1С для маркетплейсов: как вести учет

Торговля на маркетплейсах Ozon, Wildberries и Яндекс.Маркет становится все популярнее. Однако за удобством доступа к широкой аудитории стоит необходимость грамотно выстраивать учет. Особенно это важно при работе с бухгалтерскими и налоговыми системами, такими как 1С. Рассказываем, как вести учет в 1С при торговле на маркетплейсах, какая 1С нужна для этого, какие настройки нужно сделать. 

Как вести учет в 1С при торговле на маркетплейсах

Торговля через маркетплейсы требует системного и прозрачного подхода к учету, особенно если вы планируете масштабировать бизнес. Программа 1С для маркетплейсов — один из наиболее мощных инструментов для автоматизации этого процесса. Ведение учета в 1С при работе с маркетплейсами должно охватывать весь цикл: от загрузки заказов до получения оплаты и сдачи отчетности.

Рег.решение «Быстрый старт на маркетплейсах» поможет быстро и без ошибок запустить продажу своих товаров на крупных торговых площадках. Мы помогаем разобраться со спецификой работы на маркетплейсах, проводим за вас анализ ниши и товара, подбираем поставщиков, а также создаем продающие и качественные карточки товаров с SEO-оптимизированным описанием. Не откладывайте старт ваших продаж и запускайтесь вместе с Рег.ру.

В зависимости от модели сотрудничества с площадкой (FBO, FBS, DBS ), учет может строиться по-разному:

• FBO (Fulfillment by Operator) — маркетплейс сам хранит, собирает и доставляет товары покупателям. В этом случае вы передаете продукцию на склад площадки и учитываете ее в 1С как товар, переданный на комиссию. Доход фиксируется по отчетам комиссионера.
• FBS (Fulfillment by Seller) — вы сами храните товар и отгружаете по заказу. В этом случае учет ближе к классической интернет-торговле: заказ → сборка → отгрузка → доход.
• DBS (Delivery by Seller) — продавец доставляет товары самостоятельно. Учет аналогичен FBS, но добавляется учет собственной логистики.

В 1С должна быть реализована интеграция с маркетплейсом ― автоматическая или полуавтоматическая выгрузка заказов, обновление остатков и цен. Также нужен учет заказов и отгрузок ― каждый заказ должен фиксироваться в 1С как «Заказ покупателя», по которому оформляется документ отгрузки (реализации). 

Должен вестись учет комиссий: комиссия маркетплейса учитывается как услуга, уменьшающая итоговую выручку.

Необходим учет возвратов и брака ― фиксируются возвраты от клиентов, включая состояние товара, причины, списание или возврат на склад. 

Этапы ведения учета в 1С для работы с маркетплейсами

Как настроить 1С для маркетплейса? Организация учета в 1С — это не просто установка программы, а пошаговый процесс, в котором важно учесть специфику маркетплейсов и вашего бизнеса. Вот поэтапное руководство для построения стабильной системы учета:

1. Подготовка системы и выбор конфигурации

Наиболее популярные конфигурации 1С для учета интернет-торговли:

• 1С:УНФ (Управление нашей фирмой) — отлично подходит для малого и среднего бизнеса, поддерживает интеграции с маркетплейсами.
  
• 1С:УТ (Управление торговлей) — более гибкая и расширяемая система, требует настроек, но подходит для большого объема данных.
  
• 1С:Бухгалтерия — для бухгалтерского и налогового учета, как правило, используется совместно с УНФ или УТ.

Важно убедиться, что ваша версия поддерживает интеграцию с нужным маркетплейсом или допускает установку внешнего модуля.

2. Интеграция с маркетплейсом

Способы интеграции бывают трех видов: 

• готовые модули от партнеров 1С (например, МойСклад, Бизнес.Ру, АТОЛ.Market); API-интеграции — они сложнее, но дают больше гибкости;
• обмен через Excel/CSV — временное решение для малого объема.
  

Интеграция должна обеспечивать загрузку заказов и возвратов, передачу остатков и цен, а также получение отчетов по отгрузке и выплатам.

3. Справочники и номенклатура

Перед началом работы нужно сопоставить товары в 1С с карточками на маркетплейсе, указать артикулы, ШК, единицы измерения, склады и настроить автоматическое обновление цен и остатков (если возможно).

4. Обработка заказов

Каждый заказ, поступивший с площадки, должен автоматически создавать:

• Документ «Заказ покупателя» — фиксация запроса на продажу.
• Реализацию товаров и услуг по факту отгрузки.
• Печать УПД или стикеров, если этого требуют условия маркетплейса.

Важно учитывать НДС, если вы являетесь налогоплательщиком, и правильно выставлять счета-фактуры.

5. Учет комиссий и логистики

Комиссия маркетплейса — это расход, который необходимо отразить в учете. Он оформляется как услуга по договору комиссии и учитывается в документе «Отчет комиссионера о продажах». Сумма выручки уменьшается на размер комиссии. Также можно учитывать стоимость доставки, упаковки и сборки, если вы их осуществляете самостоятельно.

6. Возвраты и корректировки

Создаются документы возврата (покупателя или комиссионного товара). Учитывается состояние возврата (новый, бракованный). Корректируются остатки и выручка. Важно, чтобы возвраты не искажали итоговые показатели по прибыли и налогам.

7. Сверка с маркетплейсом

Проводится регулярно по актам сверки (Ozon, WB предоставляют их в личном кабинете). Сравниваются суммы заказов, возвратов, комиссий и фактически перечисленных средств. Оформляются платежные документы и отражаются в 1С.

Инструкция по ведению 1С учета для маркетплейса

Ведение учета при торговле на маркетплейсах в 1С требует четкой последовательности действий. Вот пошаговая инструкция, которая поможет избежать ошибок и сэкономить время:

Шаг 1. Установка и подготовка 1С

Выберите и установите подходящую конфигурацию: 

• 1С:УНФ — для ИП и малого бизнеса; 
• 1С:Управление торговлей (УТ) — если нужен более гибкий учет; 
• 1С:Бухгалтерия — для налогового и бухгалтерского учета (в связке с УНФ/УТ). 

Обновите систему до последней версии. Убедитесь, что поддерживается интеграция с нужными маркетплейсами.

Шаг 2. Настройка интеграции с маркетплейсом

Подключите 1С к маркетплейсам одним из способов:

• Встроенные решения — модули интеграции 1С с маркетплейсами (Ozon.Маркетплейс, Wildberries.Маркет).
• Через API интерфейс — гибкий способ, требует технических знаний.
• Загрузка через Excel/CSV — для ручной работы на старте.

Введите токен доступа, настройки клиента, выберите модель торговли (FBS, FBO).

Шаг 3. Настройка справочников

Проверьте или создайте номенклатуру (товары, единицы измерения, штрихкоды). Настройте склады: отдельный склад под маркетплейс (для FBS) или склад комиссии (для FBO). Убедитесь, что артикулы и коды товаров совпадают с теми, что указаны на площадке.

Шаг 4. Работа с заказами

Загруженные заказы автоматически попадают в 1С как «Заказ покупателя». После сборки и отгрузки создается документ реализации. Для FBO заказы не отгружаются вручную — создается отчет комиссионера по факту продаж. При необходимости печатайте накладные для операций, УПД, стикеры и маркировку.

Шаг 5. Учет комиссий и платежей

Комиссии маркетплейса отражаются через услуги по договору комиссии. Создайте финансовые документы: поступление денежных средств от маркетплейса и расходы на логистику, упаковку.

Шаг 6. Возвраты и списания

Обрабатывайте возвраты через соответствующие документы. Фиксируйте причину и состояние товара. При необходимости оформляйте списание испорченного товара или возврат на склад.

Шаг 7. Формирование отчетности

Используйте встроенные отчеты о продажах, прибыли, остатках, задолженности. Готовьте налоговую отчетность с учетом комиссий и возвратов. Для бухгалтерского учета используйте 1С:Бухгалтерию или передавайте данные из УНФ/УТ.

Как вести учет продаж товаров через маркетплейсы: настройки для работы 

Правильная настройка 1С — залог безошибочного учета и экономии времени. Вот ключевые параметры, которые необходимо учесть при настройке системы под маркетплейсы:

1. Организация складского учета

Создайте отдельные склады для каждой модели торговли: склад FBS — собственный склад продавца. Склад FBO — виртуальный склад маркетплейса (для учета комиссионных товаров).
Включите партионный учет, если важно отслеживание по датам и партиям. В УНФ и УТ можно также настроить резервирование товаров под заказы.

2. Настройка учета комиссий

Создайте договор комиссии с маркетплейсом. Отразите комиссию как услугу, уменьшающую выручку. Настройте автоматическое формирование отчетов комиссионера, если работаете по FBO.

3. Учет НДС

Укажите, являетесь ли вы плательщиком НДС. Проверьте, как маркетплейс отражает НДС в актах: самостоятельно или от вашего имени. Включите корректный учет ставок НДС по каждому товару.

4. Платежи и взаиморасчеты

Ведите раздельный учет по каждому маркетплейсу (отдельные контрагенты). Настройте автоматическое создание документов поступления оплаты от маркетплейса. Учитывайте удержания, штрафы, бонусы, если они есть в расчетах.

5. Работа с документами

Настройте автоматическое формирование УПД, ТОРГ-12, счетов-фактур. Подключите онлайн-кассу, если работаете по модели DBS или обязаны выдавать чеки.

6. Синхронизация остатков и цен

Включите обмен остатками между 1С и маркетплейсом. Настройте автоматическое обновление цен — это особенно важно при оформлении акций и скидок. Настройте расписание обмена (ежедневно, по расписанию, вручную).

Особенности ведения учета (Ozon, Wildberries) 

Каждый маркетплейс устанавливает свои правила, условия и особенности ведения учета. Ниже — разбор нюансов по настройке интеграции 1С с двумя самыми популярными маркетплейсами в России.

Ozon

У площадки две модели торговли: FBS (вы отгружаете сами) — товар хранится у продавца и FBO (Ozon — склад и доставка) — вы отгружаете товары на склад Ozon, они сами продают и доставляют.

Учет ведется через отчет комиссионера, если работаете по FBO. Ozon предоставляет подробные отчеты в личном кабинете (акты, комиссии, штрафы). Интеграция через API Ozon Seller позволяет автоматически загружать заказы, обновлять остатки и цены, получать данные о возвратах и актах.

Комиссии Ozon различаются по категориям — важно учитывать это при расчете прибыли. Возвраты оформляются как корректировка продаж или через отдельные документы возврата.

Wildberries

Модель торговли на этом маркетплейсе преимущественно FBO — товары хранятся и доставляются маркетплейсом.

Wildberries самостоятельно формирует акты и отражает НДС. Продажи учитываются через отчет комиссионера. Возвраты автоматически поступают обратно на склад или списываются — нужно регулярно сверять остатки. Интеграция чаще всего реализуется через модули обмена или сторонние сервисы. Работа с таким учетом требует строгого соответствия SKU, артикулов и штрихкодов.

У маркетплейса есть штрафы и удержания за ошибки (опоздание, неправильная маркировка). Также есть частые изменения в регламенте документооборота, поэтому важно следить за новостями площадки. Платежи часто поступают с задержкой, необходимо учитывать это при сверке расчетов.
Каждый маркетплейс предъявляет свои требования, и важно гибко настраивать учет в 1С под специфику бизнеса и площадки. Автоматизация — это не только комфорт, но и необходимость для ведения точных расчетов, соблюдения законодательства и сохранения прибыли.

Андрей Лебедев