Гибкий график работы: что это, как установить и с чем можно совмещать

Что означает «гибкий график» в соответствии с ТК РФ, как его установить, можно ли совмещать с удаленкой и другими режимами работы.

Гибкий график работы: что это такое

Гибкий график — это принципиальное изменение в подходе к организации трудового процесса. Он предоставляет сотрудникам большую автономию в определении времени начала и окончания рабочего дня, его продолжительности и даже места выполнения задач. В традиционной модели занятости, где жестко регламентировано время пребывания на рабочем месте, гибкий график выступает альтернативой, ориентированной на результат. 

В приоритете выполнение поставленных задач в срок и с надлежащим качеством, а не строгое соблюдение временных рамок. Такой подход позволяет сотрудникам адаптировать рабочий процесс под свои индивидуальные биологические ритмы, личные обстоятельства и предпочтения, что, в свою очередь, положительно сказывается на их продуктивности, мотивации и общем уровне удовлетворенности работой. 

Независимо от выбранного графика работы вам пригодятся сервисы для бизнеса на сайте Рег.ру.

Компании, внедряющие гибкий график, получают конкурентное преимущество в борьбе за талантливых специалистов, снижают текучесть кадров и повышают лояльность персонала. Но это не вседозволенность и хаос, а хорошо продуманная система, требующая четкой организации, эффективной коммуникации и доверия между сотрудниками и руководством. Вам придется разработать правила и процедуры, регулирующие использование гибкого графика, чтобы избежать злоупотреблений, обеспечить бесперебойную работу компании и соблюсти требования законодательства. 

Наталья Евдокимова, руководитель отдела кадров АО «Росбизнесконсалтинг»  говорит, что гибкий график уменьшает стресс, дает возможность совмещать работу и личные задачи, поэтому работники проявляют больше инициативы. По словам эксперта, при таком формате работы компания снижает издержки на офис, коммунальные услуги, транспорт для работников. А еще увеличивается потенциальный кадровый резерв вне региона.

Гибкий график и свободный — в чем разница

Свободный график работы — это не полная свобода, а выполнение обязанностей по договору в удобное для сотрудника время и месте, без жестких требований к посещению офиса. В отличие от него, гибкий график подразумевает больше контроля со стороны работодателя, устанавливающего рамки рабочего времени, но позволяющего сотруднику выбирать, когда именно работать, с обязательным присутствием в офисе в определенное время («ядро рабочего дня»). Гибкий график — это баланс между свободой и контролем, тогда как свободный формат требует от сотрудника высокой самоорганизации и доверия от работодателя.

Пример:

• Свободный график у программиста, работающего удаленно, который должен сдать проект к концу месяца. Он сам решает, когда и сколько времени ему уделять работе, главное — вовремя выполнить задачу.
• Гибкий график у сотрудника офиса, который имеет право начинать рабочий день с 8 до 10 утра, но должен находиться на рабочем месте в «ядро» с 11 до 16 часов.

Гибкий режим рабочего времени по ТК РФ

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) не содержит прямого определения такого графика, но учитывает возможность устанавливать различные режимы рабочего времени. Так, статья 102 ТК РФ предусматривает возможность разделения рабочего дня на части, а статья 104 ТК РФ — введение суммированного учета рабочего времени. Благодаря этому можно адаптировать графики под индивидуальные потребности работников.

Также можно устанавливать индивидуальный режим по соглашению (статья 57 ТК РФ). Работник и работодатель могут договориться об этом и зафиксировать в трудовом договоре, прописав конкретное время начала и конца рабочего дня, длительность перерывов и другие отличия от общих правил компании.

Кроме того, гибкий график можно ввести для всего коллектива или его части. Для этого издается специальный документ в организации — коллективный договор или локальный акт (статья 8 ТК РФ). Работодатель обязан учесть мнение профсоюза или другого представителя работников. В самом локальном акте должны быть ясно описано, кто и как может работать по гибкому графику, порядок его оформления и как будет контролироваться его соблюдение. При любом варианте важно соблюдать требования закона:

• Рабочая неделя не должна превышать 40 часов.
• Нужно обеспечить работникам положенный отдых — перерывы между сменами и выходные дни.
• Оплата труда должна рассчитываться исходя из фактически отработанного времени и выполненных норм.  

Виды гибкого графика

Такой график работы предлагает несколько вариантов организации рабочего времени, позволяя сотрудникам адаптировать его к личным нуждам и повышая эффективность. В последнее время распространены такие форматы работы: 

• Скользящий график, при котором сотрудник сам выбирает время начала и окончания работы в заданном диапазоне.
• Гибкий учет рабочего времени, то есть отработка установленного количества часов в течение периода (неделя, месяц) на усмотрение сотрудника.
• Сжатая рабочая неделя, когда необходимое количество часов отрабатывается за меньшее количество дней.
• Удаленная работа вне офиса.
• Разделение рабочего места, то есть несколько сотрудников поочередно используют одно рабочее место.
• Гибридный график — сочетание различных видов гибкого графика для максимальной адаптации, частично работа из дома, а частично — в офисе.

Наталья Евдокимова: «Часто работодатели путают понятия гибкого и скользящего графика. Это не одно и тоже. Скользящий график — это предоставление выходных работнику в разные недели в разные дни. Например, на одной неделе это могут быть суббота и воскресенье, на следующей — понедельник, вторник, на третьей — среда, четверг.

Гибкость не означает вседозволенность, скорее наоборот — она про дополнительную ответственность. 

А еще часто путают гибкий график с гибридным. Гибрид — это совмещение удаленки и работы на территории работодателя. Гибкий график же касается не места, а расписания». 

Можно ли совмещать гибкий график с другими режимами работы

Совмещение с другими режимами работы вполне возможно и может быть выгодным как для работодателя, так и для сотрудников. Но такое совмещение требует тщательного планирования и учета всех возможных последствий.

Например, сотрудник работает неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, при этом используя гибкий график для определения времени начала и окончания работы.   

Такой график можно совмещать и со сменной работой — трудиться в разные смены, используя гибкий график для определения времени их начала и окончания. При этом надо соблюдать требования ТК РФ о продолжительности междусменного отдыха и о правилах составления графиков сменности. Не допускайте переработок и нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Руководителю или HR-специалистам придется вести точный учет рабочего времени каждого сотрудника и своевременно оплачивать отработанное время, включая возможные переработки.

Кроме того, важны индивидуальные потребности работников. Некоторым сотрудникам подходит гибкий график, другим — нет. В идеале должна быть возможность выбора и адаптации условий работы. Если вы как работодатель задумались о таких изменениях, можете провести предварительное анкетирование сотрудников, чтобы выяснить их предпочтения и готовность к работе по гибкому графику.

Как установить гибкий график: пошагово (нумерованный список)

Чтобы гибкий график принес компании пользу, а не хаос, следуйте определенным шагам:

1. Прежде чем внедрять гибкий график, проведите анализ текущей ситуации в компании. Оцените, какие отделы и должности могут быть переведены на гибкий график, какие задачи требуют жесткого контроля, а какие могут выполняться удаленно. Оцените техническую готовность компании к переходу на гибкий график, убедитесь, что у вас есть необходимое оборудование и программное обеспечение для организации удаленной работы и контроля за выполнением задач.
2. На основе результатов анализа разработайте концепцию гибкого графика, которая будет соответствовать потребностям компании и сотрудников. Определите виды гибкого графика, которые будут использоваться в компании (скользящий график, гибкий учет рабочего времени, удаленная работа). Установите рамки гибкости, определите время начала и окончания рабочего дня, продолжительность перерывов, а также «фиксированное время», когда все сотрудники должны присутствовать на рабочем месте. 
3. Если в компании есть профсоюз, необходимо согласовать с ним концепцию гибкого графика. 
4. Разработайте локальный нормативный акт (коллективный договор, положение о гибком графике), который будет регулировать использование гибкого графика в компании. В этом документе должны быть четко прописаны все условия работы по гибкому графику, права и обязанности работников, а также ответственность за нарушение правил. 
5. Начните внедрение гибкого графика в пилотном режиме в одном или нескольких отделах компании. 
6. После завершения пилотного проекта проведите анализ результатов. Оцените, насколько эффективно работает гибкий график, как изменились производительность труда и удовлетворенность сотрудников.  
7. Затем можно начинать масштабное внедрение гибкого графика во всей компании. Контролируйте процесс внедрения и оперативно реагируйте на возникающие проблемы.
8. Регулярно проводите мониторинг эффективности гибкого графика, собирайте обратную связь от сотрудников и вносите необходимые корректировки в правила и процедуры его использования.

Плюсы и минусы гибкого графика для бизнеса и сотрудников

Внедрение гибкого графика: плюсы и минусы для бизнеса и сотрудников:

Плюсы для бизнеса:

• повышение производительности;
• снижение текучести кадров;
• привлечение талантов;
• сокращение расходов;
• улучшение имиджа компании.

Минусы для бизнеса:

• сложность организации и контроля;
• сложность коммуникации;
• инвестиции в ИТ;
• риск снижения корпоративной культуры.

Плюсы для сотрудников:

• гибкость и автономия;
• улучшение баланса работы и жизни;
• снижение стресса;
• экономия времени и денег;
• повышение удовлетворенности работой.

Минусы для сотрудников:

• сложность самоорганизации;
• размытие границ работы и личной жизни;
• сложность коммуникации с коллегами;
• возможное снижение социальной активности.

Наталья Евдокимова: «Сотрудник работает в удобное для себя время, лучше концентрируется и добивается результатов. Например, когда мало задач, можно уделить больше времени семье, и наоборот. Еще один очевидный плюс для сотрудников —  доступ к бюджетным и медицинским услугам. Не нужно брать больничный или отгул ради одного визита к врачу или в госучреждение — можно сделать это перед работой или в середине дня. По договоренности с работодателем вы можете начинать и заканчивать день, когда вам удобно, посещать торговые центры или кинотеатр не в «час пик», а когда там мало людей. В целом гибкий график уменьшает причину увольнений, связанных с невозможностью совмещать основные обязанности и работу. 

Что касается работодателя, часто возникают проблемы из-за отсутствия структуры дня. Без дисциплины и навыков тайм-менеджмента график может превратиться в «бесконечный рабочий день». Вы должны будете не просто выполнять обязанности в рабочее время, а отчитываться за результат — появится больше ответственности. Как следствие вышеуказанных факторов, есть риск что-то забыть, перепутать или совершить ошибку, что может создать больше кризисных ситуаций». 

Типичные ошибки работодателей

При внедрении гибкого графика работодатели нередко совершают ошибки, которые могут привести к неприятным последствиям. Наталья Евдокимова говорит, что самые распространенные ошибки — это  некорректное оформление документов, нарушения норм рабочего времени, слабый контроль фактического присутствия, игнорирование порядка внесения изменений в ПВТР, а также игнорирование суммированного учета: не фиксируют норму часов (40 часов в неделю) и учетный период (месяц–год). 

Обратите внимание на эти нюансы и старайтесь избегать распространенных ошибок, например:

• Внедрение гибкого графика без четкой концепции и правил приводит к хаосу и неразберихе. Сотрудники не понимают, как работает гибкий график, какие у них есть права и обязанности, и как правильно использовать предоставленные возможности.
• При недостаточной подготовке ИТ-инфраструктуры возникают проблемы с организацией удаленной работы, контролем за выполнением задач и обеспечением информационной безопасности.
• Если вводить гибкий график без должного контроля за выполнением задач, это приводит к снижению производительности труда и невыполнению поставленных целей.
• Игнорирование потребностей сотрудников, из-за чего возникают недовольство и снижение лояльности.
• Игнорирование обратной связи не позволяет выявить и устранить недостатки внедренного гибкого графика.
• Несоблюдение требований ТК РФ при внедрении гибкого графика может повлечь за собой административную ответственность и судебные иски со стороны работников.
• Иногда работодатели считают, что сотрудник сам должен понимать все тонкости работы по гибкому графику, что является заблуждением.

Разработайте четкую концепцию и правила использования гибкого графика, подготовьте ИТ-инфраструктуру, обучите сотрудников и постоянно контролируйте процесс внедрения и корректируйте систему под изменяющиеся условия. Только в этом случае гибкий график принесет компании пользу и поможет ей достичь поставленных целей.  

Наталья Евдокимова считает, что при гибком графике ключевую роль играет правильный учет отработанного времени. Спикер поясняет: "Это важно для расчета зарплаты, отпусков и отсутствий, сотрудник может работать разное количество часов в разные дни". Отработанные часы отражаются в табеле. Чтобы соблюдать норму, применяют суммированный учет рабочего времени. Учетный период устанавливают до одного года.

Работа на гибком графике обязательно фиксируется в трудовом договоре, где должны быть указаны диапазон времени начала и окончания работы, фиксированное время присутствия на рабочем месте в течение дня и обеденное время».

Блок FAQ

Как правильно оформить учет рабочего времени при гибком графике?

Введение гибкого графика требует тщательной подготовки и оформления ряда документов. Существуют различные способы учета рабочего времени, от ручного табеля до электронных систем и самостоятельного учета сотрудниками. Независимо от выбранного способа, необходимо фиксировать время начала и окончания работы, перерывы и все отработанные часы, включая сверхурочные, с обязательными подписями работника и руководителя.

Какие сервисы пригодятся? 

Наталья Евдокимова: «Это могут быть автографики, мобильный учет, календари, трекинги времени. У нас в компании используется сервис Hr-Link для планирования графика отпусков. На сотрудников, работающих в режиме гибкого графика, в полном объеме распространяются все гарантии, предусмотренные трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права». 

Какие документы нужны для введения гибкого графика?

Для введения гибкого графика крайне важны следующие документы: 

• приказ о введении такого графика, объявляющий о решении работодателя;
• положение, определяющее правила и условия работы в новом режиме, права и обязанности сторон; 
• дополнительное соглашение к трудовому договору, фиксирующее согласие работника и особенности его работы по новому графику;
• при необходимости — график работы с фиксированным временем присутствия. 

Есть смысл разработать и утвердить документы, регламентирующие выбранный способ учета рабочего времени, избегая таким образом недоразумений, конфликтов и обеспечивая соблюдение трудового законодательства.

Ирина Рудевич