Как составить и выдать справку № 182н о доходах

Подробная инструкция по оформлению справки 182н, а также сроки выдачи, типичные ошибки и особенности заполнения.

Эта справка содержит значимую информацию о заработной плате работника, необходимую для различных социальных выплат и пособий. Разбираемся, что представляет собой справка 182н, для каких целей она используется, кто обязан ее выдавать и в какие сроки этот документ должен быть оформлен и предоставлен работнику.  

Что такое справка 182н

Справка 182н — это документ, который содержит сведения о сумме заработной платы и иных выплат, начисленных работнику за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Фактически это «зарплатная история» сотрудника за последние два года, которая необходима для определения размера социальных выплат, привязанных к его заработку. Сведения, фигурирующие в справке, должны подтверждаться первичными документами бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства.  

Домен для сайта и полезные современные сервисы для бизнеса вы найдете на сайте Рег.ру.

Для чего используется справка 182н

Это документ для системы социального страхования, влияющий на размер социальных выплат. Она необходима для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, а также по уходу за ребенком до полутора лет, поскольку именно данные о заработке за предыдущие периоды, указанные в справке, определяют размер этих пособий. Фонд социального страхования может запросить справку для контроля корректности начислений. Кроме того, информация из справки косвенно влияет на расчет страховых взносов работодателя и может служить подтверждением дохода при запросе кредита. Без этой справки невозможно точно рассчитать положенные выплаты.

Например, если сотрудница уходит в декретный отпуск, размер ее пособия по уходу за ребенком до полутора лет будет напрямую зависеть от данных о ее заработке за последние два года, указанных в справке 182н, предоставленной  работодателем. Чем выше был доход, тем больше будет ежемесячная выплата.

Кто обязан выдавать справку

Обязанность по оформлению и выдаче справки лежит на работодателе, будь то организация или индивидуальный предприниматель, являющийся страхователем по обязательному социальному страхованию. Форма собственности и организационно-правовая форма работодателя не имеют значения.

Даже в случае ликвидации или банкротства организации она обязана выдать справку. Если работодатель прекратил деятельность, а работник не может получить справку, он должен обратиться в территориальный орган ФСС по месту регистрации работодателя, который выдаст справку на основании имеющихся данных.

При реорганизации компании правопреемник отвечает за выдачу справок 182н за предыдущие периоды работы сотрудника в реорганизованной компании. Справку выдает тот, кто фактически был работодателем в период, за который запрашивается информация.

Сроки оформления и выдачи

Сроки строго установлены. При увольнении справка должна быть выдана в день прекращения трудового договора вместе с остальными документами. Если работник запрашивает справку, будучи действующим сотрудником, работодатель обязан предоставить ее в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления. При ликвидации предприятия справка 182н выдается в дату прекращения деятельности работодателя. 

Нарушение этих сроков грозит работодателю административной ответственностью. Работнику, столкнувшемуся с задержкой выдачи справки, рекомендуется обращаться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав и своевременного получения социальных выплат.

Какие доходы включаются

В документе содержится информация о доходах работника за два календарных года, предшествующих году увольнения или обращения за ней. Она предназначена для расчета пособий. В справку включаются облагаемые страховыми взносами выплаты, такие как зарплата, премии, компенсации за вредные условия труда, отпускные и оплата первых трех дней больничного. Не включаются пособия по беременности и родам, уходу за ребенком и компенсации, не связанные с условиями труда.

Форма и структура справки

Форма справки утверждена Министерством труда и имеет строгую структуру. Она содержит данные о работодателе, работнике, суммах выплат по месяцам за каждый год, а также количестве дней нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. Справка подписывается руководителем и главным бухгалтером (или уполномоченными лицами) и заверяется печатью организации (при ее наличии).

Электронная и бумажная форма

Справка может быть оформлена в бумажном или электронном виде. Электронная справка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Оба формата имеют равную юридическую силу. Выбор формы справки остается за работодателем.

Частые ошибки при заполнении

При заполнении справки часто допускаются ошибки: 

• неверные данные о работодателе или работнике; 
• некорректное указание сумм выплат; 
• включение необлагаемых выплат; 
• ошибки в датах; 
• отсутствие подписей или печати. 

Наличие исправлений в справке не допускается. Чтобы избежать ошибок, необходимо использовать актуальную форму справки и тщательно следовать инструкции по заполнению.

Рекомендации

Для своевременного и корректного оформления справки 182н обеим сторонам трудовых отношений следует придерживаться ряда рекомендаций.

Работникам:

• заблаговременно подавать заявление на выдачу справки, не откладывая до последнего момента;
• тщательно проверять все данные в полученной справке (ФИО, СНИЛС, данные организации, суммы выплат, периоды нетрудоспособности) на соответствие действительности;
• хранить справку в течение всего периода, когда она может потребоваться для подтверждения доходов;
• в случае обнаружения ошибок немедленно обращаться к работодателю для их исправления, избегая самостоятельных правок;
• при отказе в выдаче справки или затягивании сроков обращаться в трудовую инспекцию или суд.

Работодателям:

• использовать актуальную форму справки и ознакомиться с инструкцией по ее заполнению для избежания ошибок;
• выдавать справку в установленные законом сроки, чтобы избежать административной ответственности;
• внимательно проверять правильность заполнения справки перед выдачей на основе данных бухгалтерского учета;
• вести учет выданных справок для возможности восстановления информации или выдачи дубликатов;
• предоставить возможность выдачи справок в электронном виде с использованием УКЭП;
• при реорганизации или ликвидации организации заранее уведомлять работников о необходимости получения справки 182н.

Блок FAQ

Можно ли отказать в выдаче?

Отказ в выдаче справки 182н — это прямое нарушение трудовых прав, не допускаемое законом. Работодатель обязан предоставить этот документ работнику в установленные сроки (в день увольнения или в течение трех дней по запросу). Причины отказа, какими бы они ни были, не могут быть законными. Работник вправе жаловаться в трудовую инспекцию или суд, которые могут обязать работодателя выдать справку и компенсировать убытки.  

Как исправить ошибку?

При обнаружении ошибки в выданной справке исправления недопустимы. Необходимо оформить новую справку с достоверными сведениями, уведомив об этом работника и получив от него ошибочный экземпляр. Работодатель должен вести учет выданных справок для оперативного исправления ошибок и уведомления соответствующих органов, если ошибочная справка уже была предоставлена.

Можно ли выдать повторно?

В случае утери или повреждения справки 182н работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан в течение трех рабочих дней предоставить дубликат, оформленный по всем правилам и заверенный подписями и печатью (при наличии). На дубликате обязательно должна быть отметка «Дубликат». Работодатель может запросить у работника документ, подтверждающий причину выдачи дубликата (утрату или порчу оригинала). 

Нужна ли подпись руководителя?

Да, подпись руководителя или уполномоченного лица на справке 182н обязательна для подтверждения ее действительности. Помимо подписи руководителя, требуется подпись главного бухгалтера или лица, ответственного за учет. 

Ирина Рудевич