Поиск по сайту Поиск

Google Workspace: Gmail, видеозвонки, календарь и многое другое

Хотите выстроить работу в режиме удалёнки? Это не так уж и сложно. Организовать онлайн-офис вам помогут digital-инструменты, например, Google Workspace, который успешно применяется тысячами компаний, в том числе и REG.RU. Что это, зачем и для чего — сейчас и посмотрим.

Что такое Google Workspace?

Google Workspace (ранее G Suite) — это офисный пакет приложений от Google. Это привычные всем текстовые редакторы, таблицы, мессенджеры, календари и другое. Все сервисы удобны и отлично совместимы друг с другом.

Проще говоря, это набор облачных приложений для работы в команде — стартапов, малого и среднего бизнеса, а также крупных предприятий или учебных заведений. 

Все приложения Google Workspace можно распределить по четырём основным категориям: 

1) общение;

2) хранение файлов;

3) совместная работа.

Давайте рассмотрим каждую из них подробнее.

1. Общение

Gmail

Самое известное и востребованное приложение — это Gmail. Но есть несколько отличий платной версии Workspace от бесплатного аккаунта. Например, на коммерческом аккаунте вы можете  создать корпоративную почту на вашем домене. Такой email подчеркнёт авторитет компании и запомнится получателю.  

Есть и другие плюсы. Например, после увольнения сотрудника все данные, которые хранились в его аккаунте, просто перейдут в архив. А вот новый сотрудник сможет получить всю необходимую информацию по проектам и оперативно погрузиться в задачи.

Также в Gmail можно продолжать писать письма, даже если связь с интернетом пропала. А когда подключение будет восстановлено — вы сможете отправить письма, созданные офлайн. 

Также вы можете писать «отложенные письма» — напишите письмо заранее и поставьте отправку в нужное время.

Кстати, почта Workspace прощает ошибки — если пользователь случайно удалил нужно письмо, то его легко восстановить. Но учтите, что письма хранятся в корзине 30 дней, после чего удаляются навсегда. 

Ещё одно преимущество — отправка по почте «тяжёлых» файлов, суммарный объём которых не превышает 25 МБ. Если размер файла больше, Gmail автоматически прикрепляет его в виде ссылки на «Google Диск» (о нём мы поговорим чуть позже).

почта gmail

Календарь 

Календарь — инструмент для эффективной организации рабочего дня. С его помощью можно планировать встречи с коллегами или партнёрами, выстраивать учебный процесс или собираться на неформальные созвоны.

Одна из удобных фишек — отслеживание расписания коллег. Например, чтобы запланировать совещание, вам достаточно свериться с календарём коллег, который находиться в открытом доступе. 

календарь от google

Отдельно отметим синхронизацию календаря с телефоном. Вы сможете не только просматривать, но и обновлять своё расписание во встроенных приложениях от Google. 

И, чтобы вы не забыли о встрече, на ваш девайс придёт специальное Push-уведомление за несколько минут до встречи. Созданные в «Google Календаре» напоминания будут у вас на виду до тех пор, пока вы не отметите их как выполненные. 

Chat 

Чат — безопасный сервис для общения в командах, уже встроенный в почту. Сервис позволяет вести переписку с одним или несколькими сотрудниками и создавать чат-комнаты для длительных групповых обсуждений.

Meet 

Если чат удобен для получения ответов на короткие вопросы, то для более обстоятельных обсуждений и мозговых штурмов вам понадобятся видеоконференции, где можно быстро проговорить все «лицом к лицу».

Создать такую встречу очень просто — нужно нажать на специальную кнопку в чате или запланировать мероприятие в календаре, а чтобы пригласить людей на встречу, просто выберите нужные адреса почты. 

В зависимости от пакета (тарифа) в видеовстрече может участвовать разное количество людей. Например, используя базовый тариф, вы можете собрать в одной «комнате» до 100 человек. Приглашать на такие конференции вы сможете не только коллег, но и внешних партнёров — и всё это без установки дополнительных приложений 😉 .

Ещё одна плюшка в том, что вы можете продемонстрировать свой экран или определённое окно другим участникам конференции. Это особенно удобно, когда вы проводите удалённое обучение сотрудников, делитесь новыми идеями с партнёрами или готовите коммерческие предложения совместно с членами команды, работающими удалённо.

создать видеовстречу

2. Хранение и поиск

Диск 

Инструмент для надёжного хранения данных в облаке и обмена файлами.

С его помощью вы сможете загружать в облако файлы любого типа, делиться ими с другими и открывать их с любого устройства. Технологии Google на базе искусственного интеллекта позволяют ему прогнозировать, какие файлы нам нужны.

Благодаря функции «Быстрый доступ» и улучшенному поиску «Google Диска», сервис распознает важные материалы, соавторов и события.

Также можно открывать и закрывать доступ к диску (или определённой папке на диске) для членов команды.

Отдельно отметим Cloud Search — «умный» и быстрый поиск файлах в вашем диске, который может значительно ускорить работу, благодаря эффективному поиску контента в корпоративном домене. Search выполняет поиск одновременно на Диске, в Gmail, Документах, Таблицах, Презентациях и других сервисах. О них и поговорим ниже. 

3. Совместная работа

Документы

Это не одно приложение, а совокупность из четырёх сервисов: Документы, Таблицы, Презентации и Формы.

  • Документы — совместное редактирование текстов в режиме реального времени.
  • Таблицы — быстрый многофункциональный редактор таблиц.
  • Формы — удобные анкеты и веб-формы.
  • Презентации — совместная работа над эффектными презентациями.

Представьте только, что одновременно редактировать документ можно командой до 100 человек. При этом изменения, сделанные каждым, сразу видны всем участникам. 

Другая фишка — возможность откатить документ до любой нужной версии.

И, конечно же, добавлена возможность редактировать файлы без доступа к Сети. Настройте офлайн-режим, чтобы открывать и редактировать нужные документы, таблицы и презентации Google в любое время там, где вам удобно. К примеру, в дороге, когда пропадает соединение с интернетом, или во время перелёта.

лайфхаки в google docs

Создание заметок в Google Keep

Инструмент пригодится при совместной работе над заметками, списками, фотографиями, аудиофайлами и другим контентом. Просматривайте, создавайте и редактируйте заметки с любого устройства и без подключения к интернету.

И ещё Контакты, Новости, Фото, Путешествия и множество других полезных сервисов Google.

Преимущества Google Workspace 

Попробуйте Google Workspace бесплатно в течение 30 дней без привязки карты:

— обменивайтесь документами, редактируйте и разрабатывайте их в режиме реального с несколькими авторами;

— получите бесплатный корпоративный почтовый адрес;

— не беспокойтесь о безопасности ваших писем и файлов;

— используйте от 30 ГБ дискового пространства для каждого сотрудника;

— работайте в режиме онлайн и офлайн;

— обращайтесь в техническую поддержку для пользователей Gmail почты на домене по телефону и email.

И одно из главных преимуществ в том, что не нужно перестраиваться и привыкать  к сервисам — ваши сотрудники уже используют сервисы Google в повседневной жизни. 

гугл документы

Почитать о всех перечисленных сервисах можно здесь, а если вам интересно узнать ещё больше фишек и лайфхаков о приложениях Workspace — посмотрите наш воркшоп.

⌘⌘⌘

Как видите, приложений в Google Workspace — множество. С ними легко организовывать удалённую работу быстро и безболезненно и повысить эффективность сотрудников вместе с Google WorkSpace.

Кстати, в REG.RU вы можете протестировать сервис Google Workspace бесплатно, выбрав «Пробный» тариф в REG.RU. Более 5 000 000 компаний во всем мире уже используют Google Workspace — присоединяйтесь и вы.

Сильная презентация для инвесторов: от содержания до выступления

Презентация поможет структурировать данные и представить идею потенциальным инвесторам. Как сделать качественный документ – разбираемся вместе с основателем REC’s GROUP...
Read More

Дёшево и эффективно: как малому бизнесу продвигать свой сайт

Как выделиться среди конкурентов и получить внимание потенциальных клиентов. Бюджетные методы продвижения сайта – в этом обзоре.  
Read More

Как перевести бизнес в онлайн: 7 шагов

Пошаговая инструкция по переводу существующего бизнеса в онлайн: от создания сайта до начала продаж и запуска рекламы.
Read More

Кризис как точка роста для бизнеса

Когда бизнес развивается слабо, на помощь приходит… кризис. Рассказываем, как не испугаться перемен и открыть офис в другой стране, чем отличается построение бизнеса в Москве и Алматы.
Read More

Миллион на подтяжках для собак

Как придумать и монетизировать идею для бизнеса Нет смысла терять время и усложнять, когда бизнес-идеи витают в воздухе. Как понять...
Read More

Нейросети в помощь бизнесу: на что способен искусственный интеллект

Развитие нейросетей стало для россиян главным научным событием 2023 года. Бизнес активно внедряет искусственный интеллект, чтобы создавать контент, лучше понимать...
Read More

13 лайфхаков, которые погубят ваш бизнес

Разбираем «серые» способы работы и ошибки, которые точно развалят собственный бизнес.
Read More

Как привлечь инвестиции в мини-девелоперский проект с нуля

Предприниматели из Тюмени смогли стать девелоперами по загородной недвижимости без начального капитала и кредитов. Основатель компании «Финская улочка» Юлиу Пантя рассказывает,...
Read More

Не потерять ни клиента: топ-5 CRM-систем для предпринимателей

По мере роста бизнеса обрабатывать запросы клиентов вручную становится все сложнее. Информация о заказах часто теряется, а клиенты по несколько...
Read More

На чём нельзя экономить на старте бизнеса

Купили дешёвые материалы, а потом потеряли половину дохода из-за брака. Сэкономили на зарплате работников, а в итоге сорвали сроки и...
Read More