Складской учет: организация, учет товаров и материалов на складе

Склад — это важная составляющая торгового или производственного бизнеса. Через него проходят потоки товаров и материалов. И если в работе склада нет порядка, бизнес может начать давать сбои. Организация складского учета — это и есть создание этого порядка, который превращает хаотичное хранилище в эффективный и контролируемый инструмент складирования товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Что такое складской учет

Складской учет — это система контроля за движением и состоянием всех материальных ценностей, которые находятся на складе. Система отвечает на три главных вопроса:

• Какой товар у нас есть;
• Сколько этого товара;
• Где он хранится.

Складской учет — это не просто пересчет коробок. Это комплексный процесс, который включает в себя документооборот, приемку товаров, их размещение, хранение, комплектацию заказов, отгрузку и регулярные проверки (инвентаризации). 

Зачем нужна организация складского учета на складе

Начинающие предприниматели недооценивают важность учета, считая его лишней бюрократией. Но это серьезная ошибка, которая часто приводит к финансовым потерям. Вот для чего нужен складской учет:

• Предотвращение потерь и хищений. Если вы не знаете точно, сколько у вас товара, вы никогда не узнаете, сколько украдено или испорчено из-за неправильного хранения. Порядок в учете — главный враг недостачи.
• Оптимизация закупок. Учет показывает, какие товары пользуются спросом, а какие лежат мертвым грузом, замораживая деньги. Это позволяет закупать только нужное и в необходимом количестве, избегая как дефицита, так и излишков на складе.
• Ускорение работы. Когда каждый товар имеет свое место и учтен в системе, кладовщик тратит секунды, а не часы на поиск нужной позиции. Это напрямую влияет на скорость сборки заказов и, как следствие, на лояльность клиентов.
• Точность в финансах. Данные складского учета — это основа для правильного расчета себестоимости продукции, они помогают корректно формировать бухгалтерскую отчетность. 

Основные принципы организации складского учета

Чтобы система работала как часы, она должна строится на нескольких принципах.

Систематизация учета и распределение ответственности

Хаос — главный враг учета. Первое, что нужно сделать, — это создать систему, которая включает в себя следующие аспекты:

• Адресное хранение. Это самый эффективный подход, при котором каждой ячейке, полке или стеллажу присваивается уникальный номер (адрес), как в библиотеке. При поступлении товар не просто кладется на свободное место, а размещается по конкретному адресу, который заносится в учетную систему.
• Партионный учет. Этот метод важен, когда нужно отслеживать товары по партиям поступления. Это критично для продуктов с ограниченным сроком годности или для случаев, когда нужно отозвать конкретную партию из-за брака.
• Ответственность. У каждого склада или его секции должно быть материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом). Этот человек несет ответственность за все, что происходит с ценностями на вверенной ему территории, и подписывает все сопроводительные документы. Это исключает ситуацию, когда «концов не найти».

Виды учета: количественный и качественный

Учет бывает двух видов, и оба они одинаково важны.

• Количественный учет отвечает на вопрос «Сколько?». Он ведется в штуках, килограммах, метрах, паллетах. Это база, которая показывает наличие или отсутствие товара.
• Качественный учет отвечает на вопрос «Какое?». Он отслеживает состояние товара. Например, у вас на складе может числиться 100 банок краски (количественный учет), но если 20 из них помяты и протекли, то с точки зрения качественного учета у вас только 80 единиц ликвидного товара. 

Организация складского учета товаров

Теперь давайте рассмотрим, как эти принципы применяются к учету товаров, предназначенных для продажи.

Принципы учета товаров на складе

При отгрузке товара со склада возникает вопрос: по какой цене его списывать, если он закупался несколькими партиями по разной стоимости? Для этого существуют несколько методов:

• ФИФО (FIFO — First-In, First-Out). Переводится как «первым пришел — первым ушел». Этот метод предполагает, что сначала вы отгружаете товары из самой старой партии, а затем переходите к более новым. Это самый логичный и распространенный метод, особенно для продуктов питания и товаров с ограниченным сроком годности.
• По средней себестоимости. При этом методе вычисляется средняя цена для всех единиц товара, имеющегося на складе. При каждой новой закупке средняя стоимость пересчитывается. Этот способ удобен для учета однородных товаров, где отслеживать партии не имеет смысла (например, гвозди, песок, мука).
• По себестоимости каждой единицы. Этот метод применяется для уникальных и дорогостоящих товаров (автомобили, ювелирные изделия, предметы искусства), где нужно отслеживать стоимость каждого конкретного экземпляра.

Ведение документации на товары

Любое движение товара на складе должно сопровождаться документами. Если операции нет на бумаге (или в электронной системе), значит, что с точки зрения учета ее не было.

Основные документы складского учета:

• Приходная накладная (например, ТОРГ-12). Основной документ, подтверждающий поступление товара от поставщика. На его основании товар ставится на учет.
• Расходная накладная. Документ, который оформляется при отгрузке товара покупателю. На его основании товар списывается со склада.
• Акт о приемке товаров (например, ТОРГ-1). Составляется, если при приемке обнаружены расхождения по количеству или качеству с документами поставщика.
• Карточка складского учета. «Паспорт» товара. В ней отражаются все его движения: приход, расход и текущий остаток. Может вестись на бумаге или в электронном виде.
• Акт инвентаризации. Итоговый документ, который фиксирует результаты фактического пересчета товаров и сравнивает их с учетными данными, выявляя излишки или недостачи.

Организация складского учета материалов

Учет материалов на первый взгляд похож на учет товаров, но у него есть важное отличие. Товары мы покупаем, чтобы продать. Материалы же мы закупаем, чтобы использовать внутри компании — для производства продукции, оказания услуг или для собственных нужд (например, бумага для принтера или запчасти для ремонта оборудования). Это отличие определяет специфику их учета.

Учет поступления и расходования материалов

Процесс поступления материалов на склад аналогичен поступлению товаров: они принимаются по накладным от поставщика, проверяются по количеству и качеству и размещаются на складе. А вот дальнейшее движение происходит иначе.

• Поступление фиксируется на основании приходных документов от поставщика. Материалам также присваивается место хранения.
• Расходование (отпуск в производство) ― это ключевой этап. Материалы не продаются, а передаются в производственный цех, в ремонтную бригаду или другому внутреннему подразделению. Эта операция оформляется специальным внутренним документом — требованием-накладной. В нем указывается, какое подразделение, какой материал и в каком количестве запрашивает. Только на основании этого документа кладовщик имеет право выдать материал со склада, а бухгалтер — списать его стоимость на затраты производства.

Определение потребностей и контроля за остатками материалов

Если нехватка товара на складе грозит упущенной прибылью, то дефицит материалов может остановить все производство. Поэтому контроль за остатками более критичен.

В этом случае используется понятие «точка заказа» или «неснижаемый остаток». Это минимальное количество материала на складе, при достижении которого система (или ответственный сотрудник) автоматически формирует заявку на закупку новой партии. Этот уровень рассчитывается с учетом двух факторов:

• Cреднего расхода материала в день;
• Времени, необходимого на доставку новой партии от поставщика.

Современные методы складского учета

Ручной учет в тетрадях и журналах уходит в прошлое. Сегодня даже небольшие компании могут позволить себе инструменты, которые делают учет точным, быстрым и прозрачным.

Автоматизация складского учета

Автоматизация — это не обязательно дорогие роботы. Ее основа — использование технологий для минимизации ручного труда и человеческих ошибок.

• Штрихкодирование. Каждому товару или материалу присваивается уникальный штрихкод. Вместо того чтобы вручную искать позицию в списке и вбивать ее название, кладовщик проводит по нему сканером. Это в разы ускоряет приемку, отгрузку и инвентаризацию.
• Терминалы сбора данных (ТСД). Это мобильный компьютер со встроенным сканером. С его помощью сотрудник может в реальном времени получать задания (например, на сборку заказа), видеть точное местоположение товара на складе и сразу подтверждать выполнение операции в системе.

Использование программного обеспечения для учета

Автоматизация невозможна без программного обеспечения, которое будет обрабатывать данные. Вот основные из них:

• Табличные редакторы (Excel, Google Таблицы). Самый простой и бесплатный вариант для очень маленьких складов. Позволяет вести базовый учет, но требует высокой дисциплины и не застрахован от ошибок.
• Специализированные складские программы. Это системы, созданные специально для управления складом (например, «МойСклад»). Они позволяют вести адресное хранение, работать со штрихкодами, управлять закупками и продажами, формировать все необходимые документы.
• ERP-системы. Это комплексные системы управления предприятием, где складской учет является лишь одним из модулей наравне с финансами, продажами, производством и управлением персоналом.

Ваше онлайн-представительство — это такой же важный актив, как и склад. Сервисы для бизнеса компании Рег.ру помогают выстроить «фасад» вашего бизнеса. Вы можете в одном месте зарегистрировать доменное имя, которое станет адресом в сети, подобрать надежный хостинг, чтобы сайт работал стабильно, и создать его без помощи программистов в удобном конструкторе. 

Проблемы при организации складского учета и их решения

Даже в самой отлаженной системе могут возникать проблемы. Важно знать о них заранее и понимать, как с ними бороться.

Ошибки в инвентаризации и учете

• «Пересортица». Самая частая проблема. Это путаница между похожими товарами (например, синие и голубые футболки одного размера). По документам выходит излишек одних и недостача других, хотя общее количество сходится.
• Человеческий фактор. Ошибки при ручном вводе данных, неверный пересчет, размещение товара не на своем месте — все это искажает учетные данные.
• Несвоевременное отражение операций. Отгрузка прошла сегодня, а документы оформили только через неделю. За это время данные в системе уже не соответствуют реальности.

Меры по оптимизации процессов учета

• Регулярные выборочные инвентаризации. Вместо одной большой и стрессовой инвентаризации раз в год проводите небольшие проверки по отдельным группам товаров раз в неделю или месяц. Это помогает выявлять расхождения на ранней стадии.
• Точная маркировка и адресное хранение. Если у каждой позиции и у каждой полки есть своя уникальная этикетка, вероятность ошибок при размещении резко снижается.
• Максимальная автоматизация. Использование сканеров и ТСД исключает ошибки ручного ввода и заставляет сотрудников отражать операции в системе в реальном времени.
• Обучение и мотивация персонала. Сотрудники должны четко понимать правила работы на складе и свою ответственность. 

Заключение

Организация складского учета — это не только обязанность перед бухгалтерией или налоговой. Это фундамент, на котором строится эффективность операционной деятельности. Порядок на складе напрямую ведет к порядку в закупках, продажах и финансах.

Начните с малого. Даже простая таблица в Excel и регулярный пересчет ключевых позиций — это уже гораздо лучше, чем полный хаос. Постепенно внедряя принципы систематизации и современные инструменты, вы превратите склад из «черной дыры», где теряются деньги, в четко работающий механизм и конкурентное преимущество.

Андрей Лебедев