Закрывающие документы: что это такое, зачем нужны и как их правильно оформить

Есть несколько видов документов, которые стороны сделки обязательно подписывают после ее завершения. Разбираемся, какие бумаги называют закрывающими документами и как их грамотно составить.

Что такое закрывающие документы

Закрывающие документы — это документы, которые подтверждают, что определенные работы или услуги были выполнены, а товары получены. Их оформляют при завершении сделки.

Например, заказчик пожелал построить новый офисный комплекс и обратился в строительную компанию. После того как работы завершены, а объект сдан под ключ, обе стороны готовят и подписывают закрывающие документы. В них включено подтверждение качества выполненных работ, удовлетворение всех заранее оговоренных условий, суммы окончательных расчетов и других финансовых обязательств, а также передача собственности. Подписав эти документы, строительная компания показывает, что все обязательства выполнены надлежащим образом, а заказчик подтверждает, что результат его устраивает.

Закрывающие документы — важная часть делового документооборота и необходимы в ряде ситуаций как для юридических, так и для бухгалтерских целей. Их основная функция — подтверждение факта выполнения работ или оказания услуг, согласование условий сделки между контрагентами.

Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания Рег.ру.

Кому и когда нужны закрывающие документы

Одна из наиболее распространенных ситуаций, когда требуются закрывающие документы — сдача-приемка работ или услуг. В этом случае акт выполненных работ или акт оказания услуг подтверждает, что подрядчик выполнил свои обязательства в полном объеме и с требуемым качеством. Эти документы защищают как исполнителя, так и заказчика, обеспечивая ясность и прозрачность сделки.

В бухгалтерии закрывающие документы нужны для учета и налогообложения. Это основание для отражения хозяйственных операций в учете, и с их помощью можно правильно исчислить налогооблагаемую базу. По закону, любая финансовая операция должна быть подтверждена первичными документами. Они подтверждают расчеты налоговой нагрузки, служат обоснованием того, что деятельность фирмы ведется легальными путями. Если их не будет, к компании возникнут вопросы со стороны Налоговой службы. Представители малого и среднего бизнеса, крупные компании, индивидуальные предприниматели, а также государственные организации — всем нужны закрывающие документах для эффективной, а главное, законной работы. 

Зачем нужны закрывающие документы

Закрывающие документы подтверждают, что работа выполнена, услуга оказана, товар передан, а значит, у сторон больше нет «подвешенных» обязательств. Для бизнеса это инструмент защиты, учета и спокойного сна при любой проверке.

• Бухгалтерский и налоговый учет. Акты, накладные и УПД подтверждают расходы и доходы компании. Без них нельзя корректно отразить операции в учете, принять расходы к налогообложению и снизить налоговую нагрузку законным способом.
• Подтверждение исполнения обязательств. Закрывающий документ фиксирует факт, что договор исполнен: товар поставлен, работы выполнены, услуги оказаны. Это особенно важно, если у сторон возникают споры о сроках, объеме или качестве.
• Основание для расчетов. Во многих договорах оплата привязана именно к подписанию закрывающих документов. Пока нет акта или накладной, у контрагента есть формальный повод не платить.
• Юридическая защита бизнеса. В случае конфликта, претензий или суда закрывающие документы становятся доказательством реальных хозяйственных операций. Без них доказать свою правоту будет значительно сложнее.

Виды закрывающих документов 

Тот или иной тип закрывающих документов оформляется в зависимости от вида сделки.

1. Счет-фактуру выставляет продавец или исполнитель услуги, если он является плательщиком НДС. Этот документ содержит информацию о товаре, его стоимости и сумме налога. Счет-фактура свидетельствует о начислении продавцом или исполнителем НДС и предоставляет покупателю или заказчику на ОСН возможность принять его к вычету.

Например, фирма на общей системе налогообложения производит и реализует оборудование для полиграфии. Типография, также работающая на ОСН, приобрела у нее лазерную печатную машину. При продаже компания предоставила счет-фактуру с НДС. Типография имеет право вычесть эту сумму из собственной налогооблагаемой базы.

При посреднических операциях, когда агенты выступают от своего имени, но в интересах заказчика, который является плательщиком НДС, также нужно оформлять счета-фактуры. Это касается не только агентских договоров, но и случаев, когда агент приобретает товары, услуги или работы, а затем перепродает их, выступая как посредник. 

Если зарубежный поставщик не зарегистрирован в ФНС РФ, российская компания, закупающая у него товар, становится налоговым агентом по НДС. Это возлагает на нее обязанность не только производить удержание и уплату налога, но и вести соответствующую документацию в виде счетов-фактур. 

2. Акт приемки выполненных работ — документ, фиксирующий факт окончания конкретных видов работ или услуг. Также его могут называть актом сдачи-приемки или актом оказанных услуг. Он составляется исполнителем в двух экземплярах — один предназначен для заказчика, другой для исполнителя.
3. Товарная накладная — документ, сопровождающий поставку товаров от продавца к покупателю, удостоверяющий передачу товаров и их количество. Часто используется для подтверждения права собственности на товар.  
4. Кассовый (фискальный) чек — документ, выдаваемый кассовым аппаратом, подтверждающий факт оплаты за товар или услугу. Включает информацию о дате, времени, сумме и месте покупки. 
5. Транспортная накладная — закрывающий документ, необходимый для учета и контроля перевозок грузов, подтверждающий передачу груза перевозчику и его получение в конечном пункте. Ее составляют по форме ТОРГ-12.
6. Универсально-товарная накладная (универсальный передаточный документ — УПД) — комбинированный документ, совмещающий в себе функции товарной накладной и счета-фактуры, предназначенный для уменьшения объема бумажного документооборота.  

Закрывающие документы от самозанятых  

Для самозанятых, то есть плательщиков налога на профессиональный доход, закрывающий документ — это просто чек из приложения «Мой налог». Особенность системы налогообложения самозанятых в России — обязательное оформление и передача чека. Этот документ не только служит подтверждением платежа, он — основа налоговой отчетности самозанятого.

По завершении работы самозанятый может предоставить акт с перечислением выполненных работ для подтверждения их приемки. Но в законе нет прямых указаний на то, что он должен в обязательном порядке оформить такой документ. 

Каждая компания или ИП могут предъявлять свои требования к оформлению документов. Поэтому перед началом сотрудничества постарайтесь обсудить и утвердить список необходимых бумаг. 

Какие бывают закрывающие документы

Набор закрывающих документов всегда зависит от типа сделки и характера обязательств сторон. Универсального комплекта «на все случаи» не существует, но есть устоявшаяся практика, на которую ориентируются бухгалтеры, налоговая и суды.

Поставка товаров:
— товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД;
— счет-фактура (если сделка облагается НДС);
— транспортная накладная (если доставка выделена отдельно).

Выполнение работ:
— акт выполненных работ;
— УПД (если используется универсальный формат);
— счет-фактура при НДС.

Оказание услуг:
— акт оказанных услуг;
— УПД;
— счет-фактура (при необходимости).

Агентские и комиссионные сделки:
— отчет агента или комиссионера;
— акт на агентское вознаграждение;
— счет-фактура (если предусмотрен НДС).

Аренда имущества:
— акт оказанных услуг или акт аренды за период;
— акт приема-передачи имущества;
— счет-фактура при НДС.

Транспортные и логистические услуги:
— транспортная накладная;
— акт оказанных услуг;
— УПД (если стороны его применяют).

Розничная продажа физическим лицам:
— кассовый чек или БСО;
— товарный чек (при необходимости).

Онлайн-услуги и цифровые продукты:
— акт оказанных услуг (часто в электронном виде);
— УПД;
— электронный чек при оплате физлицами.

Расчеты с самозанятыми и ИП:
— акт выполненных работ или оказанных услуг;
— чек самозанятого из приложения «Мой налог» (обязателен);
— УПД — по соглашению сторон.

Как правильно оформить закрывающие документы

Чтобы правильно составить и оформить закрывающие документы, необходимо пройти несколько ключевых этапов.

1. Убедитесь, что у вас есть вся нужная информация: реквизиты контрагентов, данные о товаре или услуге, сроки и условия договора. Эта информация будет основой для составления грамотного документа.
2. Акт выполненных работ можно составить по форме КС-2, либо создать свою подходящую форму, но с учетом обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• номер и дата составления;
• сведения о сторонах сделки: полные наименования, адреса и контактные данные;
• перечень выполненных работ или услуг, их объем и стоимость;
• подписи ответственных лиц с указанием должностей и расшифровками подписей.

Акт должен сопровождаться ссылкой на контракт или договор, на основании которого работы выполнялись. 

3. Основные реквизиты счета-фактуры:

• дата и номер;
• ИНН и КПП обеих сторон;
• перечень товаров или услуг, их количество, цена и сумма;
• ставка и сумма НДС;
• подпись и печать продавца.

4. Накладная подтверждает передачу товаров от поставщика к покупателю. Ключевые реквизиты:

• дата и номер;
• данные получателя и отправителя;
• перечень товаров с указанием артикулов или кодов;
• информация о количестве и стоимости товаров;
• подписи сторон.

5. Товарно-транспортные накладные (ТТН) составляют по форме № 1-Т. ТТН обязательно использовать при перевозке алкогольной продукции и любых спиртосодержащих напитков. В ней указывают:

• дату и номер;
• данные получателя и отправителя;
• наименование и количество груза;
• данные о типе и количестве упаковки, использованной для транспортировки груза;
• информацию о юридических лицах или ИП, занимающихся отправкой и получением груза;
• данные перевозчика;
• сведения об используемом транспортном средстве (госномер, марку и модель);
• информацию об условиях и особенностях транспортировки груза, если это необходимо (например, температурный режим, влажность и т.д.);
• пункт отправления и пункт назначения — точные адреса погрузки и разгрузки товара.
• стоимость перевозки груза и форму оплаты, а также используемую систему налогообложения.

6. Все закрывающие документы должны быть подписаны уполномоченными лицами. Это придает документам юридическую силу. При этом закон не предусматривает обязательное проставление печатей.  Допустимо применение квалифицированной электронной подписи, а использование факсимиле запрещено.
7. Дополнительно можно приложить протокол разногласий — документ, составляемый при наличии споров по исполнению условий договора. Протокол не имеет отдельного правового регулирования, но используется как приложение к первичному договору.

В качестве примера рассмотрим сделку между двумя компаниями — ООО «ТехноИнвест» и ЗАО «ПродуктПласт». Она была связана с поставкой инновационного оборудования для переработки пластмасс, которое ООО «ТехноИнвест» приобрело у ЗАО «ПродуктПласт» для своих производственных нужд. Общая стоимость договора составила 50 млн. руб., включая налог на добавленную стоимость. Основными участниками этой сделки были генеральный директор «ТехноИнвест» Антон Технарев и коммерческий директор «ПродуктПласт» Виктория Пластилинова. В этом случае будет сразу несколько закрывающих документов.

• Акт приема-передачи оборудования — документ, который подписали представители обеих компаний после тщательной проверки и тестирования поставленного оборудования на территории покупателя. Это подтверждало, что поставка выполнена в полном соответствии с договором, и что у покупателя не возникло претензий к качеству и количеству товара.
• Счет-фактура — документ от «ПродуктПласт», предоставленный для оформления налоговой отчетности «ТехноИнвест». Он удостоверял совершение фактической продажи продукции и обязанности по оплате поставленного товара.
• Платежное поручение — подтверждение от банка, с которым сотрудничает «ТехноИнвест», о перечислении продавцу суммы, прописанной в условиях договора. Этот документ завершал финансовые обязательства покупателя перед продавцом.

Взаимное предоставление закрывающих документов обеспечило юридическую чистоту сделки и гарантировало обеим сторонам защиту их финансовых интересов.  

Что делать, если контрагент не предоставляет закрывающие документы

В ситуации, когда контрагент не предоставляет закрывающие документы, первым шагом будет обращение к условиям заключенного договора. Поэтому заранее пропишите в нем условие об обязательном возврате второго экземпляра нужной бумаги и последствия невыполнения этого требования.

В большинстве случаев договор содержит положения о порядке и сроках передачи документов. Если контрагент нарушает эти условия, вы имеете право направить ему письменное требование. Лучше всего это сделать в форме официального письма с указанием конкретных статей договора, которые были нарушены.

Например, представим ситуацию: ваша компания занимается поставкой строительных материалов, и ваш контрагент — строительная компания. В договоре прописано, что закрывающие документы должны быть предоставлены в течение 12 рабочих дней после поставки на склад заказчика. Однако, уже прошло больше двух недель, а бумаги до сих пор не получены. В таком случае вы можете официально направить письмо вашему контрагенту с напоминанием о невыполнении обязательств по договору. Если письменное требование не приносит результатов, вы имеете право требовать расторжения договора и/или возмещения убытков. 

Если это не помогло, обращайтесь в арбитражный суд для разрешения спорной ситуации. Это может быть необходимо, если контрагент отказывается выполнять свои обязательства даже после получения письменного требования, и если нарушение существенно влияет на ваши бизнес-процессы.

Случается и так, что вопрос решается в процессе досудебного урегулирования спора. Иногда личная встреча или более глубокое обсуждение помогает разрешить ситуацию без необходимости обращения в суд. Действуя в рамках закона и следуя предусмотренным процедурам, вы сможете защитить интересы вашего бизнеса.

Ирина Рудевич