Как оформить характеристику с места работы на сотрудника — образец, структура и особенности

Характеристика — не формальность. Это объективная оценка профессиональных качеств, навыков, личных характеристик и потенциала работника, данная его непосредственным руководителем или представителем кадровой службы. 

Характеристику можно рассматривать как «резюме в миниатюре», подтвержденным авторитетным источником — работодателем. Грамотно составленная и содержательная характеристика становится весомым аргументом для укрепления позиций на рынке труда. 

Что такое характеристика с места работы

Характеристика с места работы — это официальный документ, предоставляемый работодателем (или его уполномоченным представителем) по запросу работника (или по запросу уполномоченных органов) с целью оценки его профессиональной деятельности, личных качеств и соответствия занимаемой должности. По сути, это письменное свидетельство опыта, навыков и вклада сотрудника в деятельность организации за период его работы. 

Характеристика должна быть объективной и содержать достоверную информацию, подкрепленную фактами и примерами из трудовой деятельности работника. Она не является ни похвальной грамотой, ни инструментом давления или мести. Ее задача — дать объективную и всестороннюю оценку сотруднику, отражающую его сильные и слабые стороны, профессиональный рост и личный вклад в развитие компании. Содержание характеристики может варьироваться в зависимости от цели ее предоставления и должности сотрудника, но основные элементы, как правило, остаются неизменными: это информация о периоде работы в организации, занимаемой должности, выполняемых обязанностях, профессиональных навыках, личных качествах и достижениях сотрудника.

Создайте домен для сайта на Рег.ру, чтобы о ваших услугах узнали потенциальные клиенты 

Зачем нужна характеристика с места работы

Характеристика с места работы выполняет множество важных функций и может пригодиться в различных ситуациях. Для сотрудника это нужный элемент профессионального портфолио, подтверждающий его опыт и возможности:

• Предоставление характеристики потенциальному работодателю позволяет ему получить объективную оценку кандидата от его предыдущего работодателя, узнать о его профессиональных навыках, личных качествах и опыте работы. Это может значительно повысить шансы соискателя на успешное прохождение собеседования и получение желаемой должности.
• Характеристика может использоваться для поступления на различные курсы повышения квалификации, тренинги и семинары, подтверждая наличие необходимого опыта и знаний для освоения новой программы обучения.
• Справку запрашивают образовательные учреждения для оценки профессионального опыта кандидата при поступлении на программы высшего или среднего профессионального образования.
• Банки и другие финансовые организации могут запросить характеристику с места работы для оценки финансовой надежности заемщика и его способности погасить кредит.
• Характеристика может использоваться в суде в качестве доказательства профессиональной компетентности и личных качеств работника в рамках трудовых споров, уголовных дел и других судебных процессов.
• Может потребоваться посольством или миграционной службой для подтверждения трудовой деятельности заявителя и его интеграции в общество.
• Документ могут запросить в военкомате для оценки личных качеств и профессиональных навыков призывника, а также в органах опеки и попечительства, которые рассматривают кандидата как опекуна или усыновителя ребенка. 

Кто имеет право выдавать характеристику с места работы

Выдача такого документа с места работы — право работодателя, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Фактически составлять и подписывать документ могут не только первые лица, но и уполномоченные ими сотрудники: непосредственный руководитель, сотрудник кадровой службы или руководитель организации (особенно в малых компаниях). Но тот, кто подписывает характеристику, обязательно должен быть хорошо знаком с деятельностью работника и иметь возможность дать объективную оценку его профессиональным и личным качествам. Подпись уполномоченного обязательна, равно как и печать организации (если имеется). В определенных случаях, например, при предоставлении характеристики в иностранные организации, может потребоваться нотариальное заверение.

Содержание характеристики с места работы

Документ включает: 

• заголовок с реквизитами компании и наименованием;
• данные о сотруднике (ФИО, дату рождения, должность, период работы);
• основной раздел с описанием функций, проектов, степени ответственности и самостоятельности;
• оценку профессиональных навыков (владение инструментами, скорость обучения);
• личные качества (коммуникабельность, ответственность, умение работать в команде, стрессоустойчивость);
• достижения (реализованные проекты, награды) и вклад в развитие компании. 

В дополнительной информации можно отметить участие в общественной жизни организации, дополнительные навыки и рекомендации. Завершается характеристика общей оценкой сотрудника, мнением о его потенциале и перспективах. Документ датируется, подписывается уполномоченным лицом с указанием должности и ФИО и заверяется печатью организации (при наличии).

Требования к оформлению характеристики с места работы

Бумага должна быть составлена в письменном виде на фирменном бланке (если он есть) или на обычном листе А4 с указанием реквизитов организации. Язык характеристики — русский (или принятый в организации язык делопроизводства). Стиль изложения — официально-деловой, исключающий разговорные выражения и эмоциональную окраску. Соблюдайте объективность, достоверность и полноту информации, опираясь на факты трудовой деятельности, избегая субъективных оценок и предположений. Характеристика должна быть грамотной, без ошибок. В конце обязательно должны стоять подпись уполномоченного лица с указанием должности и ФИО, печать организации (при наличии) и дата составления. 

Примеры типичных ошибок

При составлении характеристики с места работы часто допускают ошибки, которые могут снизить ее ценность. Чаще всего это:

• Использование общих фраз, таких как «ответственный работник», «коммуникабельный сотрудник» без подкрепления их конкретными примерами из трудовой деятельности человека.
• Выражение субъективного мнения, основанного на личных симпатиях или антипатиях к сотруднику, а не на объективной оценке его профессиональных качеств.
• Предоставление недостоверной информации о сотруднике, например, преувеличение его достижений или сокрытие негативных аспектов его работы.
• Игнорирование слабых сторон сотрудника или их замалчивание. Важно указать области для улучшения, чтобы дать объективную оценку сотруднику и показать его потенциал для развития.
• Описание выполняемых сотрудником функций и обязанностей, не соответствующих его должностной инструкции или трудовому договору.
• Наличие орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, которые снижают профессиональный уровень документа.
• Несоблюдение требований к оформлению характеристики, например, отсутствие подписи уполномоченного лица, печати организации или даты составления.
• Включение в характеристику конфиденциальной информации о сотруднике, например, данные о его личной жизни, состоянии здоровья или религиозных убеждениях.

Как подготовить характеристику с места работы

Для подготовки качественной характеристики с места работы нужно тщательно изучить документы сотрудника (личное дело, должностную инструкцию, трудовой договор, результаты аттестаций), собрать отзывы от его коллег и руководства, проанализировать его достижения, выявить сильные и слабые стороны. Затем потребуется составить план характеристики, написать текст в официально-деловом стиле, подкрепляя факты конкретными примерами. После проверки текста на ошибки, согласуйте документ с сотрудником, а затем подпишите у уполномоченного лица и заверьте печатью организации (если она есть). 

Блок FAQ

Обязательно ли работодатель должен выдавать характеристику с места работы?

Работодатель не обязан выдавать характеристику с места работы каждому сотруднику по первому требованию. Но ее предоставление — скорее акт деловой этики и проявлением лояльности к бывшему или действующему работнику. В отдельных случаях, например, при запросе уполномоченных органов (суд, прокуратура, органы опеки и попечительства), работодатель обязан предоставить характеристику в рамках установленных законом процедур. А в некоторых организациях выдача характеристики при увольнении является частью внутренних регламентов компании.  

Разрешено ли указывать личные качества сотрудника?

Не только разрешено, но и приветствуется, поскольку позволяет дать более полную и всестороннюю оценку его профессиональной пригодности и соответствия занимаемой должности. Но нужно соблюдать определенные правила и ограничения при описании личных качеств. Например, избегать субъективных оценок и предвзятого отношения и указывать только те личные качества, которые имеют прямое отношение к трудовой деятельности сотрудника и влияют на его эффективность.  

Кто должен подписывать документ?

Подпись ставит уполномоченное лицо, обладающее правом представлять интересы работодателя и имеющее достаточную информацию о трудовой деятельности сотрудника. Как правило, это непосредственный руководитель либо руководитель структурного подразделения. Но наравне с ними подписать документ может, например, сотрудник кадровой службы или генеральный директор компании.

В течение какого времени действительна характеристика с места работы?

Ее срок не регламентирован законодательством, и определяется организацией, запрашивающей документ. В большинстве случаев документ актуален в течение одного года с даты выдачи. Это связано с тем, что за более длительный период профессиональные навыки сотрудника могут устареть, а его личные качества измениться. Иногда организация, запрашивающая характеристику, может самостоятельно установить более короткий срок ее действия, например, три или шесть месяцев. 

Необходима ли печать для характеристики с места работы?

Печать придает документу большую юридическую силу и воспринимается как дополнительное подтверждение его подлинности. В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2015 г. N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ», юридические лица вправе, но не обязаны иметь печать. Индивидуальные предприниматели также не обязаны иметь печать. То есть если печать есть то рекомендуется заверять характеристику печатью. Если печати нет, то достаточно подписи уполномоченного лица. Учитывайте, что в случаях, когда характеристика требуется для предоставления в государственные органы или кредитные организации, наличие печати может быть обязательным требованием.  

Ирина Рудевич