Поиск
Отчет EФС-1: как правильно заполнить, когда сдавать и что будет, если нарушить правила
С 2024 года работодатели должны заполнять новую форму отчета. Разбираемся в его структуре, особенностях и порядке внесения сведений.
Что такое EФС-1
EФC-1 (единая форма сведений) — это статистический кадровый отчет, который любая компания и ИП с наемными сотрудниками обязаны подавать в Социальный фонд России (СФР). Данный отчет пришел на смену четырем кадровым отчетам: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.
Благодаря отчету ЕФС-1 государство узнает обо всех важных событиях в жизни работника: воспользовался ли он положенным ему по закону отпуском, ушел в декрет или, скажем, сколько взносов в Социальный фонд за него перечислил работодатель. Разумеется, это не праздный интерес: эти данные нужны для работы СФР, для своевременного и корректного начисления пенсий, расчетов за больничные и так далее.
Первоначально форму ЕФС-1 утвердил Пенсионный фонд России. Но после того, как произошли организационные изменения и на смену ПФР и Фонду социального страхования пришел один СФР, отчеты нужно сдавать по форме, утвержденной в приказе Социального фонда от 17.11.2023 года.
Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания Рег.ру.
Структура ЕФС-1
В отчете предусмотрен первый — титульный — лист и два главных раздела. Для каждого сотрудника необходимо составить отдельный отчет по форме ЕФС-1.
Раздел 1 посвящен данным о трудовом стаже, зарплате и пенсионных взносах работника.
Подраздел 1.1 — Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица.
Подраздел 1.2 — Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии.
Подраздел 1.3 — Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя. Подраздел 1.3 предоставляют только госучреждения.
В разделе 2 указываются данные о начисленных страховых взносах как на социальное страхование, так и от несчастных случаев на производстве.
В подразделе 2.1 приводят расчеты страховых взносов.
Подраздел 2.2 посвящены страхованию от несчастных случаев на производстве.
Подраздел 2.3 содержит сведения об обязательных медицинских обследованиях.
Второй раздел включает сведения о работниках, занятых по профессиям с досрочным выходом на пенсию. Компании, которые приостановили свою деятельность и отправили сотрудников в отпуск за свой счет, все равно обязаны отчитываться по взносам на травматизм. Даже если в отчетном периоде не было начислений, необходимо сдать нулевой отчет EФC-1 по этим взносам на 2024 год.
Кто и когда подает сведения о стаже
Своевременно и корректно передавать данные о сотрудниках государственным органам — это обязанность работодателя. И отчетность по форме ЕФС-1 не исключение.
Компании и предприниматели, у которых есть сотрудники, работающие по трудовым договорам (ТД) и договорам ГПХ, должны подавать сведения о трудовом стаже. Ответственность за подготовку отчета может взять на себя руководитель организации, бухгалтер или специалист по кадрам. Эта обязанность должна быть прописана в их должностной инструкции.
Отчет за год необходимо сдавать до 25.01 следующего года. Отчет за 2024 год нужно сдать до 27.01.2025, так как 25.01 — выходной нерабочий день. В течение года информацию подают в межрасчетные периоды, в течение трех дней после запроса СФР или заявления от сотрудника. Например, если сотрудник подал заявление на пенсионное назначение 17.09.2024 года, а СФР направил запрос 23.09, работодатель должен предоставить отчет до 26.09 включительно.
Отчет EФC-1 имеет различные сроки сдачи для своих разделов и подразделов. Так, первый важно сдавать ежемесячно до 25 числа, а второй — раз в квартал. 1.2 за прошедший год надо заполнять и передавать ежегодно. Но когда происходят особые события, нужно заполнить и сдать документ не позднее чем через три дня после подписания соответствующего заявления.
Предоставление этих сведений необходимо для обеспечения справедливого расчета их будущих пенсионных выплат. Для своевременной актуализации работодатели обязаны подавать эти сведения в соответствии с указанными сроками. Отчет сдают бухгалтеры, либо специалисты отдела кадров.
Хранение отчета ЕФС-1
| Вид раздела ЕФС-1 | Пример ситуации | Срок хранения |
|---|---|---|
| Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» | Прием сотрудника на работу, увольнение, перевод, заключение или прекращение ГПХ | 75 лет, как документы по личному составу |
| Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» | Отражение стажа для назначения пенсии, льготного стажа | 75 лет, влияет на пенсионные права работника |
| Подраздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах» | Начисление взносов на зарплату, выплаты по договорам | 6 лет, как расчеты по страховым взносам |
| Разделы, связанные с травматизмом и ОСС | Начисление взносов «на травматизм», данные для пособий | 6 лет |
| Корректирующие и уточняющие отчеты ЕФС-1 | Исправление ошибок в ранее поданных сведениях | Хранятся столько же, сколько и основной отчет |
| Электронные экземпляры ЕФС-1 | Отчеты, сданные через ЭДО или личный кабинет СФР | Не менее установленного срока, с обеспечением читаемости и подлинности |
Как внести сведения: порядок и образец
Внесение сведений о стаже гарантирует, что каждый сотрудник в будущем сможет рассчитывать на соответствующие пенсионные выплаты. Чтобы грамотно это сделать, нужно потрудиться.
Помните, что для каждого сотрудника необходимо заполнить титульный лист и соответствующие подразделы.
На титульном листе указываются данные работодателя, ОГРН или ОГРНИП из выписки ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а также коды статистики, которые можно узнать на сайте Росстата или в его отделении по месту регистрации бизнеса.
Первый раздел должен быть заполнен данными об изменениях в кадровой системе: это и прием новых людей, и увольнения, переводы между департаментами, и уход в декрет. В подразделе 1.1 указываются коды кадрового события. Какие именно события надо учитывать, отметили в таблице.
Раздел 1 включает индивидуальные данные о человеке, который трудится на основе трудового договора или ГПХ (при наличии кадрового изменения или уникального стажа).
Поле «Гражданство (код страны)» нужно заполнить по Общероссийскому классификатору стран мира. В подразделе 1.1 нужно указывать в графе 3 код и сокращенное названия кадрового события:
Для видов трудовых договоров есть свои коды.
В графе 5 вы должны зафиксировать должность, профессию с квалификацией, структурное подразделение организации (если оно есть в договоре с сотрудником) и, конечно же, код вида трудового договора. Для договоров гражданско-правового характера данную строку оставляют пустой.
| 0 | это цифра для бессрочных договоров |
| 0.1 | меньше полугода |
| 0.2 | больше полугода |
| 1 | цифра для договоров работы по совместительству |
| 1.1 | меньше полугода |
| 1.2 | больше полугода |
Графа 6 предназначена для кода выполняемой функции в соответствии с Общероссийским классификатором занятий.
Для каждого события — свое буквенное наименование. Например, человек переходит на удаленную работу. В таком случае нужно будет отметить в документах «ДИCT». При каждом увольнении ответственное лицо при сдаче документов вносит данные в графу 7: пригодится код причин увольнения.
В подразделе 1.2 вы должны указывать информацию о людях, у которых предусмотрен выход на досрочную пенсию, а также с учетом закона № 1244-1, занимавших госдолжности. Подробный список можно найти в разъяснениях Социального фонда.
Не забудьте передать информацию о тех, кто уходил в декрет. Нужно будет заполнить две строчки с датами отпуска и указать декретный код. Работники на ГПХ и по совместительству тоже должны быть указаны в отчете. Все данные о нерабочих периодах можно брать в табелях и договорах.
Раздел 2 посвящен информации о страховых взносах. Надо сдавать 2.1 и 2.3 в обязательном порядке, а 2.2 — если есть такая информация. Если организации и ИП используют АУСН, их освобождают от сдачи Раздела 2 и всех его составляющих.
Начиная с 2024 года в форме внесены изменения.
- На титуле появился «Код категории страхователя-физлица». Этот пункт актуален только для ИП, они используют код ИП01.
- В 1.1, графа 5 добавлены коды для основных должностей и по совместительству. Добавились два новых кода для договоров гражданско-правового характера (ДГПХФЛНС, ДАВТФЛНС). Введены дополнительные коды для работников, работающих дистанционно (ДИСТ), на дому (НДОМ) или с сокращенным рабочим днем или неделей (НЕПД, НЕПН). Также введены коды для государственных служащих, осуществляющих профессиональную служебную деятельность (ОСОБ). Была проведена уточнительная работа по указанным ситуациям, когда необходимо оформить такие кадровые мероприятия, как «Увольнение» и «Переименование».
- В следующей графе можно обозначить удаленную работу или неполный график.
- Для исполнителей по договору ГПХ предусмотрены отдельные коды:
- «ДГПХФЛНС» — договор ГПХ о выполнении работ или оказании услуг, по которому страхователь-заказчик обязан уплачивать страховые взносы на травматизм за исполнителя;
- «ДАВТФЛНС» — договор авторского заказа, по которому страхователь-заказчик обязан уплачивать страховые взносы.
- В подраздел 1.2 добавили новый тип сведений с кодом 5 — «Назначение выплат по ОСС», касающийся назначения выплат по обязательному социальному страхованию. Он актуален для лиц, которые подают заявления на отпуск по беременности и родам, а также по уходу за ребенком.
- В разделе 2 добавлена «Льгота» для отметки организациями, которые имеют право платить взносы на травматизм в размере 60 % от установленного им тарифа взносов.
- Код «ОКУ» в графе 4 отмечает работу в специфических климатических зонах.
| Изменение | С какого периода | Как отражать в форме |
|---|---|---|
| Утверждена обновленная форма ЕФС-1 и порядок заполнения | С 1 января 2024 года | Используется единая форма ЕФС-1 вместо прежних отчетных пакетов (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и др.) для сведений о страховом стаже, трудовой деятельности и взносах в СФР. |
| Сроки подачи кадровых сведений (подраздел 1.1) | Начиная с января 2025 года | Подраздел 1.1 подается не позднее следующего рабочего дня после события (прием, увольнение, ГПХ и др.), а для прочих кадровых движений — до 25-го числа следующего месяца. |
| Переход на прием отчетности через ГИС ЕЦП | С 1 августа 2025 года | ЕФС-1 нужно сдавать только через Единую цифровую платформу (ЕЦП), старую подачу через ЭДОК прекращают. |
| Обязательное использование машиночитаемой доверенности (МЧД) | С 1 июля 2025 года | Если отчет подписывает не руководитель компании, уполномоченное лицо должно иметь машиночитаемую доверенность СФР (МЧД), заменяющую прежнее УПУП. |
| Новая форма ЕФС-1 и правила заполнения | С 30 декабря 2025 года | Вступает обновленная форма ЕФС-1 по Приказу СФР № 1462/1463: уточняются коды, исключены сведения о дистанционной работе и назначении выплат по ОСС, вводятся новые коды (например, МДИГ для иностранных граждан). |
Частые ошибки при сдаче ЕФС-1, и как их избежать
При сдаче ЕФС-1 ошибок боятся даже опытные бухгалтеры и кадровики: форма новая, требования меняются, а штрафы вполне реальные. Разберем самые частые промахи при работе с ЕФС-1 и понятные способы, как их избежать или исправить без лишнего стресса.
Ошибка 1. Пропуск сроков сдачи
ЕФС-1 подают в разные сроки в зависимости от раздела: одни сведения сразу после кадрового события, другие ежеквартально. Часто путают эти даты или считают, что «ничего не было, можно не сдавать».
Как избежать: составьте календарь отчетности отдельно по каждому подразделу формы. Используйте напоминания в бухгалтерской программе или календаре.
Как исправить: сдайте отчет как можно быстрее. Штраф обычно рассчитывают за каждый просроченный документ, поэтому затягивать не стоит.
Ошибка 2. Неверный СНИЛС или паспортные данные
Опечатка в одной цифре — и сведения не принимаются, а стаж сотрудника «не видит» СФР.
Как избежать: сверяйте данные с оригиналами документов при приеме на работу. Не копируйте сведения из старых отчетов без проверки.
Как исправить: подайте корректирующий ЕФС-1 с правильными данными и отметкой «исправление».
Ошибка 3. Неправильная дата кадрового события
Даты в приказе и дата в отчете не совпадают. Для СФР это разные юридические факты.
Как избежать: заполняйте ЕФС-1 строго по кадровым документам, то есть приказам, допсоглашениям, договорам.
Как исправить: подайте уточняющий отчет с верной датой.
Ошибка 4. Не отражены договоры ГПХ
Компании забывают, что исполнители по ГПХ тоже попадают в ЕФС-1.
Как избежать: ведите отдельный реестр договоров ГПХ и контролируйте даты начала и окончания работ.
Как исправить: подайте недостающие сведения с типом договора ГПХ.
Ошибка 5. Неправильный код мероприятия
Например, указывают «прием», когда фактически был перевод или изменение условий договора.
Как избежать: используйте актуальные справочники кодов и обновляйте ПО.
Как исправить: отмените ошибочную запись и подайте корректную.
Ошибка 6. Отсутствие корректировок после обнаружения ошибки
Работодатель замечает ошибку, но надеется, что «прокатит».
Как избежать: проверяйте отчеты сразу после отправки и отслеживайте протоколы приема.
Как исправить: подайте корректирующий ЕФС-1, добровольное исправление часто снижает риски штрафов.
Ответственность за нарушение правил сдачи отчета
Форма подается в территориальное подразделение СФР по месту регистрации организации или ИП. Это можно сделать в электронном виде, только если в организации не менее 11 сотрудников. Когда их меньше, можно задействовать бумажную форму (лично или отправить ценным письмом). Если отправляете письмо, не забудьте сделать опись всех передаваемых документов. А для электронного отчета нужна квалифицированная подпись.
Если не заполнили и не отправили подраздел 1.1 (или даже если отправили позднее установленного времени), должностное лицо может получить предупреждение или штраф в 300-500 р. За те же ошибки в 1.2 штраф в 500 руб. (за каждого сотрудника с неверными данными) положен компаниям и ИП.
За аналогичные нарушения с разделом 2 ожидайте штраф 5% от суммы взносов к уплате за истекший квартал (но не более 30% суммы и не менее 1 тыс. руб.) для компаний и ИП.
А теперь представьте: отдел кадров предприятия «Безошибочные Отчеты» всегда уделял особое внимание точности и своевременности сдачи документации. В этом году сложилась сложная ситуация: в процессе подготовки ЕФС-1 произошел сбой в системе, что привело к внесению неправильных данных о начислениях сотрудникам за первый квартал. Ошибка могла стать серьезной помехой для работы компании и нанести ущерб ее репутации, если бы не оперативная реакция отдела кадров.
Всесторонне изучив проблему, команда разработала четкий план действий. Во-первых, IT-отдел провел тщательную проверку системы для выявления и устранения сбоя, который привел к неправильному вводу данных. Это позволило быстро определить источник ошибки и предотвратить ее повторение в будущем.
Параллельно с этим, сотрудники кадровой службы совместно с бухгалтерами начали ручную проверку отчета ЕФС-1, сверяя каждую цифру с исходной документацией. Благодаря слаженной работе команды, за умеренный срок удалось пересчитать все данные и внести необходимые исправления. Восстановленный отчет был оперативно передан в налоговую инспекцию с пояснительной запиской, в которой детально объяснялась причина возникшей ошибки и меры, предпринятые для ее устранения.
Ошибки в отчете можно исправить даже после его отправки, если замечены неверные данные. Чтобы отменить ненужное мероприятие, потребуется создать и отправить новый отчет, для этого есть специальная функция редактирования. Если отчет будет принят, в течение трех рабочих дней придет положительный протокол, в противном случае предоставят уведомление об ошибке. Необходимо исправить ошибки и снова отправить отчет в CФP, на это дается пять дней.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как расшифровывается ЕФС?
ЕФС расшифровывается как «Единая форма сведений». Отчет ЕФС-1 объединил несколько ранее действовавших форм и используется для передачи кадровых и страховых данных в Социальный фонд России.
Когда сдавать ЕФС-1: при приеме на работу или увольнении?
Сведения о приеме, переводе или увольнении сотрудника подаются не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
Можно ли подать ЕФС-1 на бумажном варианте?
Да, бумажная форма допускается, если численность работников не превышает 10 человек. При большем штате отчетность подается только в электронном виде.
Нужна ли ЕФС-1, если нет работников?
Если у организации или ИП нет сотрудников и не заключены договоры ГПХ, ЕФС-1 сдавать не требуется, так как отсутствуют сведения для передачи.
Как исправить ошибку в персональных данных?
Для исправления подается корректирующий отчет ЕФС-1 с правильными данными и указанием, что сведения являются уточненными.
Ирина Рудевич
