OKR — что это и как работает система управления целями

Внедрение OKR позволяет организациям не просто ставить цели, а выстраивать четкий путь к их достижению, измеряя прогресс и оперативно корректируя стратегию.

Что значит OKR в менеджменте и бизнесе

OKR (Objectives and Key Results — расшифровывается как «Цели и Ключевые Результаты») — это фреймворк управления целями, который помогает организациям определять, отслеживать и измерять прогресс в достижении поставленных задач. Это простой, но эффективный инструмент, фокусирующий усилия команды на самом важном.

• Цель (Objective) — качественное описание того, чего организация или команда хочет достичь. Она должна быть амбициозной, вдохновляющей и легко запоминающейся. Цель дает общее направление, куда нужно двигаться. 
• Ключевые результаты (Key Results) — измеримые показатели, которые отслеживают прогресс в достижении цели. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени (SMART). Результаты будут отвечать на вопрос: «Как мы узнаем, что достигли цели?».

Попробуйте применить эффективные сервисы для бизнеса на reg.ru

Отличие OKR от других систем управления 

OKR часто сравнивают с другими системами управления, такими как KPI (Key Performance Indicators) и BSC (Balanced Scorecard). Хотя все эти методы направлены на повышение эффективности деятельности, между ними есть существенные различия. KPI фокусируются на измерении текущей производительности и отслеживании существующих процессов. Они помогают поддерживать стабильность и контролировать выполнение стандартных задач. 

BSC, в свою очередь, представляет собой более комплексную систему, которая учитывает финансовые, клиентские, внутренние процессы, обучение и развитие. Она позволяет организации сбалансировать различные аспекты своей деятельности и отслеживать долгосрочные стратегические цели.

OKR, в отличие от KPI, ориентированы на достижение амбициозных целей и стимулирование инноваций. Они не просто измеряют текущую производительность, а направлены на прорывные результаты. 

В отличие от BSC, системы OKR более гибки и адаптивны. Они устанавливаются на короткие периоды (например, квартал) и позволяют быстро реагировать на изменения в окружающей среде. Главное различие заключается в фокусе: OKR акцентируют внимание на том, чего нужно достичь, а не как это сделать.

Методология OKR

Методология OKR строится на нескольких ключевых принципах:

• Цели должны быть амбициозными и выходить за рамки текущих возможностей. Они должны стимулировать команды к достижению прорывных результатов.
• Результаты должны быть измеримыми и позволять объективно оценить прогресс в достижении цели. Числовые показатели, проценты, конкретные значения значительно упрощают оценку.
• OKR должны быть прозрачными и доступными для всех членов организации. Каждый должен понимать, какие цели поставлены, и как оценивается прогресс в их достижении.
• Команды должны иметь автономию в выборе способов достижения ключевых результатов. Микроменеджмент недопустим. Команды сами решают, какие инициативы предпринять для достижения целей.
• OKR должны регулярно пересматриваться и обновляться. Цикл планирования OKR обычно составляет квартал, что позволяет быстро адаптироваться к изменениям в окружающей среде.

Как формулировать Objectives и Key Results

Формулировка Objectives и Key Results — этап в методологии OKR. Цель (Objective) должна быть вдохновляющей, амбициозной и легко запоминающейся. Она должна отвечать на вопрос: «Чего мы хотим достичь?». Цель должна быть достаточно широкой, чтобы давать командам пространство для маневра, но при этом достаточно конкретной, чтобы давать четкое направление.

Ключевые результаты (Key Results) должны быть SMART: Specific (конкретные), Measurable (измеримые), Achievable (достижимые), Relevant (релевантные) и Time-bound (ограниченные по времени). Они должны отвечать на вопрос: «Как мы узнаем, что достигли цели?». Таких результатов обычно устанавливают по 3-5 на каждую цель. Важно чтобы они фокусировались на результатах, а не на действиях. Например, вместо «Провести 10 встреч с клиентами» лучше сформулировать «Увеличить объем продаж на 20%».

Примеры OKR для компаний и команд

Вот несколько вариантов OKR для разноплановых организаций и коллективов:

Пример 1: Фирма, занимающаяся созданием программного обеспечения

Задача: Добиться первенства на рынке в нише искусственного интеллекта.

Измеримые результаты:

• Выпустить в свет 3 инновационных решения, базирующихся на искусственном интеллекте.
• Приобрести 1000 новых пользователей, применяющих продукты, построенные на основе искусственного интеллекта.
• Разместить 5 научных публикаций в авторитетных изданиях, посвященных искусственному интеллекту.

Пример 2: Отдел маркетинга

Задача: Поднять узнаваемость торговой марки.

Измеримые результаты:

• Приумножить число фолловеров в социальных сетях на 50%.
• Увеличить поток посетителей на веб-ресурс на 30%.
• Повысить частоту упоминаний бренда в средствах массовой информации на 40%.

Пример 3: Команда сбыта

Задача: Расширить продажи на новом территориальном рынке.

Измеримые результаты:

• Оформить 20 новых весомых соглашений.
• Увеличить сумму продаж в регионе на 25%.
• Обеспечить показатель удовлетворенности потребителей в регионе на уровне 90%.

Система OKR и ее применение

Это не просто методика определения целей, а действенная система менеджмента, и вот почему:

• OKR способствует выявлению ключевых задач и концентрации усилий коллектива на их реализации.
• Гарантирует ясность и гармонизацию задач на всех организационных уровнях.
• Предоставляет средства для оценки и мониторинга продвижения к целям.
• Помогает принимать взвешенные решения, опираясь на данные об успехах и продуктивности.
• Воодушевляет команды на достижение масштабных задач и обеспечивает признание за полученные результаты.

Эффективность во многом зависит от правильной организации процесса постановки целей на разных уровнях. OKR могут устанавливаться на трех основных уровнях: компания, отделы и отдельные сотрудники. При этом важно обеспечить согласованность и взаимосвязь между этими уровнями, чтобы все усилия были направлены на достижение общих стратегических целей.

OKR компании определяют стратегические цели и приоритеты на глобальном уровне. Эти цели должны быть амбициозными и вдохновляющими, отражать долгосрочное видение и направлять всю деятельность организации. OKR компании служат ориентиром для всех отделов и сотрудников и задают общий тон для всей системы. OKR отделов разрабатываются с учетом OKR компании и определяют конкретный вклад отдела в достижение общекорпоративных целей. OKR отдела должны быть более детальными и конкретными, отражать специфику деятельности отдела и позволять оценить эффективность его работы. Важно, чтобы OKR отделов были согласованы между собой, чтобы избежать дублирования и противоречий.

А индивидуальные устанавливаются для отдельных сотрудников и определяют вклад каждого в достижение целей отдела и компании. Они должны быть согласованы с OKR отдела и отражать конкретные обязанности и задачи сотрудника. При разработке индивидуальных систем учитывайте возможности и сильные стороны сотрудника, чтобы цели были реалистичными и мотивирующими.

Управление процессом выполнения и оценка прогресса

Вам пригодится мониторинг, анализ данных, адаптация и признание заслуг. Эффективное управление OKR — это непрерывный процесс, требующий постоянного внимания и вовлеченности всех участников. Попробуйте проводить еженедельные или двухнедельные встречи для обсуждения прогресса, выявления проблем и корректировки планов. Мониторинг позволяет оперативно реагировать на изменения и обеспечивать движение к цели.

Оценка прогресса должна основываться на конкретных данных и измеримых показателях. Регулярная оценка позволяет определить, насколько успешно команда движется к достижению целей, и вовремя выявить отклонения от плана. Кроме того OKR должны быть гибкими и адаптивными. В случае изменения внешних обстоятельств или внутренних приоритетов, OKR могут быть пересмотрены и скорректированы. И не забывайте о признании достижений команды и отдельных сотрудников: это весомый стимул для дальнейшей работы. 

Внедрение OKR в компании

Для успешной реализации нужна тщательная подготовка персонала, предусматривающая обучение базовым принципам методологии OKR, детальное разъяснение целей и преимуществ, а также активное вовлечение команды в процесс планирования. Обучение может осуществляться в различных форматах: тренинги, семинары, вебинары или индивидуальные консультации. Первостепенная задача — обеспечить полное понимание каждым сотрудником сути OKR, механизмов их функционирования и своей роли в достижении общих целей. Подготовка также предполагает создание благоприятной атмосферы, где поощряется свободный обмен идеями, вопросы и эксперименты. Особое внимание следует уделить обучению руководящего состава, который должен стать примером и лидером для всей команды.

Процесс внедрения OKR состоит из нескольких последовательных этапов:

1. Определение стратегических целей компании на заданный период (например, год).
2. Разработка амбициозных и измеримых OKR компании, ориентированных на достижение прорывных результатов.
3. Формирование OKR для каждого отдела с учетом общекорпоративных целей, определяющих вклад отдела в их реализацию.
4. Установление индивидуальных OKR для сотрудников, отражающих их вклад в достижение целей отдела и компании.
5. Непосредственное внедрение и мониторинг прогресса выполнения OKR посредством регулярных встреч и отчетов.
6. Оценка достигнутых результатов и внесение необходимых корректировок в OKR на следующий период.

В процессе внедрения OKR могут возникать определенные трудности и ошибки, которые необходимо предвидеть и предотвращать. Наиболее распространенные из них:

• Недостаточная подготовка команды, приводящая к непониманию принципов и механизмов OKR. Потребуется проведение всестороннего обучения и разъяснительной работы.
• Переизбыток OKR, рассеивающий усилия команды и затрудняющий концентрацию на приоритетах. Сократите количество задач OKR и фокусируйтесь на ключевых направлениях.
• Отсутствие четких, измеримых показателей в ключевых результатах. Здесь необходим пересмотр формулировок ключевых результатов с целью обеспечения их измеримости.
• Непрозрачность OKR, ограничивающая доступность информации для всех сотрудников. Обеспечьте открытость и доступность OKR для всего персонала.
• Чрезмерный контроль со стороны руководства, ограничивающий автономию команд. Предоставьте командам больше свободы в выборе методов достижения целей.

Преимущества и недостатки OKR

Целый ряд факторов подталкивает организации к внедрению OKR. Вот в чем помогает фреймворк:

• Позволяет сфокусировать усилия коллективов на основных задачах и главных приоритетах. 
• Гарантирует открытость в отношении целей и результатов на всех уровнях внутри компании.
• Предоставляет возможность оценивать прогресс и измерять эффективность работы. 
• Способствует гармонизации целей и действий между различными подразделениями и командами. 
• Мотивирует коллективы к выполнению сложных задач и обеспечивают признание за достигнутые успехи. 
• Позволяет оперативно реагировать на перемены во внешней среде и вносить корректировки в планы.

Несмотря на множество достоинств, методология OKR обладает рядом потенциальных ограничений, которые необходимо учитывать при внедрении: 

• Внедрение OKR может быть сложным процессом, требующим культурных изменений в организации и нередко встречающим сопротивление со стороны персонала. 
• Эффективное применение OKR требует обучения сотрудников основным принципам этой методологии, что влечет за собой затраты времени и ресурсов. 
• Существует также опасность установления чрезмерно амбициозных целей, что может привести к демотивации команды.
• Другой проблемой может стать формальный подход к применению OKR, когда недостаточно внимания уделяется вовлечению сотрудников и созданию благоприятной рабочей атмосферы. 
• Оценка прогресса и достигнутых результатов также может представлять сложность, особенно когда ключевые результаты сформулированы недостаточно конкретно и измеримо.

OKR в современных компаниях

OKR (Objectives and Key Results) активно применяются в крупных корпорациях вроде Google, Intel и LinkedIn для управления стратегическими целями, повышения эффективности и стимулирования инноваций. Google использует OKR как основу своей системы управления, что позволило добиться успехов в различных областях. Intel применяет OKR для управления разработкой продуктов и сокращения времени их вывода на рынок. LinkedIn, благодаря OKR, управляет ростом бизнеса, увеличивает число пользователей и расширяет продуктовую линейку.

OKR также могут быть успешно адаптированы для малого и среднего бизнеса с учетом упрощенного планирования, меньшего количества OKR, более частого мониторинга, активного вовлечения сотрудников и гибкой системы мотивации. Эти особенности позволяют малым и средним компаниям быстрее внедрять OKR и получать результаты.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внедрить OKR в небольшой компании?

​​Однозначно, да. OKR прекрасно подходят для компаний любого размера, в том числе и для небольших. На самом деле, для небольших компаний OKR могут быть особенно полезны, поскольку помогают сфокусироваться на главном и не распылять ресурсы. В небольших командах процесс внедрения OKR обычно проще и быстрее, чем в крупных корпорациях. Главное – адаптировать методологию под специфику бизнеса и вовлечь всех сотрудников в процесс.

Как часто нужно пересматривать OKR?

Частота пересмотра OKR зависит от динамики бизнеса и поставленных целей. Обычно OKR пересматриваются ежеквартально, чтобы оценить прогресс, внести корректировки и убедиться, что они по-прежнему актуальны. Однако, Objective остаются более стабильными (на год), а Key Results могут меняться чаще. Кроме того, рекомендуется проводить еженедельные встречи (check-ins), чтобы отслеживать текущий прогресс и оперативно решать возникающие проблемы.

Кто отвечает за постановку и выполнение OKR?

За постановку OKR отвечает вся команда, а не только руководство. Процесс должен быть совместным и включать обсуждение целей, определение ключевых результатов и согласование действий. Ответственность за выполнение OKR также распределяется между членами команды, в зависимости от их роли и задач. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал свой вклад в достижение общих целей. Руководство обеспечивает поддержку, предоставляет ресурсы и создает условия для успешной реализации OKR.

Какие инструменты помогают вести OKR?

Существует множество инструментов, которые помогают вести OKR, от простых таблиц в Excel до специализированных платформ. Популярные инструменты для OKR:

• Google Sheets/Excel — простые и доступные инструменты для небольших команд.
• Asana, Trello, Jira — системы управления проектами, которые можно адаптировать для отслеживания OKR.
• Dedicated OKR Software, например, Ally.io (приобретена Microsoft), Weekdone, Perdoo, Gtmhub — специализированные платформы с расширенным функционалом для управления OKR.
• Notion — гибкий инструмент, позволяющий создать собственную систему управления OKR.

Выбор инструмента зависит от размера компании, бюджета и специфики потребностей. Главное выбрать тот, который будет удобным для команды и позволит эффективно отслеживать прогресс выполнения OKR.

Ирина Рудевич