Возврат товара в бухгалтерском учете: правила, проводки и документы

Возврат товара — ситуация, возникающая в бизнесе довольно часто. Важно правильно оформить все документы, чтобы избежать проблем с налоговой и поставщиком. Разбираемся, как это сделать грамотно.

Как и когда можно оформить возврат товара в бухгалтерии

Соблюдайте определенный порядок действий. Основанием для возврата всегда считается документально подтвержденная причина: брак, несоответствие, истекший срок годности. Важно соблюдать сроки возврата, установленные договором или законом, и внимательно изучить условия возврата в договоре с поставщиком.

Процедура включает следующие этапы: 

• Незамедлительное письменное уведомление поставщика с указанием причины возврата и ссылкой на договор.
• Составление акта о возврате с подробным описанием товара и недостатков (подписывается обеими сторонами, при отказе поставщика — односторонний акт с подписями незаинтересованных лиц).
• Получение от поставщика корректировочного счета-фактуры и последующее отражение операции возврата в бухгалтерском учете (сторнирующая запись по приходу товара).

Оформить возврат в бухгалтерии возможно только после получения корректировочного счета-фактуры и фактической передачи товара поставщику. Датой корректировки считается дата передачи товара.

Зарегистрируйте домен для сайта, чтобы активно развивать свой бизнес 

Пример из практики:

Компания «Солнышко» закупила у поставщика «Звездочка» партию детских игрушек. При приемке обнаружили, что 20% игрушек имеют дефекты. «Солнышко» немедленно уведомило «Звездочку» об этом. После согласования «Солнышко» составило акт о возврате, отправило игрушки обратно поставщику и получило корректировочный счет-фактуру. Только после этого бухгалтер «Солнышка» отражает возврат товара в учете.

Перечень документов для возврата товара поставщику

Чтобы возврат товара был оформлен правильно, подготовьте претензию (уведомление), акт о возврате с детальным описанием товара и причин, товарную накладную (форма ТОРГ-12 или произвольная) и корректировочный счет-фактуру от поставщика после принятия возврата. Важно иметь при себе договор поставки для сверки условий. При наличии недостатков потребуются подтверждающие документы, такие как фотографии или заключения экспертов.

В сложных ситуациях, особенно при разногласиях с поставщиком, рекомендуется обратиться за консультацией к юристу или аудитору. Это поможет избежать финансовых потерь и защитить ваши интересы.

Бухгалтерские проводки для возврата товара 

Возврат товара поставщику или от покупателя требует внимательного отражения в бухгалтерском учете. Проводки зависят от того, кто является инициатором возврата и по какой причине он произошел. Не забывайте о корректировке ранее учтенных сумм НДС и себестоимости товаров.

Возврат товара поставщику:

• Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 41 «Товары» — сторнируется стоимость возвращенного товара. Проводка отражает уменьшение задолженности перед поставщиком на стоимость возвращенного товара.
• Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — сторнируется сумма НДС, ранее принятого к вычету по возвращенному товару.
• Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 41 «Товары» (в случае обнаружения брака до оприходования). Если брак обнаружен до момента оприходования товара, его стоимость списывается на счет учета недостач.
• Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 91 «Прочие доходы и расходы» (в случае получения компенсации за брак от поставщика). Отражается сумма компенсации, полученная от поставщика за бракованный товар.

Возврат товара от покупателя:

• Дт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кт 90 «Продажи» — сторнируется выручка от реализации возвращенного товара. Уменьшается задолженность покупателя перед организацией.
• Дт 90 «Продажи» Кт 43 «Готовая продукция» или Дт 90 «Продажи» Кт 41 «Товары» — сторнируется себестоимость проданного товара. В зависимости от того, является ли товар готовой продукцией или перепродажей.
• Дт 90 «Продажи» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам» — сторнируется сумма НДС, начисленного при реализации возвращенного товара.
• Дт 41 «Товары» Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — возвращенный товар принимается на склад по закупочной цене.

Представим, что ООО «Светлячок» (покупатель), занимающееся оптовой торговлей канцелярскими принадлежностями, приобрело у ООО «Карандаш» (поставщик), производителя этих принадлежностей, партию шариковых ручек модели «Пиши-Красиво» в количестве 1000 штук. Сумма сделки составила 50 000 рублей, включая НДС 20%. Товар был оприходован на склад ООО «Светлячок» 1 октября 2025 года.

При проверке поступившей партии 5 октября 2025 года сотрудники ООО «Светлячок» обнаружили, что 50 ручек не пишут из-за заводского брака. Было принято решение вернуть бракованный товар поставщику ООО «Карандаш».

ООО «Светлячок» направляет ООО «Карандаш» письменную претензию с указанием номера и даты договора поставки, номера и даты накладной, наименования и количества бракованного товара, описания дефектов и требования о замене товара или возврате денежных средств. Составляется акт о возврате товара в двух экземплярах, в котором фиксируется факт возврата 50 бракованных ручек, их серийные номера (если имеются) и описание дефектов. Акт подписывается представителями обеих сторон. ООО «Светлячок» оформляет товарную накладную (форма ТОРГ-12) на возврат 50 бракованных ручек. А потом физически возвращает бракованные ручки ООО «Карандаш».

ООО «Светлячок» получает от ООО «Карандаш» корректировочный счет-фактуру на сумму возвращаемого товара.

Бухгалтерские проводки ООО «Светлячок»:

1 октября 2025 г. (Оприходование товара):

• Дт «41» «Товары» Кт «60» «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 41 666,67 руб. (50 000 / 1,2) — оприходована партия ручек.
• Дт «19» «НДС по приобретенным ценностям» Кт «60» «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 8 333,33 руб. (50 000-41 666,67) — Отражен НДС по приобретенным ручкам.

5 октября 2025 г. (возврат бракованного товара), который начинается с расчета стоимости возвращаемого товара:

• Стоимость одной ручки без НДС: 41 666,67 руб. / 1000 шт. = 41,67 руб.
• Стоимость 50 ручек без НДС: 41,67 руб. * 50 шт. = 2 083,50 руб.
• Сумма НДС по 50 ручкам: 8 333,33 руб. / 1000 шт. * 50 шт. = 416,67 руб.
• Дт «60» «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт «41» «Товары» (сторно): — 2 083,50 руб. — сторнирована стоимость 50 бракованных ручек.
• Дт «60» «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт «19» «НДС по приобретенным ценностям» (сторно): — 416,67 руб. — сторнирован НДС по 50 бракованным ручкам.

ООО «Карандаш» получает претензию от ООО «Светлячок», признает факт брака и согласовывает возврат товара. Затем выставляет ООО «Светлячок» корректировочный счет-фактуру на сумму возвращаемого товара. ООО «Карандаш» принимает возвращенные ручки.

Бухгалтерские проводки ООО «Карандаш»:

1 октября 2025 г. (Реализация товара):

• Дт «62» «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кт «90» «Продажи» субсчет «Выручка» – 50 000 руб. – Отражена выручка от реализации ручек.
• Дт «90» «Продажи» субсчет «Налог на добавленную стоимость» Кт «68» «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДС» — 8 333,33 руб. — Начислен НДС с реализации.
• Дт «90» «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» Кт «41» «Товары» (Предположим, себестоимость партии 30 000 руб.) — 30 000 руб. — Списана себестоимость проданных ручек.

5 октября 2025 г. (возврат бракованного товара):

• Выручка с одной ручки: 50 000 руб. / 1000 шт. = 50 руб.
• Выручка с 50 ручек: 50 руб. * 50 шт. = 2 500 руб.
• НДС с 50 ручек: 8 333,33 руб. / 1000 шт. * 50 шт. = 416,67 руб.
• Себестоимость 50 ручек: 30 000 руб. / 1000 шт. * 50 шт. = 1 500 руб.
• Дт «62» «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кт «90» «Продажи» субсчет «Выручка» (сторно): – 2 500 руб. – сторнирована выручка от реализации 50 ручек.
• Дт «90» «Продажи» субсчет «Налог на добавленную стоимость» Кт «68» «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДС» (сторно): – 416,67 руб. – сторнирован НДС с реализации 50 ручек.
• Дт «41» «Товары» Кт «90» «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» (сторно): – 1 500 руб. – сторнирована себестоимость 50 возвращенных ручек.

Конкретные проводки могут варьироваться в зависимости от учетной политики организации, условий договора поставки и конкретной ситуации. Важно корректно оформлять все первичные документы для обеспечения точности бухгалтерского учета.

Особенности для покупателей/поставщиков

При операциях возврата продукции как клиенту, так и продавцу необходимо учитывать налоговые и бухгалтерские особенности. Продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру, на основании которого вносятся изменения в его налоговые обязательства по НДС и налогу на прибыль. Важно оценить состояние возвращенной продукции, чтобы определить дальнейшие действия с ней.

В свою очередь, клиент обязан восстановить НДС, ранее принятый к вычету, используя корректировочный счет-фактуру от продавца. Клиент вправе включить транспортные затраты, связанные с возвратом, в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, при наличии подтверждающей документации. В случае возникновения разногласий рекомендуется соблюдать досудебный порядок урегулирования споров.

Пример оформления возврата

ООО «Альфа» (покупатель) обнаружило брак в партии электрочайников, приобретенных у ООО «Бета» (поставщик) по договору №123 от 01.01.2025, выразившийся в неисправности и наличии трещин. «Альфа» направила «Бета» претензию с требованием возврата денежных средств, составила акт о возврате товара с указанием дефектов и оформила товарную накладную (ТОРГ-12). После получения корректировочного счета-фактуры от «Бета», «Альфа» восстановила НДС, ранее принятый к вычету, о чем сделаны сторнировочные проводки по счетам 60, 41 и 19.

«Бета», получив претензию и согласовав возврат, выставила корректировочный счет-фактуру. После получения бракованного товара, «Бета» проводит его анализ. В бухгалтерском учете «Бета» отражает сторнирование выручки, себестоимости и НДС по счетам 62, 90, 41 и 68, а также приходует возвращенные чайники на склад по закупочной цене (Дт 41 Кт 62).

Инструкция по оформлению возврата товара поставщику

При обнаружении несоответствий в поставленном товаре (дефекты, некомплект, несоответствие количеству) необходимо документально зафиксировать недостатки и незамедлительно уведомить поставщика в письменной форме (претензией), указав детали договора, накладной, счета-фактуры, описание дефектов, требования (возврат средств или замена), срок ответа и реквизиты.

К претензии приложить копии документов и доказательства дефектов, отправить заказным письмом и сохранить подтверждение отправки. После согласования возврата с поставщиком составить акт о возврате в двух экземплярах с указанием всей информации о сторонах, договоре, товаре, причинах и состоянии возврата. Оформить товарную накладную на возврат (например, ТОРГ-12), указав наименование сторон, реквизиты, номер и дату акта, договора, описание товара, цену и количество.

Организовать отправку товара поставщику, сохранив подтверждающие документы. Дождаться корректировочного счета-фактуры. Отразить операцию возврата в бухгалтерском учете на основании корректировочного счета-фактуры и акта о возврате. Проверить поступление денежных средств и, в случае задержки, направить поставщику письменное требование о возврате с указанием суммы долга и пени.

Весь этот процесс требует четкого оформления и соблюдения установленных сроков. Необходимо правильно оформить документы, подтверждающие факт возврата и его причины, а также своевременно уведомить поставщика о возникшей проблеме. Сроки возврата товара определяются договором поставки или законодательством, а основаниями для возврата могут быть брак, несоответствие условиям договора или иные причины, предусмотренные законом.

Частые вопросы 

— Какие документы обязательны для оформления возврата поставщику?

— Для оформления возврата товара поставщику необходимо подготовить пакет документов, включающий претензию, акт о возврате, товарную накладную и корректировочный счет-фактуру. Претензия уведомляет поставщика о недостатках товара и служит основанием для возврата. Акт о возврате фиксирует факт возврата, состояние товара и причины, подписывается обеими сторонами, а в случае отказа поставщика составляется односторонний акт. Товарная накладная подтверждает передачу товара поставщику. Корректировочный счет-фактура выставляется поставщиком после согласования возврата и является основанием для корректировки НДС.

— В каких случаях можно оформить возврат?

— Возврат товара поставщику обычно обусловлен браком, несоответствием условиям договора (качество, количество, ассортимент), истекшим сроком годности, нарушением условий хранения и транспортировки или отзывом товара с рынка из-за небезопасности. Брак включает производственные дефекты, делающие товар непригодным. Несоответствие договору касается отклонений от оговоренных характеристик. Нарушение правил хранения и транспортировки ведет к потере потребительских свойств товара.

— Из каких этапов состоит процесс возврата товара поставщику?

— В первую очередь это обнаружение несоответствий и оперативное уведомление поставщика. Далее происходит согласование условий возврата, включая сроки и способ транспортировки. Факт возврата фиксируется актом, после чего осуществляется фактическая передача товара и оформляется товарная накладная. Для бухгалтерского учета необходимо получить корректировочный счет-фактуру и, при необходимости, возврат денежных средств. Последний этап — отражение всех операций в бухгалтерском и налоговом учете.

— В какие сроки можно оформить возврат?

— Возврат товара поставщику регулируется договором поставки и законодательством, где ключевыми факторами являются срок обнаружения недостатков (определяется договором, а не законом «О защите прав потребителей»), наличие гарантийного срока (при заводском браке) и срок предъявления претензии поставщику (установлен договором). В случае споров, необходимо учитывать трехлетний срок исковой давности для обращения в суд.  

Ирина Рудевич