Как работать с системой маркировки «Честный знак»

Мы уже привыкли к обозначению «Честный знак» и на упаковках многих товаров, и на чеках, которые получаем после их покупки. Да и бизнес приноровился к нововведениям. Тем не менее в работе системы маркировки есть много нюансов, которые важно учитывать в работе.

Что такое система маркировки «Честный знак» и зачем она нужна

«Честный знак» — это российская система маркировки товаров. Это как цифровой паспорт для товаров. Он помогает понять, что продукт настоящий, а не дешевая подделка. На упаковке такой вещи есть специальный QR-код, внутри которого зашит индивидуальный цифровой шифр — DataMatrix. Навел на него смартфон, и сразу видно, где товар произведен, кто его продавал и вообще — можно ли ему доверять.

Проще говоря, если вы покупаете, например, кроссовки, духи, лекарства или бутылку воды, то через этот код можно проверить, не пытаются ли вам продать что-то левое. Работает это примерно так же, как ЕГАИС для алкоголя — только масштаб шире, и касается многих видов продукции.

Он позволяет проследить весь путь товара: от завода до магазина. Изначально все началось с шуб — с 2016 года, когда решили проверить систему в деле. Результат оказался впечатляющим: контрафакт практически исчез, честные продавцы вздохнули с облегчением, и продажи у них пошли вверх.

Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания Рег.ру.

Сейчас система используется все шире — и не просто ради порядка. За счет «Честного знака» в бюджет страны уже поступило более полтриллиона рублей! Например, нелегальных шин стало вдвое меньше, а фальшивой парфюмерии — на 20% меньше. И это — только начало.

Кто обязан работать с системой

Поскольку «Честный знак» предназначен для прослеживания полной «родословной» того или иного продукта, то и работать с системой обязаны все причастные к его производству и реализации.

Производитель или импортер

Компании, выпускающие или ввозящие продукцию в Россию, первыми вносят данные о товарах в систему «Честный знак». Для каждой единицы необходимо указать параметры, зависящие от категории товара. Кроме того, обязательно предоставляются подтверждающие документы.

После этого приходит время обзавестись кодами маркировки. Это не бесплатная услуга: код для одного товара обойдется в 60 копеек. Только после оплаты выставленного системой счета заказчику пришлют уникальные коды — в формате PDF-файла. Их необходимо распечатать и нанести на каждый товар — на ярлык или упаковку.

Если товар импортируется, придется озаботиться тем, чтобы «украсить» кодами коробки и пакеты еще до того, как товар попадет на территорию РФ.

Коды должны быть нанесены до пересечения российской границы. Для этого предусмотрены специальные склады с возможностью нанесения маркировки, а крупные заказчики договариваются напрямую с производителем, чтобы партии, предназначенные для России, маркировали прямо на заводе.

Когда все готово, пора передавать товар покупателю. Обычно это не конечный потребитель, а оптовые продавцы. При этом формируется универсальный передаточный документ (УПД), который получает не только покупатель, но и ЦРПТ (Центр развития перспективных технологий), который и курирует работу всей системы.

Оптовые компании

После получения партии товара оптовик подтверждает прием УПД, используя электронную подпись. После этого в базе данных появляется запись о том, что товар поменял владельца. Если у оптовика вдруг появится партия товара без предыдущей истории, это явный признак контрафакта.

Перед отправкой продукции в розничную торговлю формируется новый УПД, в который включается соответствующий маркировочный код. Документ также заверяется электронной подписью.

Розничные продавцы

Вот уж кому заметно добавилось работы с введением «Честного знака»! Судите сами: сначала нужно просканировать коды, чтобы подтвердить получение товара, и система видела, что партия не потерялась неизвестно где по пути, а действительно дошла с оптового склада в конкретный магазин. Если речь идет о крупных поставках, дело это долгое и нелегкое.

Во время продажи покупателю код сканируется повторно. Если товар просрочен или недействителен, система не даст завершить продажу. Если все в порядке, касса моментально отправляет сведения оператору, а оттуда они уходят в ФНС и ЦРПТ, где фиксируют вывод товара из оборота — финальная точка в жизненном цикле конкретного товара в системе «Честный знак».

Маркетплейсы

Электронные площадки также обязаны сообщать системе о продаже подлежащих маркироваке товаров, даже если они выступают только в роли посредника — например, предоставляют лишь хранение или логистику. Это снимает с продавцов, работающих на маркетплейсах, обязанность по самостоятельному выводу товара из оборота.

Однако это правило действует только в случае модели FBO. Если же продавец работает по схеме FBS, то обязанность зарегистрировать вывод продукции в «Честном знаке» лежит на нем.

Дистрибьюторы

Организации и индивидуальные предприниматели, закупающие продукцию у производителей и поставляющие ее рознице или другим посредникам, действуют по тем же правилам, что и оптовые компании. Все операции с маркированными товарами сопровождаются соответствующими документами и регистрацией в системе.

Наказания и штрафы

Маркировка — не рекомендация и не пожелание, это единое для всех участников рынка правило, закрепленное в законе. За нарушения этих правил предусмотрены наказания, которые зависят от характера проступка и могут варьироваться от административных штрафов до уголовной ответственности.

— Реализация продукции без маркировки наказывается штрафом в размере 5 до 10 тыс. рублей для физических и должностных лиц, а для юрлиц — от 50 до 300 тыс. В случае торговли подакцизной продукцией (табак, пиво, алкоголь) санкции строже: 30–50 тысяч рублей для ответственных сотрудников и 300–500 тысяч — для организаций. Кроме того, ожидается ужесточение: система может автоматически блокировать продажу немаркированного товара прямо на кассе.

— Фальсификация кодов — это уголовно наказуемое преступление. Штрафы в таком случае высокие — до 300 тыс. рублей, но еще неприятнее может оказаться альтернативная форма наказания: удержание дохода за 2 года. А если найдутся отягчающие обстоятельства, возможно и лишение свободы.

— Нарушение сроков регистрации, передача товаров без занесения данных в систему или несвоевременное внесение данных также влекут административные последствия. В случае первого такого проступка (или банальной ошибки) можно отделаться предупреждением, но если нарушение станут систематическими, придется платить до 10 тыс. рублей штрафа. Для компаний предусмотрены более серьезные санкции — от 25 до 100 тысяч.

— Недостаточно просто получить коды и приклеить их на упаковку. Обязательным условием является ввод их в оборот. Если этого не сделать, продавец будет нести те же санкции, что и за отсутствие регистрации. 

Какие товары нужно маркировать в системе «Честный знак»

По состоянию на июнь 2025 года обязательной маркировке подлежат следующие товарные группы:

• сигареты и другая табачная продукция,
• духи и туалетная вода,
• шины и покрышки,
• лекарства,
• антисептики и средства дезинфекции,
• одежда,
• верхняя одежда,
• текстиль для дома,
• обувь,
• фотоаппараты и фотооборудование,
• молочная продукция,
• безалкогольные напитки,
• пиво и сидр,
• велосипеды,
• корма и лекарства для животных,
• БАДы,
• медицинские изделия,
• бытовая химия,
• икра осетровых и лососевых рыб,
• снеки, соусы, специи,
• консервированные изделия,
• растительные масла,
• бакалея,
• моторные масла.

Этот перечень регулярно обновляется и пополняется все новыми пунктами, поэтому бизнесу важно за ним следить. Впрочем, новшества никогда не бывают громом среди ясного неба: перед тем, как сделать обязательной маркировку того или иного товара, проходит масштабный эксперимент с привлечением всех желающих производителей и продавцов. Так, в декабре 2024 года завершился эксперимент по маркировке детских игрушек. Его результаты признаны позитивными, поэтому с 2026-го на коробках с куклами и машинками в обязательном порядке появится «Честный знак». 

Пошаговая инструкция по работе с маркировкой

Работать с «Честным знаком» проще, чем может показаться. Главное не пытаться «срезать углы» и выполнять все требования, предъявляемые законом.

1. Проверить, нужна ли вообще маркировка товарам, с которыми вы работаете. «Честный знак» охватывает все больше продуктовых ниш, но есть еще возможность производить и трогать тем, для чего он не нужен.
2. Получить квалифицированную электронную подпись, если ее у вас до сих пор нет. Документооборот по «Честному знаку» происходит виртуально, так что без КЭП просто невозможно будет работать.
3. Подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО). Именно с его помощью можно будет отправлять и получать УПД, передавать данные о продаже товаров, подлежащих маркировке.
4. Зарегистрироваться в системе «Честный знак».
5. Продумать, как будут печататься Data Matrix-коды, если планируете работать именно с ними. Кому-то будет достаточно и обычного офисного принтера, но при больших объемах эффективней будет вложиться в специальный принтер или же можно заказывать печать в типографии. Заточенный под коды Data Matrix девайс обойдется минимум в 10 тыс. рублей.
6. Приобрести сканер штрихкодов. Это оборудование нужно не только на кассе розничного магазина, но и производителям, и оптовикам. Цена вопроса — от 2,5 тыс. рублей.
7. Обновить программное обеспечение онлайн-кассы, если речь идет о розничной торговле. Без специальной прошивки касса не сможет «состыковаться» со сканером, указывать в чеке коды маркировки и отправлять оператору фискальных данных данные о продажах подлежащих маркировке товаров.
8. Интегрировать учетную систему с «Честным знаком». Возможно, потребуется обновить программы или вовсе заменить на новые, если ваша действующая система не поддерживает обмен данными с системой маркировки.

Какие бывают коды маркировки

Способы маркировки товаров могут отличаться — чаще всего используются специальные двухмерные штрихкоды или RFID-метки.

Data Matrix-код

Наиболее распространенный способ — это нанесение уникального Data Matrix-кода. Он представляет собой маленький квадратик или прямоугольник, заполненный черно-белыми модулями. Такой код можно напечатать на бумаге, картоне, пластике или блистере. Чем он крупнее — тем проще его считать специальным сканером. Чтобы код был хорошо различим, его рекомендуют печатать в хорошем качестве — не ниже 300 dpi.

Эти коды создает оператор «Честного знака», подделать их крайне сложно — они защищены и уникальны для каждого товара.

Код Data Matrix на одну единицу товара обходится в 60 копеек (с учетом НДС). Но есть и исключения — лекарства из перечня жизненно важных с низкой ценой (до 20 рублей) маркируются бесплатно. Также, пока идет тестирование новых категорий товаров, коды в рамках пилотных проектов временно выдают без оплаты.

RFID-метки

Это другой, более сложный способ маркировки. RFID — это микрочипы, которые позволяют отслеживать движение товара без прямой видимости сканера. Сейчас их применяют лишь в отношении шуб из натурального меха. Метки изготавливаются на Гознаке и бывают трех типов: вшивные, клеевые и навесные.

Чтобы получить такие метки, нужно:

• подписать договор с Гознаком;
• подать заявку через личный кабинет в системе «Честный знак», решение принимается в течение 5 рабочих дней;
• после одобрения — оплатить изготовление; стоимость варьируется: от 15 рублей за вшивной или клеевой вариант до 22 рублей за навесной;
• подождать 5 рабочих дней — таков срок, отведенный на выпуск меток после оплаты;
• после получения — проверить их с помощью RFID-оборудования;
• в течение трех рабочих дней подтвердить их получение в системе.

Частые ошибки и как их избежать

В работе «Честного знака» немало тонкостей и нюансов, на которых нередко «горят» неопытные сотрудники. А если учесть, что маркировка пронизывает весь жизненный путь товара вплоть до продажи конечному потребителю, количество людей, занятых в работе с маркировкой велико, как и шанс ошибиться.

Ошибка 1: Не ввели код в оборот
Вы заказали и распечатали коды, наклеили их на упаковки, но забыли «ввести в оборот» через личный кабинет — то есть не сообщили системе, что эти товары готовы к продаже. Такие товары считаются «невидимыми» для системы. На кассе они просто не пробьются — продажа будет заблокирована.

После маркировки обязательно зайдите в «Честный знак» и подтвердите ввод кодов в оборот. Лучше сразу включить эту задачу в свой бизнес-процесс.

Ошибка 2: Задержка с передачей данных
Вы продали товар, но не передали информацию об этом в систему вовремя — например, забыли отправить УПД или не обновили статус кода. В этом случае система решит, что товар до сих пор у вас, и у следующего покупателя могут возникнуть проблемы. А если будут проверки — можно получить штраф.

Всегда подписывайте УПД с электронной подписью без задержек и следите, чтобы электронный документооборот работал исправно.

Ошибка 3: Перепутали коды
Код на упаковке не соответствует товару внутри — например, на банке кофе приклеен код от другой партии. Тогда сканер покажет одно, а покупатель получит совсем другое. Это серьезное нарушение, особенно если речь идет о лекарствах или детском питании.
Важно организовать четкий учет маркировки: используйте сканеры, проверяйте соответствие кодов и товаров, не откладывайте наклейку кодов на потом.

Ошибка 4: Продажа товара без кода
На товаре нет маркировки, но его все равно поставили на полку или даже продали. Это прямое нарушение закона, за которое предусмотрены штрафы, о них мы уже говорили выше. А если это подакцизные товары, вроде сигарет или алкоголя — штрафы в разы выше.
Внедрите внутреннюю проверку: без кода — товар не попадает в продажу. Даже если это возврат — сначала перемаркировка, потом реализация.

Ошибка 6: Не перемаркировали возвращенный товар

Скажем, покупатель вернул товар с поврежденным или утерянным кодом, а вы его без изменений снова пустили в продажу. Если код невозможно считать, его все равно что нет вовсе, а это, как мы уже ни раз говорили, серьезное нарушение.

Если код испорчен — запросите новый и заново зарегистрируйте товар в системе.

Требования к маркировке товаров

Существуют строгие правила, как именно маркировать товары — полету творческой мысли в таком деле не место.

• Код должен быть нанесен таким образом, чтобы его нельзя было отклеить или оторвать, не повредив.
• Нельзя использовать один и тот же код для двух и более единиц товара.
• Один товар — один код.
• Код нужно расположить так, чтобы он не закрывал собой другую информацию о продукте, но чтобы его можно было без проблем отсканировать.

Больше того, для каждой товарной категории, подлежащей обязательной маркировки, прописаны свои правила. Общим положениям они, разумеется, не противоречат, но подробнее описывают процесс маркировки с учетом специфики того или иного товара. Так, в правилах для конкретного продукта указано, нужно ли использовать для него Data Matrix-код или RFID-метки, где именно они должны быть расположены и так далее. 

Правила документооборота по «Честному знаку», например, сроки передачи УПД, одинаковы для всех товаров.

Антон Журавлев