Мало найти компетентного сотрудника и договориться с ним по зарплате, нужно еще заложить финансы на различные отчисления, которые работодатель должен делать за своих работников. Это довольно сложная система, но разобраться в ней абсолютно реально.
Если вы нанимаете сотрудников, важно понимать: официальное трудоустройство — это не только зарплата на руки. Работодатель несет дополнительные обязательства перед государством, и именно они формируют стоимость сотрудника для бизнеса. Неопытные предприниматели удивляются, почему зарплата в 100 тысяч превращается в 150 в расходах компании, дело как раз в налогах и взносах.
Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания Рег.ру.
Разберемся, какие обязательные платежи платит работодатель за каждого официально оформленного сотрудника.
НДФЛ — налог на доход сотрудника (13–22%)
Формально НДФЛ платит сотрудник, но именно работодатель удерживает его из зарплаты и перечисляет в бюджет, выступая налоговым агентом.
С 2025 года в России действует прогрессивная ставка НДФЛ:
Важно: это не расход работодателя, но его обязанность как налогового агента.
Это обязательные отчисления во внебюджетный фонд. Они рассчитываются от зарплаты «до вычета» и включают следующие составляющие.
Эти деньги формируют будущие выплаты сотруднику.
Обеспечивают доступ сотрудника к системе ОМС.
Покрывают больничные, декретные и другие выплаты.
Конкретная ставка зависит от класса профессионального риска компании.
Итого: обычно работодатель платит около 30–31% от зарплаты сотрудника.
Для большинства компаний стандартная нагрузка такая: примерный общий процент для работодателя составляет 30,2% — 31%.
Формула проста:
Оклад × 30% = ваши дополнительные расходы.
Например, если сотруднику обещано 100 000 рублей «грязными», вам он обойдется примерно в 130 000 руб.
1) Зарплата 50 000 рублей.
2) Зарплата 100 000 рублей.
3) Зарплата 200 000 рублей.
Если вы работаете как ИП и хотите нанять сотрудника, будьте готовы: независимо от системы налогообложения, обязанности работодателя для физических лиц одинаковы. Но вот сколько вы заплатите, зависит уже от вашего режима.
УСН часто выбирают за простоту и предсказуемость. Но при найме сотрудников сюрпризов здесь тоже хватает.
Что платит ИП за каждого работника?
Страховые взносы:
Итого — около 30% от зарплаты «грязными». То есть если вы платите сотруднику 70 000 рублей, вам это обходится примерно в 91 000 рублей, как и у ООО.
Патентная система — одна из самых простых по администрированию, но с сотрудниками есть нюансы.
Что платит ИП за работника? Точно те же страховые взносы, что и на других режимах:
Общая нагрузка — около 30% от оклада.
Особенность ПСН:
ОСНО — самый сложный режим, и налоговая нагрузка здесь заметно выше. Но взносы за работников тоже стандартные.
Что платит ИП за работника:
Дополнительная нагрузка ОСНО:
Если ИП — плательщик НДС:
С 2023 года все работодатели перечисляют взносы на единый налоговый счет (ЕНС). Это значит, что вам больше не нужно отправлять платежи в разные фонды. Вы платите одним платежом на реквизиты вашей налоговой инспекции, а ФНС сама распределяет деньги между теми, кому они причитаются. Удобно, быстрее и меньше риска ошибиться.
Единственное исключение — взносы на травматизм. Их вы по-прежнему перечисляете прямо в Социальный фонд России. Но в 90% случаев ставка у работодателей минимальная — 0,2%.
Чтобы отправить взносы, вам понадобятся следующие данные.
- Реквизиты ФНС по месту регистрации ИП или ООО: номер инспекции (код ИФНС), ИНН/КПП, ОКТМО и номер счета Казначейства, через который принимаются платежи.
- КБК — коды бюджетной классификации. От них зависит, куда именно уйдут ваши деньги: на пенсионные взносы, медицинские, социальные, травматизм или НДФЛ.
С 2023 года большинство взносов можно перечислять под одним КБК, но НДФЛ сотрудников всегда идет по отдельному КБК.
Сегодня реквизиты — не то, что нужно искать вручную на форумах или звонить в инспекцию. Все проще и быстрее.
1) На официальном сайте ФНС.
Раздел «Уплата налогов и пошлин» → «Узнай реквизиты своей ИФНС».
2) В личном кабинете ИП (ФНС).
Реквизиты всегда актуальные и обновляются автоматически.
3) В сервисах онлайн-банков.
Тинькофф, СберБизнес, Tochka и многие другие подставляют КБК и реквизиты автоматически — риск ошибок минимальный.
4) В 1С или других бухгалтерских программах.
Все данные подтягиваются по вашей ИФНС сразу после регистрации компании.
Вы можете перечислять взносы практически любым способом — главное, чтобы платеж был оформлен как корпоративный, а не личный.
- Через расчетный счет в банке
Самый удобный вариант: банк подставляет реквизиты, формы платежей и не даёт отправить платеж с ошибками..
- Через онлайн-кабинет ФНС
Подходит, если вы хотите полностью контролировать оплату без посредников. Но реквизиты придется вводить вручную.
- Через бухгалтерские программы
1С, МойСклад, Эльба и т.д. сами формируют платежные поручения.
Банки обычно подсвечивают ошибку, если вы пытаетесь отправить НДФЛ на неверный счет.
Когда у предпринимателя появляется первый сотрудник, вместе с чувством «я расту» приходит и другая обязанность — регулярно сдавать отчеты и платить налоги за людей, которым вы выдаете зарплату. Ошибки дорого стоят, а задержки быстро становятся заметными для ФНС.
Разберем, как работает порядок уплаты налогов и взносов на практике.
Каждый месяц вы платите две ключевые суммы.
1) Страховые взносы за сотрудников.
Взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование перечисляются через ЕНС. Срок уплаты — до 15 числа следующего месяца.
2) НДФЛ с зарплаты сотрудников.
Это отдельный платеж, не входящий в ЕНС. Срок уплаты — не позднее следующего рабочего дня после фактической выплаты зарплаты.
Каждый квартал в ФНС и Соцфонд нужно сдавать отчетность, подтверждающую правильность расчетов.
1) Расчет по страховым взносам (РСВ).
Подать нужно в ФНС. Срок — не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом. В отчете вы показываете:
2) Форма 4-ФСС (по травматизму).
Сдается в Социальный фонд России. Срок — те же до 25 числа следующего месяца. Она нужна, чтобы подтвердить начисления по взносам «на травматизм» — тому самому исключению, которое не входит в ЕНС.
В конце года работодатель подает большой набор отчетов, который показывает государству, как работали суммы налогов и взносов за весь период.
1) 6-НДФЛ + справки о доходах сотрудников.
Срок сдачи — до 25 февраля следующего года.
В отчете отражается:
2) СЗВ-СТАЖ (в Соцфонд через ФНС).
Срок — до 1 марта. Это отчет, который фиксирует страховой стаж каждого сотрудника за год.
3) Годовой РСВ.
Это тот же расчет, что сдается поквартально, но с годовой сводкой. Срок — до 25 января.
Ведение учета налогов и взносов — это ваша финансовая безопасность, спокойные отношения с налоговой и уверенность, что зарплатный фонд работает без сюрпризов. Чем аккуратнее вы ведете учет, тем меньше рисков получить штраф или обнаружить кассовый разрыв в самый неподходящий момент.
Скажем прямо: пытаться вести налоги вручную в Excel — это путь к ошибкам. Даже если у вас небольшой штат, автоматизированная система избавляет от рутины и снижает вероятность неправильных расчетов.
Что помогает:
Вам остается только проверять итоговые цифры, а не пересчитывать всё с нуля.
Расчетная ведомость — это юридическая защита работодателя. Она показывает:
Закон требует хранить налоговые и кадровые документы достаточно долго, и это не формальность, а необходимость для защиты бизнеса.
1) Документы по зарплате и налогам.
Хранятся не менее 5 лет (срок налоговых проверок).
2) Кадровые документы (по приему, отпускам, увольнениям).
От 50 до 75 лет — зависит от вида документа. Это связано с пенсионными начислениями сотрудников.
3) Отчетность в ФНС и Соцфонд.
Также минимум 5 лет.
Чтобы не утонуть в бумагах, предприниматели делают так:
Это в разы снижает риск потерять важный документ, который понадобится через три года.
Государство воспринимает налоги и взносы как обязательство №1, а невыплата — сигнал, что бизнес ведет дела ненадежно. И реагирует оно на это довольно жестко.
Если вы задержали платежи, система работает по простой формуле: каждый день просрочки — это дополнительные расходы.
Что включается в санкции?
Начисляются за каждый день задержки.
Размер зависит от нарушения:
Если налоговая видит, что вы не платите и не сдаете отчетность, она может применить более жесткую меру — заморозить счет в банке.
Что это значит на практике:
Снимают блокировку только после того, как вы погасите задолженность и отправите все необходимые документы. Иногда через несколько рабочих дней после того, как вы это сделали. Поэтому блокировки лучше избегать.
До таких санкций доходит редко, но знать о них нужно.
Административная ответственность применяется к руководителю или ИП лично. Штрафы назначают, если нарушения систематические или крупные.
Уголовная ответственность наступает при крупных и особо крупных размерах неуплаченных налогов, а также при доказанном умысле.
Что может грозить:
Но важно понимать: уголовное преследование — это крайний сценарий, когда бизнес годами не исполняет обязательства или сознательно уклоняется.
Антон Журавлев
В мире, где ежедневные задачи сыплются как из рога изобилия, а список дел растет быстрее,…
Эффективный инструмент или дань моде? Рассказываем, зачем малому и среднему бизнесу свой сайт и как…
Рег.решение для профессионалов «Развитие личного бренда» — это готовая система, которая за 3 недели создаст…
Анализ рынка — это как разведка перед боем: прежде чем вложить деньги, запускать продукт или…
Когда бизнес растет, поток данных о клиентах превращается в лавину. Рекламные кампании, подписки, заказы, возвраты…
Представьте: вы приходите в новую компанию. Все новое — люди, процессы, правила, даже корпоративные чаты.…