Электронная трудовая книжка: что это, плюсы и минусы, как оформить ЭТК

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — уже неотъемлемая часть кадрового документооборота. Она представляет собой цифровую запись о трудовой деятельности работника, заменяющую традиционную бумажную версию. Рассмотрим, что такое ЭТК, ее суть, преимущества и недостатки.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — цифровой формат хранения информации о трудовой деятельности человека, включая данные о его опыте работы, организациях, где он работал, его должностях, уровне квалификации, перемещениях по службе, причинах прекращения трудовых отношений и полученных поощрениях. Вся информация хранится в электронном виде в информационных системах Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). 

Электронный документооборот позволяет оптимизировать рабочие процессы. Управлять бизнесом проще и эффективнее, если вы используете сервисы для бизнеса на сайте Рег.ру.

Суть электронной трудовой книжки 

Внедрение ЭТК позволило создать единую цифровую базу данных, содержащую сведения о трудовом стаже, местах работы, должностях, квалификации, переводах, увольнениях и наградах каждого работника. Работники имеют возможность получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или в клиентских службах СФР, что обеспечивает прозрачность и контроль за вносимыми данными.

Переход на ЭТК осуществлялся постепенно. Работодатели обязаны были передавать в СФР сведения о трудовой деятельности работников, начиная с 2020 года. При этом работники имели право выбора между ведением трудовой книжки в бумажном или электронном виде, подав соответствующее заявление работодателю. Для тех, кто впервые устраивался на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки велись исключительно в электронном формате.

Электронная трудовая книжка предоставляет ряд преимуществ: 

• Снижается риск потери или повреждения бумажной трудовой книжки. Упрощается процесс оформления пенсий, поскольку СФР уже располагает необходимой информацией о трудовом стаже работника. 
• Уменьшается количество ошибок и неточностей в записях, благодаря автоматизации процесса внесения данных.

Плюсы и минусы ЭТК 

В целом это удобный формат, который значительно упростил трудовые взаимоотношения между работниками и работодателями. Но у него есть свои плюсы и минусы:

Плюсы ЭТК:

• вся нужная информация о стаже всегда под рукой, доступна через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг;
• электронные данные надежно защищены от потери, повреждения или кражи;
• автоматизация процессов учета и отчетности, снижение административной нагрузки на работодателей;
• отсутствие необходимости в хранении и ведении бумажных трудовых книжек снижает затраты на их приобретение и обслуживание;
• быстрый доступ к информации для оформления пенсий, пособий и других социальных выплат.

Минусы ЭТК:

• для просмотра и управления данными требуется доступ к сети;
• возможные сбои в работе информационных систем могут временно ограничить доступ к данным;
• необходимость обеспечения защиты персональных данных от несанкционированного доступа;
• работодателям требуется обучение сотрудников для работы с новыми электронными системами.

То есть переход на ЭТК предполагает определенные преимущества. В частности, снижаются затраты на приобретение, хранение и ведение бумажных трудовых книжек. Кроме того, упрощается процесс предоставления отчетности в СФР, так как большая часть данных передается в электронном виде.

Несмотря на преимущества, переход на ЭТК требует от работодателей организации процесса передачи данных в СФР и обеспечения защиты персональных данных сотрудников. Необходимо использовать защищенные каналы связи и соблюдать требования законодательства о защите информации.

Как оформить электронную трудовую книжку, способы оформления

Основной целью перехода на ЭТК было упрощение кадрового документооборота и снижение административной нагрузки на работодателей. Электронная форма позволяет избежать потери или повреждения трудовой книжки, а также упрощает процесс получения информации о трудовой деятельности для работников, особенно при дистанционной работе или переезде в другой регион.

Оформление ЭТК происходит автоматически при первом трудоустройстве работника после 1 января 2021 года. Для сотрудников, работавших до этой даты, существует несколько способов получения информации из ЭТК:

1. Через личный кабинет на сайте ПФР. Необходимо зарегистрироваться на сайте ПФР и получить доступ к личному кабинету. Там можно увидеть все записи, содержащиеся в ЭТК.
2. Через портал Госуслуг. Информация из ЭТК доступна в личном кабинете на портале Госуслуг.
3. У работодателя. Работодатель обязан предоставлять работнику выписку из ЭТК по его запросу.
4. В МФЦ. Можно обратиться в многофункциональный центр с запросом на получение выписки из ЭТК.

Для оформления ЭТК документы не требуются, поскольку она формируется автоматически. Но при обращении за выпиской из ЭТК в МФЦ или к работодателю, может потребоваться паспорт для идентификации личности.

Документы для оформления ЭТК

При оформлении трудовых отношений по закону необходимо предоставить определенный пакет документов. Для заполнения формы ЕФС-1 потребуются паспортные данные (Ф.И.О., дата рождения), СНИЛС и ИНН. Работодатель занимается оформлением электронной трудовой книжки. Если работник уже имеет ЭТК, оформленную предыдущим работодателем, процедура трудоустройства не меняется: сведения о приеме на работу направляются в СФР по форме ЕФС-1.

Правила ведения электронной трудовой книжки 

В соответствии с установленными нормами, работодатель несет ответственность за ведение ЭТК. В его обязанности входит своевременное и корректное внесение в электронный документ сведений о приеме, перемещениях, прекращении трудовых отношений и прочих изменениях в кадровом составе. Основные принципы ведения ЭТК включают в себя следующие требования: 

• внесение информации в течение трех рабочих дней (отсчет ведется со дня издания нужного приказа или распоряжения; 
• обеспечение достоверности всех записей — их нужно проверять на основании документов; 
• ежемесячная передача в ПФР сведений по форме СЗВ-ТД; 
• предоставление работнику выписки из ЭТК по его запросу (на это дается три дня после получения заявления сотрудника).

Эта цифровизация оптимизирует кадровый учет, гарантирует сохранность информации и обеспечивает оперативный доступ к необходимым данным. Переход на электронный формат — значительный шаг в направлении цифровизации трудовых отношений и повышения эффективности управления персоналом, а дальнейшее развитие ЭТК предполагает расширение функционала и интеграцию с другими государственными информационными системами, что позволит еще больше упростить взаимодействие работников, работодателей и государственных органов.

Ирина Рудевич