Электронный документооборот — как работает и зачем нужен бизнесу

Внедрение электронного документооборота часто вызывает множество вопросов. Рассмотрим наиболее распространенные из них: о том, как проходит оптимизация процессов и систем, зачем нужны электронные подписи и как происходит их внедрение в организации.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это система организации работы с документами в цифровом формате, которая охватывает создание, обработку, хранение и передачу информации между участниками бизнес-процессов без использования бумажных носителей. Ее внедрение помогает организациям оптимизировать свою деятельность, повысить эффективность работы и снизить издержки, связанные с традиционным бумажным документооборотом.

Представьте себе крупную строительную компанию, работающую над возведением масштабного жилого комплекса. Ранее каждый этап строительства сопровождался кипами бумажных документов: сметы, чертежи, акты выполненных работ, договоры с поставщиками. Все это требовало колоссальных затрат времени на согласование, подписание и хранение. Документы легко терялись, задерживались, а исправления отслеживались с большим трудом. В результате, строительные проекты часто выходили за рамки бюджета и сроков. Но после внедрения ЭДО все изменилось. 

Проектировщики стали обмениваться чертежами в цифровом формате, внося правки и отслеживая изменения в режиме реального времени. Сметы согласовывались онлайн, а договоры с поставщиками подписывались электронной подписью. Акты выполненных работ регистрировались в системе электронного документооборота (СЭД), автоматически отправляясь на согласование и оплату. Благодаря ЭДО, компания смогла сократить время на согласование документов на 70%, снизить издержки на печать и хранение документов на 50%, а также повысить прозрачность и контроль над строительными проектами. Это позволило компании реализовывать проекты быстрее, эффективнее и в рамках бюджета. Этот пример наглядно демонстрирует, как ЭДО может трансформировать бизнес-процессы и приносить ощутимую пользу организациям любого масштаба.

Попробуйте применять эффективные сервисы для бизнеса на Рег.ру.

Отличие от классического бумажного документооборота

Главное отличие ЭДО от классического бумажного документооборота заключается в способе представления и обработки информации. В бумажном документообороте документы создаются, распечатываются, подписываются вручную, затем пересылаются по почте или курьером, хранятся в архивах. ЭДО же предполагает создание документов в электронном виде, их подписание электронной подписью (ЭП), передачу по защищенным каналам связи и хранение в электронных архивах. Это значительно ускоряет процессы, сокращает расходы и снижает риск потери или повреждения документов.

Рассмотрим, к примеру, работу бухгалтерии в крупной сети магазинов. До внедрения ЭДО десятки сотрудников ежедневно занимались обработкой сотен бумажных накладных от поставщиков. Каждую накладную требовалось распечатать, подписать, сверить с данными в учетной системе, отсканировать и отправить в архив. Ошибки при вводе данных и задержки в согласовании счетов были обычным делом, что приводило к задержкам в оплате поставщикам и снижению рентабельности. После перехода на ЭДО поставщики стали отправлять электронные накладные напрямую в учетную систему, где они автоматически распознавались, проверялись и направлялись на оплату. Время обработки одной накладной сократилось с нескольких дней до нескольких минут, ошибки практически исчезли, а бухгалтерия смогла сфокусироваться на более стратегических задачах. А еще освободилось место в офисе, ранее занимаемое архивом бумажных документов.

Преимущества внедрения ЭДО

Такое решение будет полезно сразу по нескольким направлениям, в том числе оно обеспечивает:

Сокращение затрат и времени на обработку документов

ЭДО сокращает издержки в делопроизводстве: на бумагу, печать, почтовые расходы, курьерскую доставку и архивное хранение. Автоматизация процессов обработки документации, включая согласование и утверждение, позволяет существенно экономить время. В результате сотрудники могут уделять больше внимания ключевым задачам, что приводит к повышению общей производительности.

Ускорение бизнес-процессов и повышение прозрачности

Электронный документооборот радикально ускоряет бизнес-процессы за счет мгновенного обмена документами между пользователями. Благодаря доступу к актуальной информации в реальном времени, принятие решений и адаптация к переменам происходят оперативно. Полная фиксация всех стадий обработки документов в системе гарантирует прозрачность и усиливает возможность контролировать ход процессов.

Снижение рисков ошибок и потери документов

Внедрение ЭДО гарантирует юридическую силу цифровых документов благодаря использованию электронной подписи, защищающей их от фальсификации. Кроме того, автоматизированный ввод данных и проверка исключают ошибки, вызванные человеческим фактором. Например, при формировании большого пакета документов на оплату, система автоматически проверит корректность реквизитов и сумм. Благодаря электронному архиву с резервным копированием, риск утери или порчи документов сводится к нулю.

Электронная подпись в системе ЭДО

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) приравнивается к собственноручной подписи на бумаге, придавая юридическую силу электронным документам и гарантируя их подлинность. Она выполняет роль гаранта, подтверждая авторство документа, его целостность и неизменность после подписания. Представьте, что вы отправляете важный контракт по электронной почте. ЭП — что-то вроде цифровой печати, удостоверяющей, что документ отправили именно вы, и его содержание не было изменено при передаче. В ЭДО электронная подпись обеспечивает легитимность всех операций и процессов, позволяя отказаться от бумажной волокиты и ускорить взаимодействие с партнерами и государственными органами.

Существует три основных вида электронных подписей, различающихся по уровню защиты и юридической значимости:

• Простая электронная подпись (ПЭП) — самый простой способ подтверждения авторства, например, логин и пароль для входа в личный кабинет. Такая подпись подходит для некритичных операций, где не требуется высокая степень защиты.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) обеспечивает более высокий уровень защиты. Она позволяет определить, кто подписал документ, и обнаружить изменения, внесенные после подписания. Для использования НЭП необходимо специальное программное обеспечение.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — высшая ступень защиты. Она создается с использованием сертифицированных криптографических средств и выдается аккредитованными удостоверяющими центрами. КЭП имеет полную юридическую силу и приравнивается к собственноручной подписи на бумаге. Она необходима для сдачи отчетности в налоговую, участия в электронных торгах и других важных операций.

В организации, использующей ЭДО, процесс работы с электронной подписью выглядит следующим образом: 

1. Сначала создается электронный документ. 
2. Затем пользователь с помощью специального программного обеспечения (криптопровайдера) и личного ключа электронной подписи подписывает документ. 
3. Система формирует файл электронной подписи, который прикрепляется к документу. 
4. Получатель документа проверяет подлинность подписи и убеждается в том, что документ не был изменен. 
5. Подписанный документ хранится в электронном архиве.

Оптимизация документооборота

Прежде чем внедрять ЭДО, надо тщательно проанализировать существующие процессы. Это позволит выявить узкие места, дублирующиеся операции и другие неэффективности. Например, можно построить схему движения документа от момента его создания до архивирования и оценить время, затрачиваемое на каждом этапе.

После анализа процессов вам нужно автоматизировать рутинные задачи, такие как заполнение типовых форм, отправка уведомлений и маршрутизация документов. Например, можно настроить систему так, чтобы она автоматически отправляла документ на согласование определенному сотруднику после его создания. 

Для максимальной эффективности ЭДО можно интегрировать с другими информационными системами компании, такими как ERP (система управления ресурсами предприятия), CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами) и бухгалтерские программы. 

 Внедрение электронных подписей и ЭДО

Правильный подход к внедрению позволит значительно повысить эффективность работы, снизить затраты и улучшить взаимодействие с партнерами и клиентами.

Этапы внедрения

Процесс внедрения ЭДО можно разделить на несколько этапов:

1. Определение целей и задач. Четко сформулируйте, каких результатов вы хотите достичь с помощью ЭДО. Например, сокращение времени обработки документов на 50% или снижение затрат на бумагу на 30%.
2. Выбор системы ЭДО и удостоверяющего центра. Выберите систему ЭДО, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям, и надежный удостоверяющий центр для получения электронных подписей.
3. Подготовка инфраструктуры. Подготовьте необходимое оборудование и программное обеспечение.
4. Разработка регламентов и инструкций. Разработайте четкие регламенты и инструкции по работе с ЭДО.
5. Обучение сотрудников. Обучите сотрудников правилам использования ЭДО.
6. Пилотный проект. Запустите пилотный проект на небольшом участке документооборота.
7. Масштабирование. После успешного завершения пилотного проекта внедрите ЭДО во всей компании.

Ошибки при переходе на ЭДО

При переходе на ЭДО важно избегать распространенных ошибок, таких как:

• Отсутствие четкого плана и анализа потребностей.
• Выбор неподходящей системы ЭДО, когда система не соответствует потребностям компании.
• Недостаточное обучение сотрудников, если сотрудники не умеют пользоваться системой.

Для успешного внедрения ЭДО придерживайтесь ряда лучших практик, направленных на повышение эффективности и конкурентоспособности. Действительно важно вовлечь сотрудников на всех этапах; это способствует выявлению проблем и повышению лояльности. Переход должен быть постепенным, начиная с небольших участков и масштабируя систему. Не менее важна оптимизация бизнес-процессов, которую ЭДО позволяет осуществить. Проводите обучение персонала, автоматизируйте процессы согласования, используйте облачные решения для снижения затрат и мобильные приложения для удобства работы сотрудников. Не забывайте собирать обратную связь от пользователей для постоянного улучшения системы. 

Будущее электронного документооборота

ЭДО — это уже не будущее, а настоящее для многих компаний. Однако, технологии не стоят на месте, и ЭДО продолжает развиваться, предлагая новые возможности для оптимизации бизнес-процессов. В перспективе ЭДО станет еще более интеллектуальным, безопасным и интегрированным с другими бизнес-системами.

Современные системы ЭДО используют искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение (МО) для автоматического распознавания документов, извлечения данных и маршрутизации задач. Например, ИИ может анализировать входящие счета и автоматически направлять их на оплату соответствующему сотруднику. Еще один популярный тренд — роботизированная автоматизация процессов (RPA), которая позволяет автоматизировать повторяющиеся рутинные задачи, такие как перенос данных из одного приложения в другое. В будущем мы увидим еще больше интеллектуальных функций в системах ЭДО, которые позволят компаниям значительно сократить время обработки документов и снизить риск ошибок.

Компании все чаще сталкиваются с необходимостью обмениваться документами с государственными органами и зарубежными партнерами. Интеграция ЭДО с такими системами, как ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации), позволяет упростить и ускорить взаимодействие с государством. Интеграция с международными системами ЭДО, такими как PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), позволяет компаниям участвовать в международных закупках и упрощает трансграничный документооборот.  

Часто задаваемые вопросы

Можно ли полностью отказаться от бумажных документов?

В большинстве случаев — да. Хотя иногда требуется хранение оригиналов документов на бумаге.

Насколько юридически значимы документы с электронной подписью?

Документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП) юридически равнозначны документам с собственноручной подписью и печатью.

Чем отличается простая электронная подпись от квалифицированной?

Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования подписи определенным лицом, но не обеспечивает защиту от изменений в документе. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) обладает наивысшим уровнем защиты и юридической значимости.

Сколько стоит внедрение ЭДО для компании?

Стоимость внедрения ЭДО зависит от размера компании, сложности бизнес-процессов и выбранной системы ЭДО. Она включает в себя стоимость программного обеспечения, оборудования, обучения сотрудников и услуг по интеграции системы.

Какие документы нельзя перевести в электронный формат?

Некоторые виды документов, такие как оригиналы нотариальных документов, завещаний, документов, удостоверяющих личность, а также документы, требующие физического предъявления, не могут быть полностью переведены в электронный формат.

Как обеспечить безопасность электронного документооборота?

Безопасность ЭДО обеспечивается использованием квалифицированных электронных подписей, шифрованием данных, контролем доступа, регулярным резервным копированием и соблюдением требований информационной безопасности.

Сколько времени занимает внедрение ЭДО в организации?

Срок внедрения ЭДО зависит от размера компании и сложности бизнес-процессов. В большинстве случаев внедрение занимает от нескольких недель до нескольких месяцев.

Что делать, если контрагент не использует электронный документооборот?

В этом случае можно предложить контрагенту подключиться к ЭДО, либо использовать гибридный документооборот, когда часть документов передается в электронном виде, а часть — в бумажном.

Ирина Рудевич