это ваш долг перед клиентом (кредиторская задолженность). И наоборот, если вы заплатили аванс поставщику, он становится вашим дебитором до тех пор, пока не выполнит свои обязательства. Учитывайте это раздельно.

Не все долги возвращаются. Если вы понимаете, что клиент испытывает серьезные финансовые трудности или вовсе пропал, его долг переходит в категорию «сомнительного». А если вы уже испробовали все способы и уверены, что денег не увидите (например, компания обанкротилась), долг становится «безнадежным». 

Автоматизация учета

В самом начале пути для учета долгов вполне хватит простой таблицы. Но по мере роста числа клиентов и поставщиков ручной учет становится трудоемким и рискованным — легко допустить ошибку. В этот момент стоит задуматься об автоматизации.

Когда пора переходить на специальные программы? Когда вы тратите на ведение таблицы больше часа в день, количество операций превысило 50-100 в месяц, когда вы стали забывать вовремя напомнить клиенту об оплате, и когда возникла ошибка, стоившая вам денег или репутации.

Какие инструменты можно использовать? Существует множество решений, от простых до комплексных:

• Онлайн-бухгалтерия: Многие такие сервисы имеют встроенные модули для выставления счетов и отслеживания их оплаты. Система сама напомнит вам о приближающихся сроках.
• CRM-системы: Программы для управления взаимоотношениями с клиентами часто включают финансовый блок. Вы сможете видеть всю историю по каждому клиенту в одном месте, включая все счета и платежи.
• Специализированные сервисы: Есть программы, которые созданы именно для управления денежными потоками и задолженностями. Они помогают строить платежные календари и прогнозировать кассовые разрывы.

Рекомендации по ведению учета задолженностей

Чтобы процесс учета стал реальным помощником, следуйте простым советам. Это квинтэссенция опыта многих предпринимателей.

• Не ждите, пока бизнес вырастет до гигантских размеров. Чем раньше заведете привычку вести учет, тем легче будет в будущем. Начните с простой таблицы — это уже огромный шаг вперед.
• Все фиксируйте на бумаге (или в файле). Устные договоренности имеют свойство забываться. Любая операция должна подкрепляться документом: договор, счет, акт. Это дисциплинирует и вас, и ваших партнеров.
• Разработайте платежную политику. Заранее определите, на каких условиях вы работаете с клиентами. Кому вы готовы дать отсрочку платежа, а с кого будете брать предоплату? Четкие правила избавят от необходимости каждый раз принимать сложное решение.
• Проверяйте новых партнеров. Прежде чем отгружать товар в долг новому клиенту, потратьте 10 минут на его проверку. Поищите информацию в интернете, посмотрите отзывы. Это простая мера предосторожности.

Краткие итоги

• Есть два вида долгов: дебиторская (должны вам) и кредиторская (должны вы). Контролировать нужно оба.
• Главная цель учета — избежать кассовых разрывов и всегда иметь деньги на счете для обязательных платежей.
• Основа основ — регулярность, документальное подтверждение и контроль сроков.
• Начните с простого инструмента, например, таблицы в Excel, и по мере роста переходите на автоматизированные системы.

FAQ: Часто задаваемые вопросы

Какие есть инструменты для управления рисками возникновения дебиторской задолженности?

• Предоплата ― самый надежный способ. Берите полную или частичную предоплату, особенно с новых клиентов.
• Четкий договор. Пропишите в договоре не только сроки оплаты, но и пени за просрочку. Сам факт наличия такого пункта дисциплинирует многих клиентов.
• Проверка контрагента. Перед заключением крупной сделки с отсрочкой платежа проверьте партнера через открытые базы данных.
• Скидка за быструю оплату. Можно предложить клиенту небольшую скидку (например, 2%), если он оплатит счет в течение нескольких дней, а не будет ждать конца срока.

Когда формировать резерв по сомнительным долгам?

Для начинающего предпринимателя нет нужды углубляться в сложные бухгалтерские правила. Руководствуйтесь здравым смыслом. Начинайте считать долг «сомнительным», когда клиент просрочил платеж на значительный срок (например, более 60-90 дней), перестал выходить на связь: не отвечает на звонки и письма. Или вы получили информацию, что у компании-должника серьезные финансовые проблемы. Как только вы пометили долг как «сомнительный», перестаньте учитывать эти деньги в своих краткосрочных финансовых планах. 

Что необходимо для планирования дебиторской задолженности?

Вам понадобится актуальный реестр всех должников с суммами и сроками оплаты, история платежей по каждому клиенту. Это поможет понять, кто платит вовремя, а кто систематически задерживает. А также план продаж. Вы должны понимать, какие продажи с отсрочкой платежа вы планируете совершить в ближайшем будущем. На основе этих данных вы можете составить прогноз поступлений денег на ваши счета. 

Какие отчеты по задолженностям нужны директору каждую неделю?

Каждую неделю готовьте два отчета:

• Отчет по просроченной дебиторской задолженности. Список клиентов, которые должны были заплатить, но не сделали этого. Сортируйте его по сумме долга или по сроку просрочки.
• Платежный календарь на следующую неделю. Список всех ваших обязательных платежей на ближайшие семь дней: кому, сколько и когда вы должны заплатить. 

Сравнив эти два отчета, можно понять хватает ли ожидаемых поступлений на покрытие ближайших расходов, и вовремя принять меры, если есть проблема.

Андрей Лебедев