Что такое накладные расходы и что в них входит

Когда вы начнете запускать свой бизнес или интересоваться, как все устроено в мире финансов компании, вы наверняка столкнетесь с разными терминами. Один из таких — накладные расходы. Это важная часть всех трат бизнеса. Разберемся, что это за расходы, зачем их считать и что в них входит. 

Накладные расходы — что это простыми словами

Представьте, что у вас небольшая пекарня. Вы печете вкусные пирожные. Для этого вам нужны мука, сахар, яйца (это прямые расходы — они идут непосредственно на создание продукта). Но кроме этого есть и другие траты, без которых пекарня не сможет работать: нужно платить за аренду помещения, электричество, зарплату бухгалтеру, директору, если он есть в штате. Эти траты не связаны напрямую с выпечкой каждого пирожного, но они нужны, чтобы бизнес в целом функционировал.

Эти общие затраты называются накладными расходами. Это расходы, которые компания несет для обеспечения своей деятельности, а не для производства единицы продукта или услуги.

Для чего рассчитываются накладные расходы

Зачем отделять накладные расходы и считать их? Разве нельзя сложить все траты? Можно, но тогда вы не увидите полной картины. Расчет накладных расходов важен для:

• Правильного ценообразования. Чтобы бизнес был прибыльным, цена продукта должна покрывать не только прямые расходы (мука, яйца), но и часть накладных (аренда, зарплата пекаря). Если вы не знаете накладные расходы, то рискуете поставить слишком низкую цену на продукт и понести убытки.
• Планирования бюджета. Знание накладных расходов помогает составить реалистичный план трат на будущие периоды.
• Оценки эффективности. Анализируя накладные расходы, можно понять, насколько эффективно работает управление, нет ли лишних трат на администрацию или содержание офиса.
• Расчета прибыли. Чтобы узнать чистую прибыль, нужно отнять от доходов все расходы — и прямые, и накладные.
• Принятия решений. Зная структуру накладных расходов, можно решить, стоит ли, например, переезжать в офис поменьше или менять поставщика интернета.

Что включают в себя накладные расходы

Теперь давайте посмотрим, какие траты обычно скрываются под этим названием. Список может варьироваться в зависимости от бизнеса, но есть общие категории.

Административные расходы

Это все, что связано с управлением организацией и содержанием офисной части, которая не участвует напрямую в производстве и продажах.

• Траты на канцтовары, бумагу для принтера.
• Оплата бухгалтерских, юридических, аудиторских услуг (если это внешние специалисты).
• Банковские комиссии и обслуживание счетов.
• Расходы на почтовые услуги, курьеров для отправки общих документов.
• Траты на содержание офиса (не аренда и коммуналка, а, например, закупка чая, кофе, моющих средств).
• Подписка на общие программы и сервисы (не специализированные для производства или продаж).

Эти траты нужны, чтобы компания работала как единый организм, даже если вы ничего не продали в какой-то из дней.

Коммунальные и арендные платежи

Это категория включает следующие траты:

• Аренда офисных помещений, складов, магазинов – всего, что не является производственным цехом (хотя аренда цеха тоже может быть накладным расходом).
• Оплата электричества, воды, отопления, газа для всех этих помещений.
• Оплата услуг охраны, уборки.

Эти траты часто фиксированы или мало зависят от объемов продаж, но без них не обойтись.

Расходы на связь и интернет

В расходах на связь нужно учесть следующие:

• Оплата корпоративной мобильной связи (для сотрудников, чья работа не связана напрямую с продажами по телефону).
• Оплата стационарных телефонов в офисе.
• Оплата доступа в интернет для офисных нужд.

Это базовые расходы на коммуникацию внутри компании и с внешним миром.

Зарплаты управленческого персонала

Это те, кто руководит, планирует и поддерживает работу, но не создает продукт или не общается напрямую с конечным клиентом в процессе продажи.

• Зарплата директора, его заместителей.
• Зарплата бухгалтера, экономиста.
• Зарплата менеджера по персоналу (кадровика).
• Зарплата офис-менеджера, секретаря.
• Отчисления с их зарплат в фонды.

Работа этих сотрудников важна для всего бизнеса, но не для каждого конкретного проданного товара.

Амортизация оборудования

Любое оборудование — компьютеры, принтеры, офисная мебель, автомобили для общих нужд, которым пользуется компания, со временем изнашивается и теряет свою стоимость. Амортизация — это как «перенос» части стоимости этого оборудования на расходы бизнеса за определенный период (месяц, год). Вот что нужно учесть:

• Амортизация офисной техники и мебели.
• Амортизация зданий и сооружений (если они в собственности и используются для административных нужд).
• Амортизация транспортных средств, используемых для общих целей (не для доставки продукта клиенту).
• Амортизация строительной техники, работающей на строительстве домов.

Это не «живые» деньги, которые вы платите каждый месяц, но это реальная потеря стоимости актива, которую нужно учитывать в расходах бизнеса.

Конечно, в накладные расходы могут входить и другие траты, например, налоги на имущество, определенные виды страховок, расходы на повышение квалификации административного персонала и многое другое.

Как рассчитать накладные расходы

Итак, мы знаем, что такое накладные расходы, но как их посчитать? Помните пример с пекарней? Муку и сахар легко посчитать на одно пирожное. А вот как понять, какую часть аренды офиса «сьело» каждая единица выпечки? Тут нужна методика.

Формулы и методы расчета

Самый простой способ — это нормировать общую сумму накладных расходов за определенный период. Обычно берут месяц или квартал. Вы складываете все расходы: зарплаты административного персонала, аренду, коммуналку, траты на связь, амортизацию офисной техники и так далее — за выбранный период.

Пример и простая формула: общие накладные расходы за месяц = сумма всех расходов из категорий (административные, аренда, коммуналка, связь, управленческие зарплаты, амортизация) за этот месяц.

Эта общая сумма показывает, сколько стоит содержать бизнес ежемесячно, независимо от объемов производства или продаж.

Чтобы посчитать себестоимость продукта или услуги и понять, насколько рентабельны разные направления бизнеса, нужно распределить эти накладные расходы между ними. Это сложнее, и методов много. Для новичков самый понятный — распределение пропорционально чему-то, что напрямую связано с продуктом или продажами.

Пример распределения по прямым расходам: вы посчитали общие накладные расходы за месяц — скажем, 100 000 руб. И посчитали общую сумму прямых расходов на производство всех продуктов за этот же месяц — 200 000 руб. Получается, накладные расходы составляют 50% от прямых расходов (100 000 / 200 000 руб.). 

Теперь, если прямые расходы на одно пирожное составили 50 руб., вы можете прибавить к ним 50% от этой суммы (25 руб.) как «долю» накладных расходов. Итоговая себестоимость одного пирожного (с учетом накладных) составит 

50 + 25 = 75 руб.

Это очень упрощенно, но суть такая: вы находите базу для распределения, которая кажется вам логичной, и по этой базе распределяете общую сумму накладных расходов

Примеры расчета в разных сферах бизнеса

Давайте посмотрим, как это выглядит на практике.

• Пекарня (производство): рассчитываем общие накладные расходы за месяц (аренда пекарни и офиса, зарплата управляющего, бухгалтера, электричество, вода, траты на содержание чистоты). Сумма 150 000 руб. Распределяем ее на объем произведенной продукции (например, 5000 пирожных и тортов). Часть накладных расходов на единицу продукции = 150 000 руб. / 5000 шт. = 30 руб./шт. Теперь знаем, что к прямым расходам на ингредиенты каждого изделия нужно добавить 30 руб., чтобы понять полную себестоимость.
• Магазин одежды (торговля): считаем накладные расходы магазина за месяц (аренда торгового зала и склада, зарплата директора магазина, администратора, бухгалтера, траты на охрану, интернет, рекламу общую). Сумма 300 000 руб. Здесь можно распределить накладные расходы пропорционально выручке. Если общая выручка за месяц составила 1 000 000 руб., то накладные расходы = 30% от выручки. Теперь, если какая-то рубашка продана за 2000 руб., мы знаем, что примерно 600 руб. из этой суммы уходит на покрытие накладных расходов магазина.
• IT-компания (услуги): накладные расходы могут включать аренду офиса, зарплату директора, HR-менеджера, траты на корпоративный интернет, лицензии на общие программы, представительские расходы. Сумма 500 000 руб. Можно распределить накладные расходы пропорционально отработанным часам сотрудников, занятых в проектах. Если всего за месяц сотрудники отработали 5000 часов, то час работы «с учетом накладных»  стоит 500 000 / 5000 = 100 руб. больше, нежели просто прямая оплата труда.

Как оптимизировать накладные расходы

Накладные расходы могут съедать значительную часть ваших доходов. Поэтому их оптимизация — это прямое увеличение прибыли. Где можно поискать резервы?

Автоматизация процессов

Многие административные задачи, которые требуют ручного труда (а значит, и зарплаты сотрудников — части накладных расходов), можно автоматизировать.

• Ведение бухгалтерского учета с помощью онлайн-сервисов.
• Автоматизация обработки заказов и документооборота.
• Использование CRM-систем для управления клиентами (это сокращает время администраторов на рутинные операции).
• Автоматизация внутренней отчетности.

Вложение в хорошее программное обеспечение может окупиться за счет снижения трудозатрат и уменьшения числа ошибок.

Аутсорсинг и снижение затрат

Некоторые функции, которые не являются ключевыми для бизнеса, можно передать на аутсорсинг сторонним компаниям.

• Бухгалтерия на аутсорсинге часто дешевле, чем собственный штатный бухгалтер.
• Юридические услуги можно оплачивать по мере необходимости, а не держать юриста в штате.
• IT-поддержку или дизайн тоже можно заказывать у фрилансеров или агентств.

Пересмотрите траты на аренду (может, можно найти офис поменьше или в другом месте), коммуналку (экономьте энергию), связь (оптимизируйте тарифы) и так далее. Договаривайтесь с поставщиками о скидках.

Говоря об инструментах, которые помогают бизнесу быть эффективным и оптимизировать усилия, особенно в онлайне, где многие ищут информацию о вас, стоит вспомнить про сервисы для бизнеса от Рег.ру. Если вам нужен сайт–визитка, интернет-магазин или площадка для блога, — Рег.ру предлагает все в одном месте: от регистрации доменного имени до надежного хостинга, где сайт будет работать без сбоев, и удобных конструкторов. 

Контроль бюджета и планирование

Самое главное — это держать накладные расходы под контролем. Вот что нужно для контроля и планирования:

• Составьте бюджет для каждой категории накладных расходов на месяц или квартал.
• Регулярно отслеживайте фактические траты и сравнивайте их с запланированными.
• Анализируйте отклонения: почему потратили больше или меньше, чем планировали, что на это повлияло.
• Ищите возможности для экономии: где можно сократить траты без вреда для бизнеса.
• Планируйте заранее: большие траты (например, покупка новой техники) должны быть заложены в бюджет.

Заключение

Накладные расходы — это неотъемлемая часть любого бизнеса. Они не идут напрямую на создание продукта, но без них компания не сможет функционировать.

Понимание того, что входит в накладные расходы, как их посчитать и как распределить, критически важно для правильного ценообразования, финансового планирования и оценки рентабельности.

Анализ и оптимизация накладных расходов через автоматизацию, аутсорсинг и строгий бюджетный контроль — это прямой путь к повышению эффективности бизнеса и увеличению прибыли.

Андрей Лебедев