Как платить налоги за сотрудников: виды, суммы и порядок уплаты

Мало найти компетентного сотрудника и договориться с ним по зарплате, нужно еще заложить финансы на различные отчисления, которые работодатель должен делать за своих работников. Это довольно сложная система, но разобраться в ней абсолютно реально.

Какие налоги платят за работника

Если вы нанимаете сотрудников, важно понимать: официальное трудоустройство — это не только зарплата на руки. Работодатель несет дополнительные обязательства перед государством, и именно они формируют стоимость сотрудника для бизнеса. Неопытные предприниматели удивляются, почему зарплата в 100 тысяч превращается в 150 в расходах компании, дело как раз в налогах и взносах.

Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания Рег.ру.

Разберемся, какие обязательные платежи платит работодатель за каждого официально оформленного сотрудника.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

НДФЛ — налог на доход сотрудника (13–22%)

Формально НДФЛ платит сотрудник, но именно работодатель удерживает его из зарплаты и перечисляет в бюджет, выступая налоговым агентом.
С 2025 года в России действует прогрессивная ставка НДФЛ:

• 13% — для доходов до 2,4 млн рублей в год,
• 15% — для части годового дохода выше 2,4 млн и до 5 млн рублей включительно, 
• 18% — для части годового дохода выше 5 млн и до 20 млн рублей включительно,
• 20% — для части годового дохода выше 20 млн руб. и до 50 млн руб. включительно,
• 22% — для части годового дохода выше 50 млн рублей.

Важно: это не расход работодателя, но его обязанность как налогового агента.

Страховые взносы в Социальный фонд

Это обязательные отчисления во внебюджетный фонд. Они рассчитываются от зарплаты «до вычета» и включают следующие составляющие.

• Пенсионные взносы — 22%

Эти деньги формируют будущие выплаты сотруднику.

• Медицинские взносы — 5,1%

Обеспечивают доступ сотрудника к системе ОМС.

• Социальные взносы — 2,9%

Покрывают больничные, декретные и другие выплаты.

• Взносы «на травматизм» — от 0,2% до 8,5%

Конкретная ставка зависит от класса профессионального риска компании.

Итого: обычно работодатель платит около 30–31% от зарплаты сотрудника.

Расчет налогов в процентах от зарплаты

Для большинства компаний стандартная нагрузка такая: примерный общий процент для работодателя составляет 30,2% — 31%.

Формула проста:
Оклад × 30% = ваши дополнительные расходы.

Например, если сотруднику обещано 100 000 рублей «грязными», вам он обойдется примерно в 130 000 руб.

Примеры расчетов для разных окладов

1) Зарплата 50 000 рублей.

• Страховые взносы (30%) — 15 000 рублей
• Стоимость сотрудника для работодателя — 65 000 рублей
• НДФЛ удерживается из зарплаты: 6 500 рублей

2) Зарплата 100 000 рублей.

• Страховые взносы — 30 000 рублей
• Стоимость сотрудника — 130 000 рублей
• НДФЛ — 13 000 рублей (удерживается из зарплаты)

3) Зарплата 200 000 рублей.

• Страховые взносы — 60 000 рублей
• Стоимость сотрудника — 260 000 рублей
• НДФЛ — 26 000 рублей

Сколько платить налоги за сотрудника в ИП

Если вы работаете как ИП и хотите нанять сотрудника, будьте готовы: независимо от системы налогообложения, обязанности работодателя для физических лиц одинаковы. Но вот сколько вы заплатите, зависит уже от вашего режима.

Налоги для ИП на упрощенке (УСН)

УСН часто выбирают за простоту и предсказуемость. Но при найме сотрудников сюрпризов здесь тоже хватает.

Что платит ИП за каждого работника?

Страховые взносы:

• пенсионные — 22%
• медицинские — 5,1%
• социальные — 2,9%
• травматизм — 0,2–0,6% (чаще всего 0,2%).

Итого — около 30% от зарплаты «грязными». То есть если вы платите сотруднику 70 000 рублей, вам это обходится примерно в 91 000 рублей, как и у ООО.

• Если используете УСН «Доходы», страховые взносы за сотрудников не уменьшают налог.
• Если УСН «Доходы минус расходы», взносы можно включать в расходы, что снижает налоговую нагрузку.

Налоги для ИП на патентной системе (ПСН)

Патентная система — одна из самых простых по администрированию, но с сотрудниками есть нюансы.

Что платит ИП за работника? Точно те же страховые взносы, что и на других режимах:

• пенсионные — 22%
• медицинские — 5,1%
• социальные — 2,9%
• травматизм — 0,2–0,6%.

Общая нагрузка — около 30% от оклада.

Особенность ПСН:

• Страховые взносы сотрудников не уменьшают стоимость патента.
• Патент оплачивается по фиксированной цене в независимости от того, сколько работников у вас есть. То есть расходы растут, но налог — нет.

Налоги для ИП на общей системе (ОСНО)

ОСНО — самый сложный режим, и налоговая нагрузка здесь заметно выше. Но взносы за работников тоже стандартные.

Что платит ИП за работника:

• те же ≈30% страховых взносов.

Дополнительная нагрузка ОСНО:

• ИП на ОСНО платит НДФЛ 13% со своего предпринимательского дохода,
  но это не влияет на сотрудников;
• страховые взносы за работников включаются в расходы, что уменьшает налоговую базу.

Если ИП — плательщик НДС:

• НДС за сотрудников не платится;
• Но содержание персонала может включаться в расходы, если они связаны с НДС-операциями.

Куда платить налог за сотрудника

С 2023 года все работодатели перечисляют взносы на единый налоговый счет (ЕНС). Это значит, что вам больше не нужно отправлять платежи в разные фонды. Вы платите одним платежом на реквизиты вашей налоговой инспекции, а ФНС сама распределяет деньги между теми, кому они причитаются. Удобно, быстрее и меньше риска ошибиться.

Единственное исключение — взносы на травматизм. Их вы по-прежнему перечисляете прямо в Социальный фонд России. Но в 90% случаев ставка у работодателей минимальная — 0,2%.

Какие реквизиты нужны для оплаты

Чтобы отправить взносы, вам понадобятся следующие данные.

- Реквизиты ФНС по месту регистрации ИП или ООО: номер инспекции (код ИФНС), ИНН/КПП, ОКТМО и номер счета Казначейства, через который принимаются платежи.

- КБК — коды бюджетной классификации. От них зависит, куда именно уйдут ваши деньги: на пенсионные взносы, медицинские, социальные, травматизм или НДФЛ.

С 2023 года большинство взносов можно перечислять под одним КБК, но НДФЛ сотрудников всегда идет по отдельному КБК.

Где найти реквизиты быстро и без ошибки

Сегодня реквизиты — не то, что нужно искать вручную на форумах или звонить в инспекцию. Все проще и быстрее.

1) На официальном сайте ФНС.

Раздел «Уплата налогов и пошлин» → «Узнай реквизиты своей ИФНС».

2) В личном кабинете ИП (ФНС).

Реквизиты всегда актуальные и обновляются автоматически.

3) В сервисах онлайн-банков.

Тинькофф, СберБизнес, Tochka и многие другие подставляют КБК и реквизиты автоматически — риск ошибок минимальный.

4) В 1С или других бухгалтерских программах.

Все данные подтягиваются по вашей ИФНС сразу после регистрации компании.

Способы оплаты налогов и взносов

Вы можете перечислять взносы практически любым способом — главное, чтобы платеж был оформлен как корпоративный, а не личный.

- Через расчетный счет в банке

Самый удобный вариант: банк подставляет реквизиты, формы платежей и не даёт отправить платеж с ошибками..

- Через онлайн-кабинет ФНС

Подходит, если вы хотите полностью контролировать оплату без посредников. Но реквизиты придется вводить вручную.

- Через бухгалтерские программы

1С, МойСклад, Эльба и т.д. сами формируют платежные поручения.

• НДФЛ — это отдельная история:

• он не входит в единый платеж через ЕНС,
• его нужно перечислять на отдельный КБК,
• платится он в вашу ИФНС, но как отдельный платеж,
• сроки — до следующего рабочего дня после выплаты зарплаты.

Банки обычно подсвечивают ошибку, если вы пытаетесь отправить НДФЛ на неверный счет.

Порядок уплаты налогов за сотрудников

Когда у предпринимателя появляется первый сотрудник, вместе с чувством «я расту» приходит и другая обязанность — регулярно сдавать отчеты и платить налоги за людей, которым вы выдаете зарплату. Ошибки дорого стоят, а задержки быстро становятся заметными для ФНС.

Разберем, как работает порядок уплаты налогов и взносов на практике.

Ежемесячные платежи

Каждый месяц вы платите две ключевые суммы.

1) Страховые взносы за сотрудников.

Взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование перечисляются через ЕНС. Срок уплаты — до 15 числа следующего месяца.

2) НДФЛ с зарплаты сотрудников.

Это отдельный платеж, не входящий в ЕНС. Срок уплаты — не позднее следующего рабочего дня после фактической выплаты зарплаты.

Квартальные отчеты

Каждый квартал в ФНС и Соцфонд нужно сдавать отчетность, подтверждающую правильность расчетов.

1) Расчет по страховым взносам (РСВ).

Подать нужно в ФНС. Срок — не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом. В отчете вы показываете:

• начисленную зарплату,
• суммы страховых взносов,
• базы для расчета.

2) Форма 4-ФСС (по травматизму).

Сдается в Социальный фонд России. Срок — те же до 25 числа следующего месяца. Она нужна, чтобы подтвердить начисления по взносам «на травматизм» — тому самому исключению, которое не входит в ЕНС.

Годовая отчетность

В конце года работодатель подает большой набор отчетов, который показывает государству, как работали суммы налогов и взносов за весь период.

1) 6-НДФЛ + справки о доходах сотрудников.

Срок сдачи — до 25 февраля следующего года.

В отчете отражается:

• общий размер начисленного и выплаченного дохода,
• суммы удержанного и перечисленного НДФЛ,
• даты фактических выплат.

2) СЗВ-СТАЖ (в Соцфонд через ФНС).

Срок — до 1 марта. Это отчет, который фиксирует страховой стаж каждого сотрудника за год.

3) Годовой РСВ.

Это тот же расчет, что сдается поквартально, но с годовой сводкой. Срок — до 25 января.

Как правильно вести учет налогов и взносов

Ведение учета налогов и взносов — это ваша финансовая безопасность, спокойные отношения с налоговой и уверенность, что зарплатный фонд работает без сюрпризов. Чем аккуратнее вы ведете учет, тем меньше рисков получить штраф или обнаружить кассовый разрыв в самый неподходящий момент.

Использование бухгалтерских программ

Скажем прямо: пытаться вести налоги вручную в Excel — это путь к ошибкам. Даже если у вас небольшой штат, автоматизированная система избавляет от рутины и снижает вероятность неправильных расчетов.

Что помогает:

• 1С, Мое дело, банковские бухсервисы — автоматически считают взносы, НДФЛ, создают отчетность, проверяют КБК и подсказывают сроки.
• Интеграция с банком — платежи формируются в один клик.
• Автозаполнение отчетов — не нужно вводить показатели вручную.

Вам остается только проверять итоговые цифры, а не пересчитывать всё с нуля.

Ведение расчетных ведомостей

Расчетная ведомость — это юридическая защита работодателя. Она показывает:

• сколько сотрудник заработал,
• какие налоги удержаны,
• сколько начислено взносов,
• какие выплаты были сделаны и когда.

Сроки хранения документов

Закон требует хранить налоговые и кадровые документы достаточно долго, и это не формальность, а необходимость для защиты бизнеса.

1) Документы по зарплате и налогам.

Хранятся не менее 5 лет (срок налоговых проверок).

2) Кадровые документы (по приему, отпускам, увольнениям).

От 50 до 75 лет — зависит от вида документа. Это связано с пенсионными начислениями сотрудников.

3) Отчетность в ФНС и Соцфонд.

Также минимум 5 лет.

Чтобы не утонуть в бумагах, предприниматели делают так:

• создают цифровой архив с папками по годам,
• автоматизируют хранение в бухгалтерских сервисах,
• используют облако с резервным копированием.

Это в разы снижает риск потерять важный документ, который понадобится через три года.

Ответственность за неуплату налогов за сотрудников

Государство воспринимает налоги и взносы как обязательство №1, а невыплата — сигнал, что бизнес ведет дела ненадежно. И реагирует оно на это довольно жестко.

Штрафы и пени

Если вы задержали платежи, система работает по простой формуле: каждый день просрочки — это дополнительные расходы.

Что включается в санкции?

• Пени

Начисляются за каждый день задержки.

• Штрафы

Размер зависит от нарушения:

• за несвоевременную уплату — обычно 20% от суммы долга,
• за умышленную неуплату — до 40%.

Блокировка расчетного счета

Если налоговая видит, что вы не платите и не сдаете отчетность, она может применить более жесткую меру — заморозить счет в банке.

Что это значит на практике:

• вы не сможете отправить платежи контрагентам,
• сотрудники не получат зарплату,
• бизнес-процессы фактически встанут.

Снимают блокировку только после того, как вы погасите задолженность и отправите все необходимые документы. Иногда через несколько рабочих дней после того, как вы это сделали. Поэтому блокировки лучше избегать.

Административная и уголовная ответственность

До таких санкций доходит редко, но знать о них нужно.

Административная ответственность применяется к руководителю или ИП лично. Штрафы назначают, если нарушения систематические или крупные.

Уголовная ответственность наступает при крупных и особо крупных размерах неуплаченных налогов, а также при доказанном умысле.

Что может грозить:

• крупные штрафы,
• ограничения свободы,
• в особых случаях — лишение свободы.

Но важно понимать: уголовное преследование — это крайний сценарий, когда бизнес годами не исполняет обязательства или сознательно уклоняется.

Антон Журавлев