Все про зарплатный проект: зачем нужен и как выбрать

Выплата заработной платы ― одна из ключевых и регулярных задач любого бизнеса, в котором есть наемные сотрудники. Именно здесь на помощь приходит зарплатный проект ― современное и удобное решение для перечисления денег сотрудникам. Расскажем простыми словами, что это ― зарплатный проект и как он работает.

Что такое зарплатный проект

Зарплатный проект ― это, по сути, договор между компанией и банком, по которому банк берет на себя техническую сторону выплаты заработной платы сотрудникам путем зачисления денег на их банковские карты.

В рамках этого соглашения банк обычно предоставляет комплекс услуг: он выпускает и обслуживает банковские карты для ваших сотрудников, обеспечивает технологическую платформу для быстрой и безопасной передачи информации о выплатах и оперативно зачисляет указанные суммы на счета работников. Для компании это возможность оптимизировать процесс выплат, а для сотрудников ― удобный способ получать зарплату и пользоваться банковскими услугами.

Забота об имидже компании не заканчивается на выплате зарплаты. Важным элементом современного бизнеса является его профессиональное представление в интернете. Чтобы легко создать или обновить сайт, который будет вызывать доверие у партнеров, клиентов и будущих сотрудников, обратите внимание на сервисы для бизнеса от Рег.ру. Они предлагают не только регистрацию подходящего доменного имени для вашей компании, но и удобный конструктор сайтов, позволяющий быстро запустить онлайн-представительство без помощи программистов.

Обязательно ли нужно выплачивать зарплату на карту

Нужен ли зарплатный проект? По Ст. 136 ТК РФ, зарплата выплачивается сотруднику на месте работы, либо в банке, указанном в заявлении сотрудника, по условиям в коллективном или трудовом договоре.

Закон не обязывает работодателя оформлять зарплатный проект с каким-то конкретным банком и не обязывает платить зарплату именно на карту. Сотрудник имеет право получать зарплату наличными из кассы предприятия, если это предусмотрено внутренними документами или соглашением.

Если сотрудник хочет получать зарплату на карту, он имеет полное право самостоятельно выбрать банк и предоставить работодателю реквизиты своего счета. Работодатель не может навязывать сотруднику конкретный банк в рамках принудительного зарплатного проекта. Сотрудник может сменить банк для получения зарплаты, уведомив работодателя письменно не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты зарплаты.

Несмотря на то, что выплата на карту не является строгой обязанностью по закону, на практике почти все компании, особенно средние и крупные, используют счет зарплатного проекта для безналичного расчета как основного способа выплаты зарплаты. 

Принцип работы зарплатного проекта

Как же происходит процесс выплаты зарплаты через зарплатный проект? Схема довольно проста:

1. Компания выбирает банк и заключает с ним договор на зарплатное обслуживание. В договоре прописываются условия, тарифы и сроки зачисления.
2. Если выбран вариант с выпуском карт банком, сотрудники заполняют анкеты, и банк изготавливает для них зарплатные карты. Карты передаются представителю компании или напрямую сотрудникам. 
3. Бухгалтерия компании формирует электронный документ, где указаны ФИО сотрудников, номера их счетов и карт, а также суммы к выплате. Обычно это делается в бухгалтерской программе и выгружается в формате, совместимом с интернет-банком.
4. Компания через систему интернет-банкинга загружает зарплатную ведомость и отправляет в банк одно платежное поручение на общую сумму всех выплат по этой ведомости.
5. Банк обрабатывает полученную ведомость и платежное поручение. Он списывает общую сумму со счета компании и зачисляет зарплату на индивидуальные карточные счета сотрудников согласно реестру. 
6. Сотрудники получают SMS или push-уведомления от банка о зачислении средств.

Виды зарплатных проектов

Хотя суть одна ― перечисление зарплаты на карты ― зарплатные проекты могут различаться по механизму реализации. Основные виды:

1. Классический зарплатный проект

Банк выпускает новые карты специально для сотрудников этой компании в рамках договора. Все сотрудники получают карты одного банка. Плюсы для компании ― часто более выгодные тарифы от банка, единый стандарт обслуживания, проще администрировать.

Минусы для сотрудников ― невозможность использовать свою привычную карту другого банка для получения зарплаты. Могут быть неудобства, если у банка мало банкоматов или плохой сервис. 

2. Реестровый (индивидуальный) зарплатный проект

Компания не заказывает выпуск карт. Вместо этого она собирает у сотрудников реквизиты их уже существующих банковских карт и формирует реестр для перечисления зарплаты на эти разные счета. Выплаты производятся через банк, с которым у компании открыт расчетный счет, но деньги уходят клиентам в разные банки.

Плюсы для компании ― не нужно заниматься выпуском и раздачей карт. Учитывается право сотрудника на выбор банка. Минусы ― тарифы на перечисление средств в чужие банки могут быть выше, чем внутри одного банка по классическому проекту. 

3. Смешанный вариант

Иногда компании используют комбинацию: предлагают сотрудникам карты банка-партнера, но позволяют тем, кто не хочет, предоставить реквизиты своих карт.

Особенности и условия зарплатного проекта

Хотя общая схема работы похожа, условия зарплатных проектов в разных банках могут отличаться. Вот ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание в договоре:

1. Тарифы и комиссии

Комиссии за перечисление средств ― это основная статья расходов для компании. Многие банки предлагают нулевую комиссию за зачисление на карты, выпущенные в рамках их проекта. Однако за перечисление на карты других банков комиссия почти всегда будет. 

Для сотрудников базовые зарплатные карты обычно выпускаются и обслуживаются бесплатно. Но за выпуск дополнительных или премиальных карт может взиматься плата. Могут быть скрытые платежи за формирование ведомостей особым образом, за SMS-информирование.

2. Сроки зачисления

Как быстро деньги поступят на счета сотрудников после отправки ведомости и платежки. Идеально ― день в день, а лучше ― в течение нескольких часов.

3. Типы карт

Какие платежные системы используются и какие категории карт доступны.

4. Технологическая платформа

Насколько удобен интернет-банк для бизнеса, легко ли загружать зарплатную ведомость, есть ли интеграция с бухгалтерской программой, например, 1С.

5. Требования к компании

Есть ли минимальное количество сотрудников для подключения, требуется ли поддерживать определенный оборот по счету.

Плюсы и минусы зарплатного проекта

Для работодателя наличие зарплатного проекта в одном из банков несет очень много плюсов, в том числе экономию времени и ресурсов, повышение безопасности, упрощение учета и снижение расходов.

Плюсы:

• Автоматизация процесса выплаты, не нужно тратить время бухгалтера и кассира на выдачу наличных.
• Исключаются риски, связанные с хранением, транспортировкой и выдачей крупных сумм наличных денег.
• Одна платежка на общую сумму вместо множества расходных ордеров. Прозрачность операций.
• Часто банки предлагают льготные тарифы или нулевую комиссию за перечисление в рамках своего проекта.
• Легко выплачивать зарплату тем, кто работает в других городах или из дома.
• Если банк предлагает выгодные условия и хороший сервис, это может быть дополнительным бонусом для персонала.

Минусы:

• Возможны комиссии за перечисление или за обслуживание расчетного счета.
• Вы привязаны к технологиям и условиям конкретного банка.
• Первоначальная настройка и сбор документов требуют времени.
• Организация выпуска, раздачи, перевыпуска карт при утере или окончании срока действия.
• Приходится администрировать запросы сотрудников о перечислении зарплаты в другие банки.

На что обратить внимание при выборе зарплатного проекта

Сравните комиссии за перечисление, плату за выпуск и обслуживание карт, стоимость интернет-банка. Ищите варианты с нулевой или минимальной комиссией за основные операции. Оцените стабильность и репутацию банка на рынке. Почитайте отзывы других компаний.

Оцените, насколько широка сеть собственных банкоматов банка и банкоматов партнеров без комиссии, есть ли они рядом с офисом и в районах проживания сотрудников. Уточните, предлагает ли банк кэшбэк, проценты на остаток, скидки по кредитам или вкладам для зарплатных клиентов.

Выясните, насколько понятен и функционален интернет-банк для бизнеса, легко ли загружать реестры, есть ли готовые модули для интеграции с вашей бухгалтерской программой (особенно 1С), готов ли банк работать по реестровой схеме и есть ли минимальные требования по числу сотрудников.

Как подключить зарплатный проект

Процесс подключения включает в себя следующие шаги:

1. На основе анализа предложений определите наиболее подходящий банк и тарифный план.
2. Свяжитесь с банком и оставьте заявку на подключение зарплатного проекта.
3. Банк запросит пакет документов вашей компании: устав, ОГРН, ИНН, решение о назначении руководителя, приказ о назначении главного бухгалтера, карточку с образцами подписей и оттиска печати. Точный список предоставит банк.
4. Внимательно изучите договор на зарплатное обслуживание и подпишите его.
5. Соберите с сотрудников заявления на выпуск карт или заявления с реквизитами их счетов в других банках, а также согласие на обработку персональных данных. Передайте эти данные в банк.
6. Банк изготовит карты, после чего их нужно будет раздать сотрудникам вместе с PIN-конвертами.
7. Настройте вашу бухгалтерскую программу для формирования и выгрузки зарплатной ведомости в формате, требуемом банком. 
8. Расскажите команде о новом порядке выплаты зарплаты, передайте необходимую информацию о банке, картах и их преимуществах.
9. Сформируйте зарплатную ведомость, загрузите ее в интернет-банк, перечислите общую сумму и проконтролируйте зачисление средств сотрудникам.

Процесс может занять от нескольких дней до нескольких недель, в зависимости от оперативности банка и вашей компании.

Андрей Лебедев