Расходный кассовый ордер: что это, правила оформления и заполнения

В статье расскажем о том, что такое расходный кассовый ордер, для чего он нужен, кто может не оформлять РКО, о правилах и процессе его заполнения, а также о штрафах за неправильное оформление документа.

Работаете с наличными? Тогда вам точно знаком термин «расходный кассовый ордер» — или как его чаще называют, РКО. Это базовый документ, без которого не получится легально выдать деньги из кассы. Расскажем, в каких случаях РКО обязателен, кто может его не оформлять, какие штрафы грозят за ошибки и как правильно заполнить документ.

А еще напомним: если вы ведете бизнес и хотите сократить время на рутину — в сервисах для бизнеса от Рег.ру вы найдете решения для автоматизации бухгалтерии, ЭДО, кадрового учета и работы с документами. Все, чтобы тратить меньше времени на бумажную волокиту и больше — на развитие компании.

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер — он же РКО или просто «расходник» — это бухгалтерский документ, с которого начинается почти любая выдача наличных из кассы. Его оформляют когда нужно выдать зарплату, вернуть клиенту деньги, отправить сотрудника в командировку или даже купить бумагу для принтера.

РКО — документ обязательный. Без него наличные нельзя выдать ни по каким причинам. Даже если сотруднику срочно понадобилось 500 рублей на такси, все должно быть оформлено официально. Форма утверждена постановлением Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 года, и носит название КО-2. Этот ордер создают в одном экземпляре, который подписывают директор и бухгалтер или другой уполномоченный сотрудник.

Для чего нужен расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) — это не просто бумажка для галочки. Он подтверждает, что выдача наличных из кассы прошла по правилам и с согласия руководства. Без РКО бухгалтерия не сможет правильно отразить операцию в учете, а при проверке налоговая может не признать расходы.​

РКО оформляют в случаях расхода наличных денег из кассы:

• когда платят зарплату или аванс;
• при выдаче командировочных; 
• если сотрудник берет деньги под отчет; 
• для возврата наличных клиенту; 
• чтобы положить наличные на расчетный счет. 

Даже если ИП берет деньги из бизнеса себе — нужен расходник. 

Документ остается в бухгалтерии и хранится не менее пяти лет. Если РКО оформлен с ошибками или вовсе отсутствует, это считается нарушением кассовой дисциплины и может повлечь штрафы.​

Таким образом, РКО — это обязательный элемент финансовой отчетности, который обеспечивает прозрачность и законность операций с наличными средствами.

Еще важно помнить: по закону наличные расчеты между организациями не могут превышать 100 000₽. Все, что выше — только по безналу.

Обязательно ли оформлять РКО

Оформлять расходный кассовый ордер обязаны все юридические лица. Это правило прописано в указании Банка России № 3210-У. Независимо от системы налогообложения, численности сотрудников и объемов бизнеса, если компания выдает наличные из кассы, она обязана подтвердить это РКО по форме КО-2.

Документ служит основой для бухгалтерского учета и кассовой дисциплины. Отказ от его оформления приравнивается к грубому нарушению закона. При проверке налоговая может снять расходы и наложить штраф. Также в ряде случаев возможно признание операций сомнительными, что особенно критично для компаний с регулярными наличными выплатами.

Кому можно не оформлять РКО

Для индивидуальных предпринимателей правила мягче. Если ИП ведет учет в книге доходов (или доходов и расходов), он может не оформлять кассовые ордера, не заполнять кассовую книгу и не устанавливать лимит по остаткам. Это упрощение закреплено указом Банка России и касается всех ИП, независимо от системы налогообложения — будь то УСН, патент или даже НПД.

Однако, если предприниматель решает использовать кассовые документы, он обязан соблюдать те же требования, что и организации: оформлять РКО по форме КО-2, вести учет по всем правилам и хранить документы в установленный срок.

Если кратко: юридическим лицам всегда обязательно оформлять РКО, предпринимателям — по выбору, но только в рамках упрощенного учета.

Правила оформления РКО

Унифицированная форма КО-2 выглядит просто, но требует внимательности. Заполнить ее можно от руки или в программе — например, в «1С» или «Контур.Бухгалтерии». Вот основные поля:

• название предприятия и его ОКПО (его присваивает Росстат при регистрации компании или ИП); 
• дата и номер ордера; 
• кому выдают деньги и сколько (цифрами и прописью); 
• на какие цели — основание и сопроводительные документы; 
• подписи: руководитель, бухгалтер, кассир и получатель.

Если компания работает с электронными документами, документ можно не распечатывать — главное, чтобы все участники подписали файл квалифицированной электронной подписью.

Правильное оформление важно не только в момент выдачи денег — от него напрямую зависит учет расходных кассовых ордеров в бухгалтерии. Эти документы хранятся не менее пяти лет и могут запрашиваться при проверках, поэтому важно соблюдать все требования к их заполнению.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Заполнение РКО требует особой внимательности. Даже небольшая ошибка может привести к серьезным последствиям. Вот ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание.

• Дата документа должна совпадать с датой фактической выдачи наличных.​
• РКО нумеруются последовательно в течение календарного года.​
• Сумма указывается цифрами и прописью, например: «Три тысячи рублей 00 копеек».​
• Обязательны подписи руководителя, главбуха и того, кому эти деньги выдаются. 
• Необходимо четко указать, с какой целью выдается сумма. Если это командировка, то это должно быть указано. 
• Также формируется приложение. В нем можно перечислить документы, на которые вы ссылаетесь при выдаче наличных.

Важно: исправления в РКО не допускаются. Если допущена ошибка в расходном кассовом ордере, нужно оформлять новый. 

Штрафы за неправильное оформление

Нарушения в оформлении расходного кассового ордера могут повлечь за собой штрафы от 10 до 30 тысяч рублей в зависимости от того, в одном налоговом периоде вы неверно оформили ордер или нескольких. 

Но это еще не все. Есть еще одна категория штрафов, под которую можно попасть, — это несоблюдение порядка ведения операций. В этом случае ИП могут заплатить 5 тысяч, а крупные компании — 40-50 тысяч. 

Таким образом, правильное оформление РКО — не просто формальность, а необходимое условие для соблюдения кассовой дисциплины и избежания финансовых санкций.

Ксения Добрынина