Что такое стратегическая сессия и как ее провести

Стратегические сессии помогают вовлекать персонал, ускорять принятия решений, формировать единое видение и минимизировать риски, что в конечном итоге приводит к достижению поставленных целей и устойчивому развитию бизнеса.  

Стратегическая сессия: определение и назначение

Стратегическая сессия — это формат рабочей встречи, нацеленный на разработку, корректировку или пересмотр целей и задач компании. В ходе сессии участники совместно анализируют текущее положение дел, выявляют проблемные зоны и потенциальные возможности, а также вырабатывают планы действий для достижения поставленных целей.

Полезные и эффективные сервисы для бизнеса вы найдете на сайте Рег.ру.

Основные цели страт-сессии

В процессе сессии нужно сформулировать четкие измеримые цели, к которым компания будет стремиться в долгосрочной перспективе. Обязательно проведение оценки внутреннего потенциала компании, а также внешних факторов, влияющих на ее деятельность (конкуренты, рынок, экономика, законодательство). Затем участники создают конкретный план действий, определяющий, как компания будет достигать поставленных целей и согласовывают ключевые решения по вопросам развития бизнеса.

В качестве дополнительных целей можно назвать укрепление командного духа и вовлечение сотрудников в процесс стратегического планирования. К тому же в течение переговоров вы определите основные показатели эффективности, которые будут использоваться для мониторинга прогресса в достижении целей.

Когда компании стоит провести страт-сессию

Стратегическая сессия необходима в следующих случаях:

• Радикальные рыночные изменения: появление конкурентов, смена предпочтений, технологические прорывы, кризисы, изменения в законодательстве. 
• Внутренние преобразования: реорганизация, смена структуры, слияния, смена руководства, изменение финансов. 
• Отсутствие четкой стратегии или устаревание текущей. 
• Снижение эффективности.
• Запуск новых продуктов. 
• Профилактика: регулярно, например, раз в год, для адаптации к изменениям.

Виды стратегических сессий

В зависимости от целей, задач, формата и глубины проработки, выделяют несколько типов стратегических сессий, каждая из которых обладает своими особенностями и преимуществами.

Классическая стратегическая сессия

Популярный формат, в котором задействованы глубокий анализ текущей ситуации, выявление проблем и возможностей плюс последующая проработка комплексной стратегии развития компании на долгосрочную перспективу. Классическая стратегическая сессия обычно длится несколько дней и включает в себя различные этапы: от анализа внешней среды до формирования конкретных планов действий и определения ключевых показателей эффективности. Участниками, как правило, являются топ-менеджеры, руководители подразделений и эксперты. 

Экспресс-сессия для быстрых решений

В ситуациях, когда необходимо оперативно принять решение или скорректировать текущую стратегию в связи с быстро меняющимися обстоятельствами, проводится экспресс-сессия. Этот формат отличается краткостью и интенсивностью. Целью экспресс-сессии является быстрое выявление ключевых проблем и разработка оперативных мер по их решению. В экспресс-сессии обычно участвует небольшое количество лиц, обладающих необходимой информацией и полномочиями для принятия решений. Акцент делается на быстром обмене информацией, обсуждении альтернативных вариантов и принятии конкретных решений.

Страт-сессия для разработки продукта

Этот тип стратегической сессии фокусируется на разработке нового продукта или улучшении существующего. В центре внимания — потребности целевой аудитории, анализ конкурентов, формирование уникального торгового предложения и разработка стратегии вывода продукта на рынок. В рамках страт-сессии для разработки продукта участники определяют основные характеристики продукта, его позиционирование, каналы продвижения и стратегию ценообразования. Важную роль играет анализ потенциальных рисков и возможностей, связанных с реализацией проекта. Результатом является детальный план разработки и вывода продукта на рынок, включающий в себя конкретные шаги, сроки и ресурсы.

Онлайн- и офлайн-форматы

Стратегические сессии могут проводиться как в традиционном офлайн-формате, так и в онлайн с использованием современных средств коммуникации и collaboration. Офлайн-формат обеспечивает непосредственный контакт между участниками, что способствует более эффективному обмену идеями и укреплению командного духа. Онлайн-формат позволяет проводить сессии с участием сотрудников, находящихся в разных городах и странах, это снижает затраты на командировки и организацию. Выбор формата зависит от целей сессии, бюджета, доступности участников и организационных возможностей компании. 

Подготовка к стратегической сессии

Процесс включает в себя конкретные шаги: формулирование задач и желаемых итогов, отбор участников и назначение ответственных, приглашение опытного модератора и фасилитатора, а также создание необходимых документов и средств. От тщательности выполнения каждого из этих шагов зависит успех сессии в целом.

Успешная стратегическая сессия требует тщательной подготовки и организации. Ключевым является определение SMART-целей, например, разработка стратегии выхода на новый рынок с конкретной долей к определенному сроку. Важно заранее установить ожидаемые результаты в виде измеримых показателей (KPI, стратегический план, приоритетные проекты).

Для участия необходимо тщательно отобрать команду, включив представителей разных подразделений и уровней управления с необходимыми компетенциями и полномочиями. Определяются ключевые роли: руководитель группы, докладчики, аналитики, эксперты. Оптимальное количество участников — до 15 человек.

Критическую роль играет модератор-фасилитатор, отвечающий за организацию процесса, соблюдение регламента, стимулирование дискуссии, создание благоприятной атмосферы и помощь в принятии решений. В сложных сессиях функции модератора и фасилитатора могут быть разделены между двумя специалистами.

Необходимо подготовить аналитические отчеты, презентации, данные о рынке, стратегические документы, шаблоны, раздаточные материалы и оборудование (проектор, флипчарт). Использование интерактивных инструментов, таких как Miro, повышает эффективность совместной работы. 

Как проходит стратегическая сессия

Стратегическая сессия обычно включает в себя следующие основные шаги:

1. На этапе подготовки определяются цели и задачи сессии, выбираются участники, назначается модератор и фасилитатор, готовятся необходимые материалы и инструменты. Важно обеспечить всех участников предварительной информацией и создать комфортную среду для работы.
2. Модератор открывает сессию, представляет участников, обзорно излагает цели и задачи сеанса, а также предоставляет подробный план дня. Также, озвучиваются правила работы и ожидаемый результат.
3. Участники совместно анализируют текущее положение компании на рынке, оценивают ее сильные и слабые стороны, выявляют возможности и угрозы (SWOT-анализ), анализируют внешние факторы (PESTEL-анализ), а также изучают действия конкурентов.  
4. На основе проведенного анализа участники генерируют идеи по улучшению деятельности компании, разработке новых продуктов и услуг, выходу на новые рынки. На этом этапе важно стимулировать творческое мышление и не ограничивать участников в высказывании своих предложений с последующей приоритезацией и отсевом.
5. Идеи, прошедшие фильтры, трансформируются в конкретные стратегические инициативы, определяются приоритеты и ресурсы, необходимые для их реализации. Здесь надо определить конкретные шаги и действия, которые необходимо предпринять для достижения поставленных целей.
6. На этапе планирования разрабатывают план действий с указанием конкретных задач, ответственных лиц, сроков выполнения и необходимых ресурсов. Важно, чтобы каждый участник понимал свою роль в реализации стратегии и брал на себя ответственность за выполнение поставленных задач.
7. Модератор подводит итоги сессии, фиксирует принятые решения, согласованные планы и достигнутые договоренности. 

Инструменты и методики

В ходе сессии могут использоваться различные инструменты и методики:

• SWOT-анализ — оценка сильных и слабых сторон компании, а также возможностей и угроз внешней среды.
• PESTEL-анализ — анализ политических, экономических, социальных, технологических, экологических и юридических факторов, влияющих на деятельность компании.
• Пять сил Портера — анализ конкурентной среды и определение привлекательности отрасли.
• Метод мозгового штурма — генерация новых идей и решений.
• Метод Дельфи — получение экспертных оценок и прогнозов.
• Моделирование сценариев — разработка альтернативных стратегий в зависимости от различных сценариев развития событий.
• Диаграмма Исикавы (причинно-следственная диаграмма) для выявления первопричин проблем.

Результаты стратегической сессии

Стратегическая сессия позволит определить приоритеты, разработать стратегию и сплотить команду для достижения целей. Ее основными результатами являются четкие стратегические цели, скорректированная стратегия развития, определенные приоритеты, согласованные планы действий и вовлеченность сотрудников.

Принятые на сессии решения фиксируются и доводятся до всех заинтересованных лиц, они должны быть SMART. На их основе создается дорожная карта развития с этапами, сроками и ответственными лицами, мониторинг которой позволяет отслеживать прогресс и корректировать планы.

Преимущества стратегических сессий

Такие сессии выходят за рамки обычных собраний, предлагая структурированный формат для совместной работы над определением стратегических целей и путей их достижения. Главное преимущество стратегических сессий: они превращают сотрудников из пассивных исполнителей в активных участников процесса. Когда люди чувствуют себя частью чего-то большего, а их мнения учитываются, мотивация и вовлеченность возрастают кратно.  

Стратегические сессии позволяют сконцентрировать усилия команды на решении ключевых вопросов в сжатые сроки. Благодаря структурированному формату, модерации и четким целям, участники быстрее приходят к консенсусу и принимают обоснованные решения. Вместо долгих переписок и согласований, возникает возможность оперативно обсудить все «за» и «против» и утвердить план действий.

Один из самых ценных результатов страт-сессий — формирование единого видения будущего компании. Когда все участники понимают, куда движется организация, какие цели преследует и как каждый из них может внести свой вклад, это создает мощный синергетический эффект. Исчезает разобщенность, повышается согласованность действий и формируется общая ответственность за результат.

В процессе собравшиеся могут детально проработать различные сценарии развития событий и выявить потенциальные риски, связанные с реализацией стратегии. Проактивный подход к управлению рисками позволяет разработать планы Б и В, что значительно повышает шансы на успех даже в условиях неопределенности.

Пример из практики: 

В одной IT-компании, занимающейся разработкой мобильных приложений, после проведения стратегической сессии, в которой приняли участие не только руководители, но и рядовые разработчики и дизайнеры, удалось не только определить новые направления развития, но и выявить скрытый потенциал сотрудников. Один из разработчиков предложил инновационную идею, которая была успешно реализована и принесла компании значительную прибыль. Этот пример наглядно показывает, как вовлечение сотрудников в стратегический процесс может привести к неожиданным и позитивным результатам.

Стратегические сессии — не просто модный тренд, а эффективный инструмент, позволяющий компаниям оставаться конкурентоспособными в быстро меняющемся мире. 

Частые вопросы 

Как часто нужно проводить стратегические сессии?

Частота проведения стратегических сессий зависит от нескольких факторов, таких как скорость изменений в отрасли, динамика развития компании и масштаб поставленных целей. В среднем, рекомендуется проводить стратегические сессии не реже одного раза в год. Однако, если компания переживает период активного роста, реструктуризации или выходит на новые рынки, целесообразно проводить их каждые полгода. Для поддержания текущей стратегии и оперативного реагирования на изменения внешней среды полезно проводить регулярные короткие сессии (1-2 дня) раз в квартал. Главное — адаптировать частоту проведения сессий под конкретные потребности и задачи компании.

Сколько длится страт-сессия в среднем?

Продолжительность сессии может варьироваться в зависимости от целей, количества участников и глубины проработки вопросов. Оптимальная продолжительность — от одного до трех дней. Однодневные сессии подходят для решения конкретных оперативных задач или для оценки текущего состояния стратегии. Двух- и трехдневные сессии позволяют более детально проанализировать ситуацию, разработать новые стратегические направления и определить конкретные шаги по их реализации. Важно помнить, что длительность сессии должна быть оправдана поставленными целями и не приводить к утомлению участников.

Кто должен участвовать в стратегической сессии?

Заранее задумайтесь о формировании команды, включающей руководителей, представителей подразделений и экспертов, обеспечивающих разнообразие взглядов и компетенций. Оптимальное количество участников — 7-15 человек, это способствует продуктивной дискуссии. Важно привлекать сотрудников с аналитическим складом ума, стратегическим мышлением и умением работать в команде; полезным может быть участие рядовых сотрудников, обладающих ценной информацией.

Можно ли провести страт-сессию без модератора?

Теоретически это возможно. Но присутствие профессионального модератора значительно повышает эффективность процесса. Модератор обеспечивает нейтральность, структурирует дискуссию, следит за соблюдением регламента, помогает участникам прийти к консенсусу и фиксирует результаты. Он также отвечает за создание атмосферы, способствующей открытому обмену мнениями и конструктивной работе. Без модератора возрастает риск отклонения от темы, возникновения конфликтов и недостаточно эффективного использования времени. Поэтому, если вы хотите получить максимальную отдачу от стратегической сессии, рекомендуется привлечь профессионального модератора.

Какие ошибки чаще всего совершают при проведении стратегических сессий?

Стратегические сессии, критически важные для конкурентоспособности и роста компании, часто страдают от ошибок, снижающих их результативность. Наиболее распространены: 

• размытые цели; 
• недостаточная аналитическая подготовка; 
• доминирование отдельных участников; 
• отсутствие плана действий после сессии;
• недостаточный контроль за его реализацией. 

Чтобы избежать этого, необходимо тщательно планировать сессии и отслеживать выполнение намеченных планов, что позволит компаниям добиться устойчивого роста.

Ирина Рудевич